Personal Assistant Banking & Insolvency

Houthoff; Amsterdam; On-site; EUR 48,000 - 60,000; Full time

Benefits offered by this job

Vaste dertiende maand

8% vakantiegeld

Pensioenregeling

26,5 vakantiedagen

Reiskostenvergoeding OV

Ontbijt en lunch

Verlofruil bij feestdagen

Kantoorevenementen

Job summary

Houthoff zoekt een ervaren Personal Assistant voor de Banking & Insolvency teams. Je ondersteunt 4 partners en 4 counsels met organisatorische en administratieve taken, bewaakt agenda's, verwerkt e-mails en zorgt voor een vlekkeloze overdracht van informatie.

Je coördineert het maandelijks declaratieproces, werkt nauw samen met compliance voor KYC, beheert dossiers en documenten en denkt mee over procesverbeteringen. Een proactieve houding en uitstekende NL/EN taalvaardigheid zijn essentieel.

Qualifications

• Minimaal HBO-werk- en denkniveau.
• Proactieve houding en zelfstandig werken.
• Goede communicatie binnen partnerstructuur.
• Uitstekende beheersing van Nederlands en Engels.

Responsibilities

• Complex agenda beheer en voorbereiding van meetings voor partners en counsels.
• Coördineren van het maandelijkse declaratieproces.
• Verantwoordelijk voor KYC-proces samen met compliance.
• Administratieve taken rondom dossierbeheer en procesdossiers.
• Controleren van uitgaande documenten op spelling en lay-out volgens huisstijl.
• Initiëren van verbeteringen in administratieve processen.
• Coördineren van praktijkgroepbrede activiteiten en evenementen.

Skills

Taalbeheersing NL/EN

Education

HBO-niveau

Job description

Voor de functie Personal Assistant Banking & Insolvency zoeken wij een ervaren personal assistant (PA). Voor onze praktijkgroepen Finance & Investment Management en Insolvency & Restructuring (onze Banking & Insolvency teams) werk je, samen met je collega’s, voor 4 partners en 4 counsels en ben je het aanspreekpunt voor vragen uit de eigen praktijk, andere praktijkgroepen en overige stafafdelingen. In deze dynamische en veelzijdige werkomgeving, waarin wordt geadviseerd, onderhandeld en cliënten worden begeleid bij uiteenlopende vraagstukken, is geen dag hetzelfde en maak jij met jouw bijdrage het verschil.

Wat ga je doen als Personal Assistant?

Als PA bied je organisatorische en administratieve ondersteuning van het allerhoogste niveau. In onze soms hectische werkomgeving houd jij het hoofd koel en maak je het verschil door overzicht te creëren. Vragen vanuit andere praktijkgroepen en afdelingen weet je te prioriteren en eenduidig te beantwoorden. Ook zorg je voor een adequate overdracht van informatie.

De volgende verantwoordelijkheden horen ook bij deze veelzijdige rol:

• Complex agendabeheer, voorbereiding van meetings, e-mailbeheer en organisatorische ondersteuning van partners en counsels.
• Het coördineren van het maandelijkse declaratieproces, waarbij je zorgdraagt voor een tijdige, correcte en zorgvuldige verwerking van declaraties.
• Samen met onze compliance afdeling ben je verantwoordelijk voor het KYC proces.
• Administratieve taken rondom dossierbeheer en procesdossiers.
• Het controleren van uitgaande documenten op spelling en grammatica. Ook check je of deze documenten de juiste lay-out hebben conform onze huisstijl.
• Het initiëren van verbeteringen van (administratieve) processen binnen de praktijkgroep.
• Het bijdragen aan een goed georganiseerde en betrokken praktijkgroep, onder meer door het coördineren van praktijkgroepbrede activiteiten en evenementen.

Wie zijn wij?

Met ruim 600 medewerkers, waaronder 300 advocaten, notarissen en belastingadviseurs, is Houthoff één van de grootste Nederlandse advocatenkantoren. Wij zijn onafhankelijk en hebben een sterke internationale focus met vestigingen in Brussel, Londen en New York. Tot onze cliënten behoren beursgenoteerde bedrijven en grote financiële instellingen.

Dit maakt jou de ideale kandidaat

Als PA bij Houthoff ben je in staat om zelfstandig en pragmatisch vragen en opdrachten van onze partners en counsels effectief te beantwoorden en te verwerken.

Daarnaast beschik je over:

• Minimaal hbo-werk- en denkniveau.
• Een proactieve houding: je signaleert zelfstandig wat er nodig is, pakt zaken op en stemt waar nodig af met counsels of brengt punten tijdig onder de aandacht.
• Je weet wat het vraagt om te werken binnen een partnerstructuur en beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden.
• Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal.

Wat je van ons kunt verwachten?

Naast het maandelijkse salaris ontvang je:

• Een vaste dertiende maand, 8% vakantiegeld en pensioenregeling.
• 26,5 vakantiedagen bij fulltime dienstverband.
• Volledige reiskostenvergoeding met het OV. Kom je lopend of met de fiets? Dan ontvang je ook reiskostenvergoeding.
• Gezond ontbijt en lunch tegen een kleine vergoeding.
• Medewerkers kunnen in overleg verlof op een officiële feestdag ruilen voor een andere feestdag die voor hen van persoonlijk belang is.
• Regelmatig leuke events. Denk aan kantoorevenementen en sportactiviteiten (zoals padel, voetbal, yoga, hockey of hardloopevenementen).

Onze mensen bepalen ons succes en wij vinden het belangrijk om te investeren in de professionele en persoonlijke ontplooiing van iedereen die bij Houthoff werkt. Bij Houthoff geef je zelf kleur aan je carrière. Wij staan regelmatig stil bij jouw doelen, groei en ontwikkeling en bieden verschillende opleidingsmogelijkheden aan.

Een organisatie waar je door groeit

Houthoff is een van de grootste advocatenkantoren van Nederland met meer dan 600 collega’s. Een hechte groep met verschillende en diverse achtergronden. Ambitie, energie en nuchterheid staan centraal. Wij streven altijd naar de hoogste kwaliteit. Onze cliënten zijn beursgenoteerde bedrijven, grote financiële instellingen, private-equityhuizen en overheden, die allemaal hoge eisen stellen, inventieve oplossingen wensen en met bevlogen mensen willen werken.

Een pre-employment screening maakt deel uit van het sollicitatie- en selectieproces. DISA voert namens Houthoff de screening uit.