Procesondersteuner/ Managementassistent

Linkedtalent; Utrecht; On-site; EUR 31,000 - 40,000; Full time

Job summary

Linkedtalent zoekt voor de Gemeente Nieuwegein per direct een tijdelijke procesondersteuner/managementassistent. Je ondersteunt het afdelingshoofd, de teamleider en de afdeling met agenda- en vergaderondersteuning, mailboxbeheer en organisatorische taken.

De opdracht loopt tot eind januari 2027 met optie tot verlenging. Je werkt nauw samen met de vakgroep Management en Ondersteuning en verzorgt ook notuleren, inkoopopdrachten via Inconto, en de afdelingsnieuwsbrief.

Qualifications

• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent, directiesecretaresse, bestuursassistent of vergelijkbare ondersteunende functie
• Aantoonbare werkervaring met complex agendabeheer, vergaderondersteuning en administratieve ondersteuning
• Aantoonbare werkervaring met verslaglegging, correspondentie en overige schriftelijke communicatie in een professionele werkomgeving

Responsibilities

• Plannen, voorbereiden en coördineren van (complexe) afspraken en overleggen
• Agendabeheer en ondersteuning bij e-mailafhandeling
• Voorbereiden en notuleren van portefeuillehoudersoverleggen
• Beheer van de gezamenlijke mailbox
• Het bijhouden van ons zaaksysteem CRM
• Het opstellen van inkoopopdrachten en verwerken in Inconto
• Organiseren van bijeenkomsten (locatie en catering)
• Opstellen en verspreiden van de afdelingsnieuwsbrief

Skills

Agenda beheer

Vergaderondersteuning

Administratieve ondersteuning

Notuleren

Mailbox beheer

Tools

MS Office

Inconto

CRM

Job description

Organisatie

Nieuwegein is een jonge, levendige stad met historische accenten. Een complete stad met veel ruimte en groen, uitstekende voorzieningen en moderne woningen. Nieuwegein ligt centraal gelegen en heeft eigen aansluitingen op de doorgaande autowegen A27, A2 en A12 en beschikt over efficiënt openbaar vervoer, waaronder een sneltramverbinding met de buurgemeenten IJsselstein en Utrecht. In deze complete stad ligt voor de Gemeente Nieuwegein ook een taak in het verduurzamen van de stad.

Opdracht

Vanwege het vertrek van de huidige procesondersteuner zoeken wij per direct een tijdelijke procesondersteuner/managementassistent ter ondersteuning van het afdelingshoofd, de teamleider en de afdeling. De opdracht loopt tot eind januari 2027 met optie tot verlenging. De focus ligt op agenda- en vergaderondersteuning, mailboxbeheer, organisatie van bijeenkomsten en diverse administratieve werkzaamheden.

Organisatie

Nieuwegein is een jonge, levendige stad met historische accenten. Een complete stad met veel ruimte en groen, uitstekende voorzieningen en moderne woningen. Nieuwegein ligt centraal gelegen en heeft eigen aansluitingen op de doorgaande autowegen A27, A2 en A12 en beschikt over efficiënt openbaar vervoer, waaronder een sneltramverbinding met de buurgemeenten IJsselstein en Utrecht. In deze complete stad ligt voor de Gemeente Nieuwegein ook een taak in het verduurzamen van de stad.

Opdracht

Vanwege het vertrek van de huidige procesondersteuner zoeken wij per direct een tijdelijke procesondersteuner/managementassistent ter ondersteuning van het afdelingshoofd, de teamleider en de afdeling. De opdracht loopt tot eind januari 2027 met optie tot verlenging. De focus ligt op agenda- en vergaderondersteuning, mailboxbeheer, organisatie van bijeenkomsten en diverse administratieve werkzaamheden.

Werkzaamheden

De tijdelijke procesondersteuner/managementassistent maakt onderdeel uit van de vakgroep Management en Ondersteuning en werkt nauw samen met de andere procesondersteuner.

• Plannen, voorbereiden en coördineren van (complexe) afspraken en overleggen
• Agendabeheer en ondersteuning bij e-mailafhandeling
• Voorbereiden en (indien nodig) notuleren van portefeuillehoudersoverleggen (maandag en donderdag)
• Beheer van de gezamenlijke mailbox
• Het bijhouden van ons zaaksysteem CRM
• Het opstellen van inkoopopdrachten en verwerken in Inconto
• Meedenken over procesverbeteringen
• Organiseren van bijeenkomsten (o.a. locatie en catering)
• Opstellen van brieven, verzorgen van ondertekening en vastlegging in het inkoopsysteem
• Opstellen en verspreiden van de afdelingsnieuwsbrief
• Bijhouden en verdelen van werkzaamheden in het zaaksysteem
• Verzorgen van attenties bij ziekte, jubilea e.d.
• Postbeheer.

Eisen

• Beschikbaar per 12 oktober 2026 voor de gevraagde inzet gedurende de volledige opdrachtperiode, waarbij inzet op donderdag vereist is
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent, directiesecretaresse, bestuursassistent of vergelijkbare ondersteunende functie
• Aantoonbare werkervaring met complex agendabeheer, vergaderondersteuning en administratieve ondersteuning
• Aantoonbare werkervaring met verslaglegging, correspondentie en overige schriftelijke communicatie in een professionele werkomgeving

Wensen

• Aantoonbare werkervaring als managementassistent, directiesecretaresse, bestuursassistent of vergelijkbare ondersteunende functie binnen een gemeentelijke organisatie of andere overheidsorganisatie
• Aantoonbare werkervaring met complex agendabeheer, vergaderonderondersteuning, administratieve processen en het ondersteunen van management of directie. Benoem hiervan een duidelijk voorbeeld in de offerte
• De kandidaat voegt een persoonlijke motivatie toe, waarin wordt ingegaan op: geschiktheid voor de opdracht, communicatieve vaardigheden en motivatie voor deze opdracht. De motivatie is door de kandidaat zelf geschreven. Voeg de geschreven motivatie samen met het cv om deze als één document te uploaden
• Organisatorisch sterk & planvaardig: Kan meerdere (complexe) agenda’s en overleggen tegelijk beheren, bewaart overzicht en stemt tijdig af met betrokkenen.
• Prioriteiten stellen en stressbestendig: Weet in een dynamische werkomgeving hoofd- en bijzaken te scheiden en blijft zorgvuldig werken bij piekbelasting of ad-hoc verzoeken.
• Communicatief vaardig: Communiceert helder en professioneel, zowel schriftelijk als mondeling, en schakelt makkelijk met management, collega’s en externe partijen.
• Proactief en zelfstandigheid: Ziet werk liggen, handelt vooruit en pakt taken zelfstandig op, met oog voor afstemming met procesondersteuners en management.
• Integer en discreet: Gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie en gevoelige stukken (agenda’s, overleggen, brieven en mailboxen).