Programmasecretaris Economie en Arbeidsmarkt – Zwolle

Multiselectpubliek; Zwolle; On-site; EUR 36,000 - 58,000; Full time

Job summary

Multiselectpubliek zoekt een ervaren programmasecretaris die twee programmamanagers ondersteunt bij voortgang, planning en besluitvorming binnen hun programma's. Je bewaakt het overzicht, ziet verbanden en zorgt dat afspraken worden nagekomen.

Je bereidt ambtelijke en bestuurlijke overleggen voor en zorgt dat de juiste informatie op het juiste moment beschikbaar is. Je signaleert knelpunten, bewaakt afhankelijkheden en zorgt dat besluiten en acties worden opgevolgd.

Qualifications

• Een afgeronde HBO-bacheloropleiding en minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring als programmasecretaris, projectsecretaris, programma-adviseur of in een vergelijkbare functie.
• Ervaring met ondersteuning van programma- of opgavemanagers, voortgangsbewaking en ambtelijke en bestuurlijke besluitvormingsprocessen binnen een publieke organisatie of samenwerkingsverband.

Responsibilities

• Ondersteunen van twee programmamanagers bij voortgang, planning en besluitvorming binnen hun programma's.
• Voorbereiden van ambtelijke en bestuurlijke overleggen en zorgen dat informatie op het juiste moment beschikbaar is.
• Signaleren van knelpunten, bewaken van afhankelijkheden en opvolgen van besluiten en acties.
• Coördineren van de voorbereiding van bestuurlijke stukken, voortgangsrapportages en planning- en controlproducten.
• Onderhouden van contact met betrokken collega's en samenwerkingspartners en belangen bij elkaar brengen.

Skills

Communicatie

Plannen en organiseren

Analytisch denken

Proactief werken

Education

HBO-bacheloropleiding

Job description

Als Programmasecretaris Economie en Arbeidsmarkt ondersteun je twee programmamanagers bij het bewaken van de voortgang, planning en besluitvorming binnen hun programma's. Jij bent degene die het overzicht bewaart, verbanden ziet en ervoor zorgt dat afspraken worden nagekomen.

Je bereidt samen met de programmamanagers ambtelijke en bestuurlijke overleggen voor en zorgt dat de juiste informatie op het juiste moment beschikbaar is. Je signaleert knelpunten, bewaakt afhankelijkheden en zorgt dat besluiten en acties worden opgevolgd. Daarbij houd je nadrukkelijk oog voor de samenhang tussen de economische en arbeidsmarktgerichte opgaven.

Ook coördineer je de voorbereiding van bestuurlijke stukken, voortgangsrapportages en planning- en controlproducten. Je onderhoudt contact met betrokken collega's en samenwerkingspartners en weet verschillende belangen bij elkaar te brengen.

Je werkt zelfstandig, maar staat er zeker niet alleen voor. Binnen het programma Arbeidsmarkt is ondersteuning beschikbaar voor praktische en administratieve werkzaamheden. Binnen Economie pak je waar nodig ook organisatorische taken op.

Kortom, een veelzijdige functie waarin jij structuur aanbrengt, vooruitdenkt en ervoor zorgt dat de programmamanagers zich kunnen richten op de inhoudelijke koers.

Je bent een ervaren programmasecretaris die zich gemakkelijk beweegt binnen een politiek-bestuurlijke omgeving. Je weet hoofd- en bijzaken te onderscheiden, communiceert helder en durft collega's en partners op een constructieve manier aan te spreken. Je bent zelfstandig, proactief en hebt gevoel voor verschillende belangen.

Daarnaast beschik je over:

• Een afgeronde hbo-bacheloropleiding en minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring als programmasecretaris, projectsecretaris, programma-adviseur of in een vergelijkbare functie.
• Aantoonbare ervaring met het ondersteunen van programma- of opgavemanagers, voortgangsbewaking en ambtelijke en bestuurlijke besluitvormingsprocessen binnen een publieke organisatie of samenwerkingsverband.

Ervaring met regionale samenwerking, economische ontwikkeling, arbeidsmarktvraagstukken en planning- en controlprocessen is een mooie aanvulling.