Personal Assistant Vice President Europe

Forever Direct EU B.V.; Baarn; Hybrid; EUR 55,000 - 85,000; Full time

Benefits offered by this job

Hybride werken

Internationale omgeving

Kantoor Baarn

Job summary

Forever Direct EU B.V. zoekt een Personal Assistant voor de Vice President Europe. Je zorgt voor structuur, bewaakt prioriteiten en bent sparringpartner en verlengstuk voor de VP. Je beheert agendas, regelt reizen en bereidt meetings en briefingdocumenten voor met scherp op follow-up.

Je hebt HBO-niveau, 5+ jaar ervaring op directieniveau, en uitstekende Nederlands/Engelse vaardigheden. Een hybride werkomgeving met kantoor Baarn en thuiswerk biedt afwisseling en verantwoordelijkheid.

Qualifications

• HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur richting Management Support of Office Management.
• Minimaal 5 jaar ervaring als Executive of Personal Assistant op directie-/bestuursniveau.
• Vloeiend Nederlands en Engels, extra Europese taal is een-plus.

Responsibilities

• Beheer een complexe internationale agenda en bewaak afspraken, vergaderingen en deadlines.
• Organiseer internationale reizen, inclusief visa en reisdocumentatie.
• Bereid vergaderingen en briefingdocumenten voor en volg actiepunten op.
• Verbind lokale Europese landen met het hoofdkantoor in de VS en de Head of Operations.
• Coördineer logistiek rondom trainingen, bijeenkomsten en internationale bezoeken.

Skills

Plannen & coördineren

Stakeholder communicatie

Discretie & integriteit

Education

HBO werk- en denkniveau

Tools

Microsoft 365 (Office 365)

Microsoft Teams

SharePoint

Job description

Voor onze Europa organisatie zijn we op zoek naar een:

(32 uur per week, hybrid, 2 dagen per week kantoor Baarn)

Ben jij de rechterhand die rust en overzicht creeert? Schakel jij moeiteloos tussen strategie en operatie, en haal je energie uit het regelen van net dat ene detail dat het verschil maakt? Dan is deze rol jou op het lijf geschreven.

Als Personal Assistant van de Vice President Europe ben jij de spil in een internationale organisatie. Jij zorgt voor structuur, bewaakt prioriteiten en creëert de rust waarmee de VP zich volledig kan richten op de strategische én dagelijkse koers van de Europese organisatie. Jij bent zijn/haar betrouwbare sparringpartner, klankbord én verlengstuk.

Dit is waar jij het verschil maakt

• Je beheert een complexe internationale agenda en bewaakt afspraken, vergaderingen en deadlines.
• Je organiseert internationale reizen — van vluchten en hotels tot visa en reisdocumentatie.
• Je bereidt vergaderingen, presentaties en briefingdocumenten voor en volgt actiepunten scherp op.

Communicatie

• Je bent het eerste aanspreekpunt voor interne en externe stakeholders.
• Je handelt e-mail, correspondentie en telefoon professioneel af en bewaakt vertrouwelijke informatie.
• Je verbindt het lokale management van de Europese landen, de Head of Operations en het hoofdkantoor in de VS.
• Je ondersteunt Europese projecten en strategische initiatieven.
• Je organiseert managementmeetings en internationale evenementen op locatie.
• Je coördineert de logistiek rondom trainingen, bijeenkomsten en internationale bezoeken en bewaakt planningen en deadlines.

Administratie

• Je verwerkt declaraties, facturen en budgetoverzichten.
• Je houdt rapportages en managementinformatie bij, notuleert en volgt besluiten op.
• Je zorgt voor een overzichtelijk digitaal dossier- en documentbeheer.
• Je signaleert knelpunten en draagt proactief oplossingen aan.
• Je neemt zelfstandig beslissingen binnen afgesproken kaders en denkt continu mee over betere werkprocessen.

Wie ben jij?

• Je hebt HBO werk- en denkniveau; een opleiding in Management Support of Office Management is een pré.
• Je hebt minimaal 5 jaar ervaring als Executive of Personal Assistant op directie-/bestuursniveau, bij voorkeur in een internationale organisatie.
• Je bent een kei in plannen, prioriteren en coördineren — nauwkeurig, proactief en stressbestendig.
• Je bent discreet, integer en representatief, en anticipeert op behoeften voordat ze worden uitgesproken.
• Je spreekt vloeiend Nederlands en Engels (een extra Europese taal is mooi meegenomen).
• Je bent thuis in Microsoft Office 365, Teams en SharePoint; ervaring met AI-tools zoals Copilot of ChatGPT is een plus.
• Je hebt een no-nonsense houding en begrijpt dat het werk soms even doorgaat, ook na vijven of in het weekend.

Wat kun je van ons verwachten?

• Een veelzijdige, zichtbare sleutelrol binnen het Europese managementteam van Forever.
• Een dynamische, internationale werkomgeving met korte lijnen naar het hoofdkantoor in de VS.
• Veel eigen regie en verantwoordelijkheid in een functie waarin jij écht impact maakt.
• Een hybride werkplek: gemiddeld 2 dagen per week op kantoor in Baarn, de rest vanuit huis.