Procesondersteuner/Managementassistent

Public United; Nieuwegein; Remote; EUR 28,000 - 38,000; Full time

Job summary

De Gemeente Nieuwegein zoekt een tijdelijke procesondersteuner/managementassistent ter ondersteuning van het afdelingshoofd, de teamleider en de afdeling. De rol is cruciaal voor de voortgang van de dagelijkse bedrijfsvoering en maakt deel uit van de vakgroep Management en Ondersteuning.

Taken omvatten agenda- en vergaderplanning, notuleren, mailafhandeling, inkoop en CRM, organisatie van bijeenkomsten met catering, en postbeheer.

Qualifications

• Beschikbaar per 12 oktober 2026 voor de volledige opdrachtperiode.
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent of vergelijkbaar.
• Ervaring met complex agendabeheer en vergaderondersteuning.
• Ervaring met verslaglegging, correspondentie en professionele communicatie.
• Bij gemeentelijke organisatie heeft voorkeur.

Responsibilities

• Plannen, voorbereiden en coördineren van complexe afspraken en overleggen.
• Agendabeheer en notuleren van portefeuillehoudersoverleggen.
• Ondersteuning bij e-mailafhandeling, organisatie van bijeenkomsten en catering.
• Beheer van gezamenlijke mailboxen en CRM-activiteiten.
• Postbeheer en administratieve ondersteuning voor management.

Education

MBO-opleiding

Job description

De Gemeente Nieuwegein zoekt een tijdelijke procesondersteuner/managementassistent ter ondersteuning van het afdelingshoofd, de teamleider en de afdeling. De huidige procesondersteuner vertrekt, en deze rol is van cruciaal belang voor de voortgang van de dagelijkse bedrijfsvoering. De professional maakt onderdeel uit van de vakgroep Management en Ondersteuning en werkt nauw samen met de andere procesondersteuner.De werkzaamheden omvatten het plannen, voorbereiden en coördineren van complexe afspraken en overleggen, agendabeheer, ondersteuning bij e-mailafhandeling, voorbereiding en notulering van portefeuillehoudersoverleggen (maandag en donderdag), beheer van gezamenlijke mailboxen, bijhouden van het zaaksysteem CRM, opstellen van inkoopopdrachten en verwerking in Inconto, organisatie van bijeenkomsten met aandacht voor locatie en catering, opstellen van brieven en correspondentie, redactie van de afdelingsnieuwsbrief, en diverse andere administratieve werkzaamheden. De professional is ook verantwoordelijk voor postbeheer, attenties bij ziekte en jubilea, en het voortdurend meedenken over procesverbeteringen.Deze opdracht vraagt om een proactieve professional die in staat is meerdere complexe agenda's en processen tegelijk te beheren, zorgvuldig omgaat met vertrouwelijke informatie, en autonoom kan werken. De focus ligt op administratieve ondersteuning en facilitering van management, met nadruk op nauwkeurigheid, communicatieve vaardigheid en stressbestendigheid in een dynamische gemeentelijke omgeving.

Belangrijkste eisen

• Beschikbaar per 12 oktober 2026 voor de volledige opdrachtperiode; aanwezigheid op donderdag is verplicht
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent, directiesecretaresse, bestuursassistent of vergelijkbare ondersteunende functie
• Aantoonbare werkervaring met complex agendabeheer, vergaderondersteuning en administratieve ondersteuning
• Aantoonbare werkervaring met verslaglegging, correspondentie en professionele schriftelijke communicatie
• Werkervaring bij gemeentelijke organisatie of ander overheidsorgaan heeft voorkeur
• Organisatorisch sterk en planvaardig: beheerst meerdere complexe agenda's tegelijk en bewaakt overzicht
• Stressbestendig: scheidt hoofd- en bijzaken en werkt zorgvuldig onder piekbelasting
• Communicatief vaardig: helder en professioneel mondeling en schriftelijk
• Discreet en integer: zorgvuldig omgang met vertrouwelijke informatie en gevoelige stukken
• MBO-opleidingsniveau

Team: Vakgroep Management en Ondersteuning, waarin de professional nauw samenwerkt met de andere procesondersteuner en ondersteunt het afdelingshoofd en teamleider