Personal Assistant Employment & Pensions

Houthoff; Amsterdam; On-site; EUR 38,000 - 58,000; Full time

Benefits offered by this job

Vaste dertiende maand

8% vakantiegeld

Pensioenregeling

26,5 vakantiedagen bij fulltime dienst

Reiskostenvergoeding OV

Kilometervergoeding bij lopen/fiets

Ontbijt/lunch/snacks tegen geringe ver

Sportabonnementen

Kantoorevenementen en sportieve uitjes

Job summary

Houthoff zoekt een ervaren Personal Assistant (PA) voor twee partners en één counsel binnen een dynamische arbeidsrechtpraktijk. Je biedt high-level organisatorische en administratieve ondersteuning, prioriteert vragen uit praktijkgroepen en afdelingen en zorgt voor een vakbekwame overdracht van informatie.

Je werkzaamheden omvatten onder meer agenda- en e-mailbeheer, declaratieverwerking, dossierbeheer en procesverbeteringen.

Qualifications

• Minimaal HBO-werk- en denkniveau.
• Proactieve houding en zelfstandig signaleren wat nodig is.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden en inzet in een partnerstructuur.

Responsibilities

• Complex agendabeheer en voorbereiding van meetings voor partners en counsels.
• Coördineren maandelijkse declaratieproces en zorgvuldige verwerking van declaraties.
• Samen met compliance verantwoordelijk voor KYC-proces.
• Administratieve taken rondom dossierbeheer en procesdossiers.
• Controleren van uitgaande documenten op spelling/lay-out volgens huisstijl.
• Initiëren van verbeteringen van (administratieve) processen.
• Coördineren van praktijkgroepbrede activiteiten en evenementen.

Skills

Communicatieve vaardigheden

Taalvaardigheden Nederlands/Engels

Education

HBO-niveau

Job description

Voor de functie Personal Assistant Employment & Pensions zoeken wij een ervaren personal assistant (PA). In deze rol werk je voor 2 partners en 1 counsel en ben je het aanspreekpunt voor vragen uit de eigen praktijk, andere praktijkgroepen en overige stafafdelingen. In deze dynamische en veelzijdige werkomgeving, waarin wordt geadviseerd, onderhandeld en cliënten worden begeleid bij uiteenlopende arbeidsrechtelijke vraagstukken, is geen dag hetzelfde en maak jij met jouw bijdrage het verschil.

Wat ga je doen als Personal Assistant?

Als PA bied je organisatorische en administratieve ondersteuning van het allerhoogste niveau. In onze soms hectische werkomgeving houd jij het hoofd koel en maak je het verschil door overzicht te creëren. Vragen vanuit andere praktijkgroepen en afdelingen weet je te prioriteren en eenduidig te beantwoorden. Ook zorg je voor een adequate overdracht van informatie.

De volgende verantwoordelijkheden horen ook bij deze veelzijdige rol:

• Complex agendabeheer, voorbereiding van meetings, e-mailbeheer en organisatorische ondersteuning van partners en counsels.
• Het coördineren van het maandelijkse declaratieproces, waarbij je zorgdraagt voor een tijdige, correcte en zorgvuldige verwerking van declaraties.
• Samen met onze compliance afdeling ben je verantwoordelijk voor het KYC proces.
• Administratieve taken rondom dossierbeheer en procesdossiers.
• Het controleren van uitgaande documenten op spelling en grammatica. Ook check je of deze documenten de juiste lay-out hebben conform onze huisstijl.
• Het initiëren van verbeteringen van (administratieve) processen binnen de praktijkgroep.
• Het bijdragen aan een goed georganiseerde en betrokken praktijkgroep, onder meer door het coördineren van praktijkgroepbrede activiteiten en evenementen.

Dit maakt jou de ideale kandidaat

Als PA bij Houthoff ben je in staat om zelfstandig en pragmatisch vragen en opdrachten van onze partners en counsels effectief te beantwoorden en te verwerken.

Daarnaast beschik je over:

• Minimaal hbo-werk- en denkniveau.
• Een proactieve houding: je signaleert zelfstandig wat er nodig is, pakt zaken op en stemt waar nodig af met counsels of brengt punten tijdig onder de aandacht.
• Je weet wat het vraagt om te werken binnen een partnerstructuur en beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden.
• Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal.

Wat kun je van ons verwachten?

Naast het maandelijkse salaris bieden wij jou:

• Een vaste dertiende maand, 8% vakantiegeld en een pensioenregeling.
• 26,5 vakantiedagen bij een fulltime dienstverband.
• De mogelijkheid in overleg een officiële feestdag te ruilen voor een andere feestdag die voor jou van persoonlijk belang is.
• Volledige reiskostenvergoeding met het openbaar vervoer. Kom je lopend of met de fiets? Dan ontvang je hiervoor ook een kilometervergoeding.
• Dagelijks ontbijt, lunch en (gezonde) snacks tegen een kleine vergoeding.
• Collectieve regelingen voor diverse sportabonnementen.
• Regelmatig leuke evenementen, zoals kantoorevenementen en sportactiviteiten zoals padel, voetbal, yoga, hockey en hardlopen.

Onze mensen bepalen ons succes en wij vinden het belangrijk om te investeren in de professionele en persoonlijke ontplooiing van iedereen die bij Houthoff werkt. Bij Houthoff geef je zelf kleur aan je carrière. Wij staan regelmatig stil bij jouw doelen, groei en ontwikkeling en bieden verschillende opleidingsmogelijkheden aan.

Een organisatie waar je door groeit

Met ruim 600 medewerkers, waaronder 300 advocaten, notarissen en belastingadviseurs, is Houthoff één van de grootste Nederlandse advocatenkantoren. Wij zijn onafhankelijk en hebben een sterke internationale focus, met vestigingen in Brussel, Londen en New York. Tot onze cliënten behoren beursgenoteerde bedrijven, grote financiële instellingen, private equity huizen en overheden, die hoge eisen stellen en inventieve oplossingen verwachten.

Wie zijn wij?

In totaal werken er ongeveer 90 assistants ((notarial) business assistants en personal assistants) bij Houthoff. Op de werkvloer word je inhoudelijk aangestuurd door de partner/counsel van een praktijkgroep en de overall begeleiding vindt plaats door een teamlead practice group support. Iedere teamlead geeft leiding aan een team van ongeveer 30 assistants. Samen met jou kijken zij hoe jij je verder kunt ontwikkelen, zowel op persoonlijk als zakelijk vlak.

Als PA binnen de sectie Employment & Pensions maak je deel uit van een hecht team van ongeveer 12 collega’s, waar samenwerking, kwaliteit en collegialiteit centraal staan. Je ondersteunt een dynamische arbeidsrechtpraktijk die cliënten in binnen- en buitenland adviseert.

Een pre-employment screening maakt deel uit van het sollicitatie- en selectieproces. DISA voert namens Houthoff de screening uit.