Programmasecretaris economie en arbeidsmarkt (zzp - freelance)

Gemeente Zwolle; Zwolle; Hybrid; EUR 39,000 - 58,000; Part time

Job summary

Gemeente Zwolle zoekt een ervaren programmasecretaris Economie en Arbeidsmarkt die voor 32 uur per week de lopende regie en coordinatie over beide opgaven oppakt. De functie is een ingebedde vervanging onder leiding en toezicht, met focus op sturing, besluitvorming en voortgang.

De secretaris werkt nauw samen met programmamanagers en ondersteuning, bewaakt samenhang, en signaleert knelpunten. Hybride werken is mogelijk en de bedrijfsvoering blijft een belangrijk aandachtspunt.

Responsibilities

• De programmasecretaris ondersteunt de programmamanagers Economie en Arbeidsmarkt bij het houden van overzicht op voortgang, planning, afspraken en besluitmomenten.
• De programmasecretaris bereidt samen met de programmamanagers de relevante ambtelijke en bestuurlijke overleggen voor en bewaakt de samenhang tussen de verschillende overleggen en besluitvormingsmomenten.
• De programmasecretaris houdt zicht op gemaakte afspraken, besluiten en afhankelijkheden en signaleert tijdig wanneer informatie ontbreekt, acties achterblijven of aanvullende besluitvorming nodig is.
• De programmasecretaris coördineert de voorbereiding van bestuurlijke stukken, voortgangsrapportages en P&C-producten en zorgt dat bijdragen van betrokken collega’s en partners tijdig beschikbaar zijn.
• De programmasecretaris bewaakt de verbinding tussen Economie en Arbeidsmarkt en organiseert waar nodig gezamenlijke afstemming tussen beide opgaven.
• De programmasecretaris onderhoudt vanuit de functie contact met betrokken collega’s en partners en zorgt dat relevante signalen uit het netwerk op de juiste plek terechtkomen.
• De programmasecretaris werkt nauw samen met de programmaondersteuning en maakt heldere afspraken over de taakverdeling.
• Aan het einde van de opdracht zorgt de programmasecretaris voor een zorgvuldige overdracht aan de terugkerende programmasecretaris.

Skills

Organiseren

Coördineren

Job description

Organisatie
Regio Zwolle is een regionale netwerksamenwerking waarin gemeenten, provincies, onderwijs, ondernemers en andere partners samenwerken aan brede welvaart. Partners houden daarbij hun eigen verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Het Regio Zwolle Bureau ondersteunt en regisseert de samenwerking en het werken aan de gezamenlijke regionale opgaven.

Economie en Arbeidsmarkt zijn twee structurele en sterk met elkaar verbonden opgaven van Regio Zwolle. Binnen beide opgaven werken publieke en private partners gezamenlijk aan regionale doelstellingen. De daadwerkelijke uitvoering is op verschillende plekken in het regionale netwerk belegd. Het Regio Zwolle Bureau voert regie op de samenwerking, samenhang, voortgang en besluitvorming. Gemeente Zwolle treedt voor deze opdracht op als gastheer en contractpartij.

Afdeling
Regio Zwolle Bureau- Economie en Arbeidsmarkt

Opdracht
De huidige programmasecretaris Economie en Arbeidsmarkt is tijdelijk afwezig. Voor deze periode zoekt Regio Zwolle een ervaren programmasecretaris die haar werkzaamheden voor 32 uur per week overneemt.

De programmasecretaris ondersteunt de programmamanagers Economie en Arbeidsmarkt bij de sturing op beide opgaven. De secretaris houdt overzicht over de voortgang, zorgt dat ambtelijke en bestuurlijke besluitvorming goed wordt voorbereid en bewaakt dat afspraken en acties worden opgevolgd. Daarbij bewaakt de secretaris ook de samenhang tussen Economie en Arbeidsmarkt en signaleert deze tijdig wanneer afstemming of besluitvorming nodig is.

De functie vraagt meer dan het organiseren van overleggen en het bijhouden van acties. Van de secretaris wordt verwacht dat deze overziet wat nodig is om beide opgaven bestuurbaar te houden, ontbrekende informatie signaleert, de samenhang tussen verschillende overleggen bewaakt en de programmamanagers tijdig attendeert op knelpunten of benodigde keuzes. De inhoudelijke verantwoordelijkheid voor de opgaven blijft bij de programmamanagers.

Binnen Arbeidsmarkt is daarnaast een fulltime programmaondersteuner beschikbaar. Praktische, organisatorische en administratieve werkzaamheden worden daar zoveel mogelijk belegd. De programmasecretaris richt zich daarmee vooral op ondersteuning van de sturing, besluitvorming en voortgang. Binnen Economie is deze afzonderlijke ondersteuning er op dit moment niet. Daar pakt de secretaris waar nodig ook organisatorische werkzaamheden op om de continuïteit te waarborgen.

Werkzaamheden:

• De programmasecretaris ondersteunt de programmamanagers Economie en Arbeidsmarkt bij het houden van overzicht op voortgang, planning, afspraken en besluitmomenten.
• De programmasecretaris bereidt samen met de programmamanagers de relevante ambtelijke en bestuurlijke overleggen voor en bewaakt de samenhang tussen de verschillende overleggen en besluitvormingsmomenten.
• De programmasecretaris houdt zicht op gemaakte afspraken, besluiten en afhankelijkheden en signaleert tijdig wanneer informatie ontbreekt, acties achterblijven of aanvullende besluitvorming nodig is.
• De programmasecretaris coördineert de voorbereiding van bestuurlijke stukken, voortgangsrapportages en P&C-producten en zorgt dat bijdragen van betrokken collega’s en partners tijdig beschikbaar zijn.
• De programmasecretaris bewaakt de verbinding tussen Economie en Arbeidsmarkt en organiseert waar nodig gezamenlijke afstemming tussen beide opgaven.
• De programmasecretaris onderhoudt vanuit de functie contact met betrokken collega’s en partners en zorgt dat relevante signalen uit het netwerk op de juiste plek terechtkomen.
• De programmasecretaris werkt nauw samen met de programmaondersteuning en maakt heldere afspraken over de taakverdeling. Praktische en administratieve werkzaamheden worden waar mogelijk bij de ondersteuning belegd, zodat de secretaris zich kan richten op de voortgang en kwaliteit van de sturing en besluitvorming.
• Aan het einde van de opdracht zorgt de programmasecretaris voor een zorgvuldige overdracht aan de terugkerende programmasecretaris.

Het betreft vervanging van een vaste medewerk en is dus een ingebedde functie met doorlopende kernwerkzaamheden onder leiding en toezicht. Daarnaast is er geen afgebakend project opgenomen in de opdracht.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 10/11. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de gelijke/gelijkwaardige beloning.

Benodigd aantal professionals
1.

Offerte-eisen
Maximaal 5 pagina’s cv, excl. motivatiebrief (1 pgn) en excl. voorblad (1 pgn), opgesteld in het Nederlands (minimaal 2 referenties, bestaande uit naam, functie en organisatie) in pdf.
*Indien er een uitvoeringsvoorwaarde wordt gehanteerd verzoeken we jein de offerteaannemelijk te maken en deugdelijk te onderbouwen op welke wijze er invulling gegeven wordt aan de uitvoeringsvoorwaarde, dit valt niet onder bovenstaande bepaling.

Werkdagen
Is hybride werken mogelijk: ja.De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: in overleg. De professional stemt de werkdagen af op de bestuurlijke en ambtelijke overlegmomenten van Economie en Arbeidsmarkt. Beschikbaarheid op relevante overleg- en besluitvormingsmomenten is noodzakelijk.