Personal Assistant Employment & Pensions

Houthoff; Amsterdam; On-site; EUR 47,000 - 70,000; Full time

Benefits offered by this job

13e maand

Vakantiegeld 8%

Pensioenregeling

26,5 vakantiedagen

OV reiskostenvergoeding

Ontbijt en lunch

Feestdagen-ruil verlof

Kantoorevenementen

Job summary

Houthoff zoekt een ervaren personal assistant (PA) die voor twee partners en één counsel klaarstaat met hoogstaande organisatorische en administratieve ondersteuning.

Je prioriteert vragen, bewaakt deadlines en draagt bij aan een soepele praktijkgroep Employment & Pensions, inclusief ondersteuning bij declaraties en procesverbeteringen in een dynamische werkomgeving.

Qualifications

• Minimaal HBO-werk- en denkniveau.
• Ervaring in soortgelijke rollen, bij voorkeur binnen de advocatuur.
• Een proactieve houding en signaleren wat nodig is.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden in Nederlands en Engels.

Responsibilities

• Complex agendabeheer en voorbereidende bijeenkomsten voor partners en counsels.
• Coördineren van het maandelijkse declaratieproces met correcte verwerking.
• Verantwoordelijk voor KYC-proces samen met Compliance.
• Dossierbeheer en het beheren van procesdossiers.
• Controleren van uitgaande documenten op spelling en huisstijl.
• Initiëren van verbeteringen in administratieve processen.
• Organiseren van praktijkgroepbrede activiteiten en evenementen.

Skills

Organisatie

Communicatie

Proactieve houding

Onderhandelen

Education

HBO-niveau

Tools

Microsoft Office

Outlook

Job description

Voor onze praktijkgroep Employment & Pensions zoeken wij een ervaren personal assistant (PA). In deze rol werk je voor 2 partners en 1 counsel en ben je het aanspreekpunt voor vragen uit de eigen praktijk, andere praktijkgroepen en overige stafafdelingen. In deze dynamische en veelzijdige werkomgeving, waarin wordt geadviseerd, onderhandeld en cliënten worden begeleid bij uiteenlopende arbeidsrechtelijke vraagstukken, is geen dag hetzelfde en maak jij met jouw bijdrage het verschil.

Wat ga je doen als Personal Assistant?

Als PA bied je organisatorische en administratieve ondersteuning van het allerhoogste niveau. In onze soms hectische werkomgeving houd jij het hoofd koel en maak je het verschil door overzicht te creëren. Vragen vanuit andere praktijkgroepen en afdelingen weet je te prioriteren en eenduidig te beantwoorden. Ook zorg je voor een adequate overdracht van informatie.

De volgende verantwoordelijkheden horen ook bij deze veelzijdige rol:

• Complex agendabeheer, voorbereiding van meetings, e-mailbeheer en organisatorische ondersteuning van partners en counsels.
• Het coördineren van het maandelijkse declaratieproces, waarbij je zorgdraagt voor een tijdige, correcte en zorgvuldige verwerking van declaraties.
• Samen met onze compliance afdeling ben je verantwoordelijk voor het KYC proces.
• Administratieve taken rondom dossierbeheer en procesdossiers.
• Het controleren van uitgaande documenten op spelling en grammatica. Ook check je of deze documenten de juiste lay-out hebben conform onze huisstijl.
• Het initiëren van verbeteringen van (administratieve) processen binnen de praktijkgroep.
• Het bijdragen aan een goed georganiseerde en betrokken praktijkgroep, onder meer door het coördineren van praktijkgroepbrede activiteiten en evenementen.

Dit maakt jou de ideale kandidaat

Als PA bij Houthoff ben je in staat zelfstandig en pragmatisch op effectieve wijze vragen en opdrachten van onze partners en counsels te beantwoorden en te verwerken.

Daarnaast beschik je over:

• Minimaal hbo-werk- en -denkniveau.
• Je hebt ervaring in soortgelijke rollen, bij voorkeur binnen de advocatuur.
• Een proactieve houding: je signaleert zelfstandig wat nodig is, pakt zaken op en stemt waar nodig af of brengt punten tijdig onder de aandacht.
• Je weet wat het vraagt om te werken binnen een partnerstructuur en beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden.
• Je beheerst de Nederlandse en Engelse taal uitstekend.

Wat je van ons kunt verwachten?

Naast het maandelijkse salaris ontvang je:

• Een vaste dertiende maand, 8% vakantiegeld en pensioenregeling.
• 26,5 vakantiedagen bij fulltime dienstverband.
• Volledige reiskostenvergoeding met het OV. Kom je lopend of met de fiets? Dan ontvang je ook reiskostenvergoeding.
• Gezond ontbijt en lunch tegen een kleine vergoeding.
• Medewerkers kunnen in overleg verlof op een officiële feestdag ruilen voor een andere feestdag die voor hen van persoonlijk belang is.
• Regelmatig leuke events. Denk aan kantoorevenementen en sportactiviteiten (zoals padel, voetbal, yoga, hockey of hardloopevenementen).

Onze mensen bepalen ons succes en wij vinden het belangrijk om te investeren in de professionele en persoonlijke ontplooiing van iedereen die bij Houthoff werkt. Bij Houthoff geef je zelf kleur aan je carrière. Wij staan regelmatig stil bij jouw doelen, groei en ontwikkeling en bieden verschillende opleidingsmogelijkheden aan.

Wie zijn wij?

In totaal werken er ongeveer 90 assistants ((notarial) business assistants en personal assistants) bij Houthoff. Op de werkvloer word je inhoudelijk aangestuurd door de partner/counsel van een praktijkgroep en de overall begeleiding vindt plaats door een teamlead practice group support. Iedere teamlead geeft leiding aan een team van ongeveer 30 assistants. Samen met jou kijken zij hoe jij je verder kunt ontwikkelen, zowel op persoonlijk als zakelijk vlak.

Als PA binnen de sectie Employment & Pensions maak je deel uit van een hecht team van ongeveer 12 collega’s, waar samenwerking, kwaliteit en collegialiteit centraal staan. Je ondersteunt een dynamische arbeidsrechtpraktijk die cliënten in binnen- en buitenland adviseert.

Een organisatie waar je door groeit

Houthoff is een van de grootste advocatenkantoren van Nederland met meer dan 600 collega’s. Een hechte groep met verschillende en diverse achtergronden. Ambitie, energie en nuchterheid staan centraal. Wij streven altijd naar de hoogste kwaliteit. Onze cliënten zijn beursgenoteerde bedrijven, grote financiële instellingen, private-equityhuizen en overheden, die allemaal hoge eisen stellen, inventieve oplossingen wensen en met bevlogen mensen willen werken.

Bij Houthoff vinden wij het belangrijk dat je jezelf kunt zijn. Daarnaast is er ruimte om hier zelf ook een steentje aan bij te dragen. Lees hier meer over onze diversiteits- en inclusiviteitsinitiatieven en onze maatschappelijke betrokkenheid.

We zijn benieuwd naar jou!

Wil je graag meer weten over de vacature of over de mogelijkheden? Neem dan contact op met Wietske de Hart (Corporate Recruiter). Voor inhoudelijke vragen over de functie kun je contact opnemen met Krista Schouten (Team Lead Practice Group Support) of Kia Brouwers (Team Lead Practice Group Support). Twijfel je nog? Je kunt via een virtueel kopje koffie op informele wijze kennismaken met iemand van ons team, jouw vragen stellen en de sfeer proeven van ons kantoor en onze collega’s.

Een pre-employment screening maakt deel uit van het sollicitatie- en selectieproces. DISA voert namens Houthoff de screening uit.