Personal Assistant Banking & Insolvency

Houthoff group; Nederland; Hybrid; EUR 45,000 - 65,000; Full time

Benefits offered by this job

Vaste dertiende maand

8% vakantiegeld

Pensioenregeling

26,5 vakantiedagen

Reiskostenvergoeding OV

Ontbijt en lunch

Verlofruilen op feestdagen

Kantoorevenementen

Opleidingsmogelijkheden

Job summary

Houthoff zoekt een ervaren personal assistant (PA) voor 4 partners en 4 counsels in een dynamische advocatenpraktijk. Je beheert complexe agenda’s, verwerkt e-mails en coördineert declaraties en KYC-procedures.

Je werkt nauw samen met compliance en stafafdelingen, bewaakt deadlines en zorgt voor een nette, professionele communicatie in NL en ENG. Een proactieve houding en uitstekende organisatorische vaardigheden zijn cruciaal.

Qualifications

• Minimaal HBO-werk- en denkniveau.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden in NL en EN.
• Proactieve houding en zelfstandigheid.
• Goede schriftelijke en mondelinge communicatie.
• In staat om te werken binnen een partnerstructuur.

Responsibilities

• Complex agendabeheer en voorbereiding van meetings.
• E-mailbeheer en organisatorische ondersteuning van partners en counsels.
• Coördineren van maandelijkse declaratie- en KYC-processen.
• Dossierbeheer en controleren van documenten op spelling en huisstijl.
• Initieren van procesverbeteringen en ondersteuning bij praktijkgroepactiviteiten.

Skills

HBO-niveau

Nederlands

Engels

Proactieve houding

Education

HBO-niveau

Job description

Voor onze praktijkgroepen Finance & Investment Management en Insolvency & Restructuring (onze Banking & Insolvency teams) zoeken wij een ervaren personal assistant (PA). In deze rol werk je, samen met je collega’s, voor 4 partners en 4 counsels en ben je het aanspreekpunt voor vragen uit de eigen praktijk, andere praktijkgroepen en overige stafafdelingen. In deze dynamische en veelzijdige werkomgeving, waarin wordt geadviseerd, onderhandeld en cliënten worden begeleid bij uiteenlopende vraagstukken, is geen dag hetzelfde en maak jij met jouw bijdrage het verschil.

Als PA bied je organisatorische en administratieve ondersteuning van het allerhoogste niveau. In onze soms hectische werkomgeving houd jij het hoofd koel en maak je het verschil door overzicht te creëren. Vragen vanuit andere praktijkgroepen en afdelingen weet je te prioriteren en eenduidig te beantwoorden. Ook zorg je voor een adequate overdracht van informatie.

De volgende verantwoordelijkheden horen ook bij deze veelzijdige rol:

Complex agendabeheer, voorbereiding van meetings, e-mailbeheer en organisatorische ondersteuning van partners en counsels.

Het coördineren van het maandelijkse declaratieproces, waarbij je zorgdraagt voor een tijdige, correcte en zorgvuldige verwerking van declaraties.

Samen met onze compliance afdeling ben je verantwoordelijk voor het KYC proces.

Administratieve taken rondom dossierbeheer en procesdossiers.

Het controleren van uitgaande documenten op spelling en grammatica. Ook check je of deze documenten de juiste lay-out hebben conform onze huisstijl.

Het initiëren van verbeteringen van (administratieve) processen binnen de praktijkgroep.

Het bijdragen aan een goed georganiseerde en betrokken praktijkgroep, onder meer door het coördineren van praktijkgroepbrede activiteiten en evenementen.

Wie zijn wij?

Met ruim 600 medewerkers, waaronder 300 advocaten, notarissen en belastingadviseurs, is Houthoff één van de grootste Nederlandse advocatenkantoren. Wij zijn onafhankelijk en hebben een sterke internationale focus met vestigingen in Brussel, Londen en New York. Tot onze cliënten behoren beursgenoteerde bedrijven en grote financiële instellingen.

Dit maakt jou de ideale kandidaat

Als PA bij Houthoff ben je in staat om zelfstandig en pragmatisch vragen en opdrachten van onze partners en counsels effectief te beantwoorden en te verwerken.

Daarnaast beschik je over:

Minimaal hbo-werk- en denkniveau.

Een proactieve houding: je signaleert zelfstandig wat er nodig is, pakt zaken op en stemt waar nodig af met counsels of brengt punten tijdig onder de aandacht.

Je weet wat het vraagt om te werken binnen een partnerstructuur en beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden.

Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal.

Twijfel je of je voldoet aan alle eisen? Wij kijken graag verder dan alleen werkervaring; persoonlijkheid vinden wij erg belangrijk. Daarover gaan we graag met je in gesprek.

Wat je van ons kunt verwachten?

Naast het maandelijkse salaris ontvang je:

Een vaste dertiende maand, 8% vakantiegeld en pensioenregeling.

26,5 vakantiedagen bij fulltime dienstverband.

Volledige reiskostenvergoeding met het OV. Kom je lopend of met de fiets? Dan ontvang je ook reiskostenvergoeding.

Gezond ontbijt en lunch tegen een kleine vergoeding.

Medewerkers kunnen in overleg verlof op een officiële feestdag ruilen voor een andere feestdag die voor hen van persoonlijk belang is.

Regelmatig leuke events. Denk aan kantoorevenementen en sportactiviteiten (zoals padel, voetbal, yoga, hockey of hardloopevenementen).

Onze mensen bepalen ons succes en wij vinden het belangrijk om te investeren in de professionele en persoonlijke ontplooiing van iedereen die bij Houthoff werkt. Bij Houthoff geef je zelf kleur aan je carrière. Wij staan regelmatig stil bij jouw doelen, groei en ontwikkeling en bieden verschillende opleidingsmogelijkheden aan.

Wie zijn wij?

In totaal werken er ongeveer 90 assistants ((notarial) business assistants en personal assistants) bij Houthoff. Op de werkvloer word je inhoudelijk aangestuurd door de Praktijkgroep coördinator en de overall begeleiding vindt plaats door een teamlead practice group support. Iedere teamlead geeft leiding aan een team van ongeveer 30 assistants. Samen met jou kijken zij hoe jij je verder kunt ontwikkelen, zowel op persoonlijk als zakelijk vlak.

Als PA binnen de Banking & Insolvency teams maak je deel uit van een hecht team van ongeveer 30 collega’s, waar samenwerking, kwaliteit en collegialiteit centraal staan.

Een organisatie waar je door groeit

Houthoff is een van de grootste advocatenkantoren van Nederland met meer dan 600 collega’s. Een hechte groep met verschillende en diverse achtergronden. Ambitie, energie en nuchterheid staan centraal. Wij streven altijd naar de hoogste kwaliteit. Onze cliënten zijn beursgenoteerde bedrijven, grote financiële instellingen, private-equityhuizen en overheden, die allemaal hoge eisen stellen, inventieve oplossingen wensen en met bevlogen mensen willen werken.

Bij Houthoff vinden wij het belangrijk dat je jezelf kunt zijn. Daarnaast is er ruimte om hier zelf ook een steentje aan bij te dragen. Lees hier meer over onze diversiteits- en inclusiviteitsinitiatieven en onze maatschappelijke betrokkenheid.

Wij zijn benieuwd naar jou!

Ben jij enthousiast geworden na het lezen van bovenstaande tekst?

Wil je graag meer weten over de vacature of over het team? Laat ons het weten!

Een pre-employment screening maakt deel uit van het sollicitatie- en selectieproces. DISA voert namens Houthoff de screening uit.

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.

Zodra wij je sollicitatie hebben ontvangen en een positieve indruk hebben van je cv en motivatiebrief, nodigt onze recruiter je uit voor een telefonisch interview.

Stap 2 Sollicitatiegesprek

Je bespreekt de functie en jouw motivatie met twee collega's van practice group support op ons kantoor.

Als het sollicitatiegesprek voor beide partijen positief is verlopen, bespreken wij tijdens het selectiegesprek de laatste onderwerpen en resterende vragen.

Bij een aanbod vindt er een pre-employment screening plaats.