Proactieve Managementassistent voor MT en afdelingen

Rotterdam Incijfers; Rotterdam; Hybrid; EUR 30,000 - 42,000; Full time

Job summary

Gemeente Rotterdam zoekt een managementassistent die twee afdelingsmanagers en het managementteam ondersteunt in een dynamische, open werkomgeving in hartje Rotterdam. Je beheert agenda’s, voorbereidt vergaderingen, verwerkt post en regelt bezoekers, notulen en actielijsten.

Daarnaast beheer je mailboxen, verwerkt bestellingen en facturen, en organiseert je werkbezoeken en ketensessies met aandacht voor locatie, techniek en catering.

Qualifications

• Afgeronde mbo-4 opleiding, bij voorkeur richting managementondersteuning.
• Minimaal 1 jaar recente ervaring als managementassistent.
• Goede beheersing van Outlook, MS Teams en digitale systemen.
• Aantoonbare ervaring met notuleren en complex agendabeheer.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, mondeling en schriftelijk.

Responsibilities

• Beheer je complexe agenda’s en prioriteer je afspraken voor de afdelingsmanagers.
• Bereid je vergaderingen voor, regel je bezoekers en verzorg je notulen en actielijsten.
• Beheer je de mailbox van de afdelingsmanagers en handel je zelfstandig terugkerende zaken af.
• Verwerk je bestellingen, prestatieverklaringen en facturen en vraag je inkoopordernummers en jaarbonnen aan.
• Organiseer je werkbezoeken, bijeenkomsten en ketensessies, inclusief locaties, techniek en catering.

Skills

Proactieve instelling

Accuraat

Planmatig

Flexibel

Resultaatgericht

Collegiale samenwerking

Education

MBO-4 opleiding richting managementondersteuning

Tools

Outlook

MS Teams

Digitale systemen

Job description

Gemeente Rotterdam zoekt een managementassistent die twee afdelingsmanagers en het managementteam ondersteunt in een dynamische, open werkomgeving in hartje Rotterdam. Je beheert agenda’s, voorbereidt vergaderingen, verwerkt post en regelt bezoekers, notulen en actielijsten.

Daarnaast beheer je mailboxen, verwerkt bestellingen en facturen, en organiseert je werkbezoeken en ketensessies met aandacht voor locatie, techniek en catering.