Senior Personal Assistant Real Estate

Houthoff; Amsterdam; On-site; EUR 42,000 - 58,000; Full time

Benefits offered by this job

Vaste dertiende maand

8% vakantiegeld

Pensioenregeling

26,5 vakantiedagen

Reiskostenvergoeding OV

Kilometervergoeding

Ontbijt en lunch

Sportabonnementen

Kantoorevenementen

Job summary

Houthoff in Amsterdam zoekt een ervaren personal assistant (PA) voor de Real Estate praktijkgroep. Je werkt voor twee counsels en fungeert als aanspreekpunt voor vragen uit de praktijk, andere praktijkgroepen en stafafdelingen.

Als PA bied je organisatorische en administratieve ondersteuning van hoog niveau, beheer je agenda's, telefoonverkeer en documentstroom, en draag je bij aan dossierbeheer en declaraties. Je signaleert verbeteringen en onderhoudt naleving van de huisstijl.

Qualifications

• Minimaal HBO-niveau.
• Ervaring in soortgelijke rollen, bij voorkeur in de advocatuur.
• Ervaring met vastgoed is een pré.
• Uitstekende beheersing van Nederlandse en Engelse taal.

Responsibilities

• Complex agenda beheer, telefonie, postverwerking en e-mailbeheer namens advocaten.
• Administratieve taken rondom dossierbeheer en procesdossiers.
• Controle van uitgaande documenten op spelling/lay-out en huisstijl.
• Coördineren van maandelijkse declaratieproces.
• Samen met compliance verantwoordelijk voor KYC-proces.
• Initiëren van verbeteringen van administratieve processen.

Job description

Voor onze praktijkgroep Real Estate zoeken wij een ervaren personal assistant (PA). In deze rol werk je voor 2 counsels en ben je het aanspreekpunt voor vragen uit de eigen praktijk, andere praktijkgroepen en overige stafafdelingen. In deze dynamische en veelzijdige werkomgeving, waarin wordt geprocedeerd, geadviseerd en onderhandeld en geen dag hetzelfde is, maak jij met jouw bijdrage het verschil.

Wat ga je doen als Personal Assistant?

Als PA bied je organisatorische en administratieve ondersteuning van het allerhoogste niveau. In onze soms hectische werkomgeving houd jij het hoofd koel en maak je het verschil door overzicht te creëren. Vragen vanuit andere praktijkgroepen en afdelingen weet je te prioriteren en eenduidig te beantwoorden. Daarnaast zorg je zelfstandig voor een adequate overdracht van informatie.

Verder ben je verantwoordelijk voor:

• (Complex) agendabeheer, telefoonafhandeling, postverwerking, termijnenlijsten, voorbereiden van meetings van A tot Z, e-mailbeheer (namens onze advocaten) en persoonlijke administratie van partners en counsels.
• Administratieve taken rondom dossierbeheer en procesdossiers.
• Het controleren van uitgaande documenten op spelling en grammatica. Ook check je of deze documenten de juiste lay-out hebben conform onze huisstijl.
• Het coördineren van het maandelijkse declaratieproces.
• Samen met onze compliance afdeling ben je verantwoordelijk voor het KYC proces.
• Het initiëren van verbeteringen van (administratieve) processen binnen de praktijkgroep.

Dit maakt jou de ideale kandidaat

Als PA bij Houthoff ben je in staat zelfstandig en pragmatisch op effectieve wijze vragen en opdrachten van onze partners en counsels te beantwoorden en te verwerken.

Daarnaast beschik je over:

• Een proactieve houding: je signaleert zelfstandig wat er nodig is, pakt zaken op en stemt waar nodig af met counsel of brengt punten tijdig onder de aandacht.
• Je weet wat het vraagt om te werken binnen een partnerstructuur en jouw communicatieve vaardigheden zijn uitstekend.
• Minimaal hbo-werk- en denkniveau.
• Je hebt ervaring in soortgelijke rollen, bij voorkeur binnen de advocatuur; ervaring met vastgoed is een pré.
• Je hebt uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal.

Wij kijken graag verder dan alleen werkervaring; persoonlijkheid vinden wij erg belangrijk. Hier komen wij graag achter in een (telefoon)gesprek.

Wat kun je van ons verwachten?

Naast het maandelijkse salaris bieden wij jou:

• Een vaste dertiende maand, 8% vakantiegeld en een pensioenregeling.
• 26,5 vakantiedagen bij een fulltime dienstverband.
• De mogelijkheid in overleg een officiële feestdag te ruilen voor een andere feestdag die voor jou van belang is.
• Volledige reiskostenvergoeding met het openbaar vervoer. Kom je lopend of met de fiets? Dan ontvang je hiervoor ook een kilometervergoeding.
• Dagelijks ontbijt, lunch en (gezonde) snacks tegen een kleine vergoeding.
• Collectieve regelingen voor diverse sportabonnementen.
• Regelmatig leuke evenementen, zoals kantoorevenementen en sportactiviteiten zoals padel, voetbal, yoga, hockey en hardlopen.

Onze mensen bepalen ons succes en wij vinden het belangrijk om de professionele en persoonlijke ontplooiing van iedereen die bij Houthoff werkt te investeren. Bij Houthoff geef je zelf kleur aan je carrière. Wij staan regelmatig stil bij jouw doelen, groei en ontwikkeling en bieden verschillende opleidingsmogelijkheden aan.

Een organisatie waar je door groeit

Met ruim 600 medewerkers, waaronder 300 advocaten, notarissen en belastingadviseurs, is Houthoff één van de grootste Nederlandse advocatenkantoren. Wij zijn onafhankelijk en hebben een sterke internationale focus met vestigingen in Brussel, Londen en New York. Tot onze cliënten behoren beursgenoteerde bedrijven, grote financiële instellingen, private equity huizen en overheden, die stuk voor stuk hoge eisen stellen en inventieve oplossingen wensen.

Bij Houthoff vinden wij het belangrijk dat jij jezelf kunt zijn. Je krijgt de ruimte om hier zelf ook een steentje aan bij te dragen. Lees hier meer over onze diversiteit- en inclusiviteitsinitiatieven en onze maatschappelijke betrokkenheid.

Wie zijn wij?

In totaal werken er ongeveer 90 assistants ((notarial) business assistants en personal assistants) bij Houthoff. Op de werkvloer word je inhoudelijk aangestuurd door de partner/counsel van een praktijkgroep en de overall begeleiding vindt plaats door een teamlead practice group support. Iedere teamlead geeft leiding aan een team van ongeveer 30 assistants. Samen met jou kijken zij hoe jij je verder kunt ontwikkelen, zowel op persoonlijk als zakelijk vlak.

Als senior personal assistant Real Estate werk je samen met twee andere PA's voor ons vastgoed team gefocust op huurrecht, vastgoed en transacties.

Wij zijn benieuwd naar jou!

Een pre-employment screening maakt deel uit van het sollicitatie- en selectieproces. DISA voert namens Houthoff de screening uit.