Personal Assistant Banking & Insolvency

Houthoff Support Staff; Amsterdam; Vor Ort; EUR 35.000 - 52.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Dertiende maand

8% vakantiegeld

Pensioenregeling

Reiskostenvergoeding OV

Gezond ontbijt en lunch

Zusammenfassung

Houthoff is op zoek naar een ervaren personal assistant die 4 partners en 4 counsels ondersteunt. Je verzorgt complexe agenda’s, coördineert declaraties en beheert dossiers in een dynamische, collegiale omgeving.

Je werkt zelfstandig, hebt HBO-niveau en sterke communicatieve vaardigheden in Nederlands en Engels. Ervaring in een partnersstructuur is een pré; ook het faciliteren van praktijkgroepactiviteiten hoort erbij.

Qualifikationen

• Minimaal hbo-werk- en denkniveau.
• Een proactieve houding: signaleert zelfstandig wat er nodig is.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden.
• Goede beheersing van Nederlands en Engels.

Aufgaben

• Complexe agenda beheren en meetings voorbereiden.
• Coördineren van het maandelijkse declaratieproces.
• Samen met compliance verantwoordelijk voor KYC.
• Administratieve taken rondom dossierbeheer en procesdossiers.
• Controleren van uitgaande documenten op spelling en lay-out conform huisstijl.
• Initiëren van verbeteringen van administratieve processen.
• Bijdragen aan een goed georganiseerde praktijkgroep en evenementen coördineren.

Kenntnisse

Communicatieve vaardigheden

Proactieve houding

Teamwork

Ausbildung

HBO-niveau

Jobbeschreibung

Voor onze praktijkgroepen Finance & Investment Management en Insolvency & Restructuring (onze Banking & Insolvency teams) zoeken wij een ervaren personal assistant (PA). In deze rol werk je, samen met je collega's, voor 4 partners en 4 counsels en ben je het aanspreekpunt voor vragen uit de eigen praktijk, andere praktijkgroepen en overige stafafdelingen. In deze dynamische en veelzijdige werkomgeving, waarin wordt geadviseerd, onderhandeld en cliënten worden begeleid bij uiteenlopende vraagstukken, is geen dag hetzelfde en maak jij met jouw bijdrage het verschil.

Wat ga je doen als Personal Assistant?

Als PA bied je organisatorische en administratieve ondersteuning van het allerhoogste niveau. In onze soms hectische werkomgeving houd jij het hoofd koel en maak je het verschil door overzicht te creëren. Vragen vanuit andere praktijkgroepen en afdelingen weet je te prioriteren en eenduidig te beantwoorden. Ook zorg je voor een adequate overdracht van informatie.

De volgende verantwoordelijkheden horen ook bij deze veelzijdige rol:

• Complex agendabeheer, voorbereiding van meetings, e-mailbeheer en organisatorische ondersteuning van partners en counsels.
• Het coördineren van het maandelijkse declaratieproces, waarbij je zorgdraagt voor een tijdige, correcte en zorgvuldige verwerking van declaraties.
• Samen met onze compliance afdeling ben je verantwoordelijk voor het KYC proces.
• Administratieve taken rondom dossierbeheer en procesdossiers.
• Het controleren van uitgaande documenten op spelling en grammatica. Ook check je of deze documenten de juiste lay-out hebben conform onze huisstijl.
• Het initiëren van verbeteringen van (administratieve) processen binnen de praktijkgroep.
• Het bijdragen aan een goed georganiseerde en betrokken praktijkgroep, onder meer door het coördineren van praktijkgroepbrede activiteiten en evenementen.

Dit maakt jou de ideale kandidaat

Als PA bij Houthoff ben je in staat om zelfstandig en pragmatisch vragen en opdrachten van onze partners en counsels effectief te beantwoorden en te verwerken.

Daarnaast beschik je over:

• Minimaal hbo-werk- en denkniveau.
• Een proactieve houding: je signaleert zelfstandig wat er nodig is, pakt zaken op en stemt waar nodig af met counsels of brengt punten tijdig onder de aandacht.
• Je weet wat het vraagt om te werken binnen een partnerstructuur en beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden.
• Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal.

Twijfel je of je voldoet aan alle eisen? Solliciteer toch! Wij kijken graag verder dan alleen werkervaring; persoonlijkheid vinden wij erg belangrijk. Daarover gaan we graag met je in gesprek.

Wat je van ons kunt verwachten?

Naast het maandelijkse salaris ontvang je:

• Een vaste dertiende maand, 8% vakantiegeld en pensioenregeling.
• 26,5 vakantiedagen bij fulltime dienstverband.
• Volledige reiskostenvergoeding met het OV. Kom je lopend of met de fiets? Dan ontvang je ook reiskostenvergoeding.
• Gezond ontbijt en lunch tegen een kleine vergoeding.
• Medewerkers kunnen in overleg verlof op een officiële feestdag ruilen voor een andere feestdag die voor hen van persoonlijk belang is.
• Regelmatig leuke events. Denk aan kantoorevenementen en sportactiviteiten (zoals padel, voetbal, yoga, hockey of hardloopevenementen).

Onze mensen bepalen ons succes en wij vinden het belangrijk om te investeren in de professionele en persoonlijke ontplooiing van iedereen die bij Houthoff werkt. Bij Houthoff geef je zelf kleur aan je carrière. Wij staan regelmatig stil bij jouw doelen, groei en ontwikkeling en bieden verschillende opleidingsmogelijkheden aan.

Wie zijn wij?

In totaal werken er ongeveer 90 assistants ((notarial) business assistants en personal assistants) bij Houthoff. Op de werkvloer word je inhoudelijk aangestuurd door de Praktijkgroep coördinator en de overall begeleiding vindt plaats door een teamlead practice group support. Iedere teamlead geeft leiding aan een team van ongeveer 30 assistants. Samen met jou kijken zij hoe jij je verder kunt ontwikkelen, zowel op persoonlijk als zakelijk vlak.

Als PA binnen de Banking & Insolvency teams maak je deel uit van een hecht team van ongeveer 30 collega’s, waar samenwerking, kwaliteit en collegialiteit centraal staan.

Een organisatie waar je door groeit

Houthoff is een van de grootste advocatenkantoren van Nederland met meer dan 600 collega’s. Een hechte groep met verschillende en diverse achtergronden. Ambitie, energie en nuchterheid staan centraal. Wij streven altijd naar de hoogste kwaliteit. Onze cliënten zijn beursgenoteerde bedrijven, grote financiële instellingen, private-equityhuizen en overheden, die allemaal hoge eisen stellen, inventieve oplossingen wensen en met bevlogen mensen willen werken.

Bij Houthoff vinden wij het belangrijk dat je jezelf kunt zijn. Daarnaast is er ruimte om hier zelf ook een steentje aan bij te dragen. Lees hier meer over onze diversiteits- en inclusiviteitsinitiatieven en onze maatschappelijke betrokkenheid.

Wij zijn benieuwd naar jou!

Ben jij enthousiast geworden na het lezen van bovenstaande tekst? Solliciteer dan direct!
Wil je graag meer weten over de vacature of over het team? Laat ons het weten!

Een pre-employment screening maakt deel uit van het sollicitatie- en selectieproces. DISA voert namens Houthoff de screening uit.