Personal Assistent / Office Assistent

Mondavi; Amsterdam; Remote; EUR 30,000 - 42,000; Full time

Job summary

Mondavi in Amsterdam zoekt een energieke PA/Office Assistent als rechterhand van de Directeur. Je beheert agenda, correspondentie en praktische zaken rondom de vastgoedportefeuille, met professionele maar familiaire werkomgeving.

Je onderhoudt contact met huurders, makelaars en zakelijke partners, coördineert onderhoud, bezichtigingen en reisschema's. Vloeiend Nederlands en goede Engelse taalvaardigheid zijn gewenst; rijbewijs B is een pré.

Qualifications

• Beheer van persoonlijke en zakelijke mailbox: filteren, beantwoorden en escaleren.
• Uitvoeren van persoonlijke boodschappen en regeltaken (cadeaus, reserveringen, afspraken).
• Coördineren van privé-afspraken zoals tandarts, garage en dienstverleners aan huis.

Responsibilities

• Rechterhand van de Directeur en eerste aanspreekpunt voor huurders en zakelijke relaties.
• Coördineren van onderhoudsmeldingen met aannemers en leveranciers en opvolging tot oplossing.
• Onderhouden van contact met makelaars, notarissen, banken, accountants en zakelijke partners.
• Plannen en begeleiden van bezichtigingen en sleuteloverdrachten.
• Beheer van agenda van de Directeur en notuleren tijdens overleggen.
• Boek reizen en complete reisschema's opstellen.
• Beheer van kantoorbenodigdheden en leveranciers.
• Ad-hoc projecten en taken die zich aandienen.

Skills

Dutch language

English language

Microsoft Office

CRM systems

Tools

Microsoft Office

CRM systems

Job description

Wij zijn op zoek naar een energieke PA/Office Assistent voor een succesvolle, kleinschalige vastgoedonderneming in Amsterdam. Interesse? Lees snel verder!

Onze opdrachtgever is een ondernemende vastgoedorganisatie uit Amsterdam. Het betreft een familiebedrijf, dat voor het grootste deel vastgoed ontwikkelt voor eigen portefeuille. Als PA/ Office Assistent kom je te werken in een professionele doch familiaire omgeving waar kwaliteit centraal staan.

Jouw werkzaamheden

Als PA / Office Assistent ben je de rechterhand van de Directeur en het eerste aanspreekpunt voor huurders en zakelijke relaties. Je zorgt dat alles op rolletjes loopt – van agenda en correspondentie tot het oplossen van praktische zaken rondom de vastgoedportefeuille.Je werkt zelfstandig, denkt vooruit en houdt overzicht in een dynamische omgeving waarin geen dag hetzelfde is. Tot jouw werkzaamheden behoren:

Communicatie huurders & relaties

• Eerste aanspreekpunt voor huurders bij vragen, klachten en meldingen (telefoon, mail, WhatsApp)
• Coördineren van onderhoudsmeldingen met aannemers en leveranciers en opvolging tot oplossing
• Onderhouden van contact met makelaars, notarissen, banken, accountants en zakelijke partners
• Opstellen en versturen van huuropzeggingen, bevestigingen en standaardcorrespondentie
• Plannen en begeleiden van bezichtigingen en sleuteloverdrachten
• Bijhouden van huurdersdossiers en relatiebestand (CRM)
• Volledig beheer van de agenda van de directeur, inclusief prioritering en bewaking van conflicten
• Inplannen van afspraken, vergaderingen en bezichtigingen
• Voorbereiden van vergaderingen: agenda's, stukken, locatie en eventuele catering
• Notuleren tijdens overleggen en bewaken van actiepunten
• Reizen, hotels en vervoer boeken en complete reisschema's opstellen
• Bewaken van deadlines voor contracten, verlengingen en periodieke verplichtingen

Persoonlijke assistentie

• Beheer van persoonlijke en zakelijke mailbox: filteren, beantwoorden en escaleren
• Uitvoeren van persoonlijke boodschappen en regeltaken (cadeaus, reserveringen, afspraken)
• Coördineren van privé-afspraken zoals tandarts, garage en dienstverleners aan huis
• Verwerken en archiveren van post, facturen en documenten (digitaal en fysiek)
• Beheer van abonnementen, verzekeringen en lidmaatschappen
• Discreet omgaan met persoonlijke en financiële zaken

Kantoor & ondersteunend

• Zorgen voor een representatief en georganiseerd kantoor
• Beheer van kantoorbenodigdheden, voorraden en leveranciers
• Ontvangst van bezoekers
• Eenvoudige administratieve ondersteuning: facturen doorzetten, declaraties verwerken, documenten archiveren
• Ad-hoc projecten en taken die zich gaandeweg aandienen
• Vloeiend in Nederlands en goede beheersing van de Engelse taal
• Ervaring met Microsoft Office (Outlook, Word, Excel) en het is een pré als je ervaring hebt met vastgoed- of CRM-systemen
• Je bent representatief, integer en discreet met vertrouwelijke informatie
• Rijbewijs B is een pré
• Bij voorkeur fulltime beschikbaar