Notarieel Legal Assistant

Houthoff group; Rotterdam; On-site; EUR 28,000 - 37,000; Full time

Benefits offered by this job

Vaste dertiende maand

8% vakantiegeld

Pensioenregeling

26,5 vakantiedagen

Reiskostenvergoeding OV

Kilometervergoeding bij fiets/loopend

Dagelijks ontbijt en lunch

Sportabonnementen

Kantoorevenementen

Job summary

Houthoff biedt een functie als Notarieel Legal Assistant. Je ondersteunt kandidaat-notarissen en notarissen in ruime mate, bewaakt prioriteiten en zorgt dat processen soepel verlopen voor onze cliënten.

De rol vraagt HBO-niveau, proactieve communicatie en ervaring in een zakelijke werkomgeving. Je werkt zelfstandig binnen een partnerstructuur en beheert notariële dossiers en declaraties, met focus op efficiënte ondersteuning.

Qualifications

• Relevante ondersteunende werkervaring in een zakelijke omgeving.
• Kennis van en ervaring met diverse dossier- of projectadministratieve werkzaamheden.
• Open kijk naar nieuwe processen, systemen en werkwijzen, bij voorkeur binnen Ondernemingsrecht.

Responsibilities

• Passeerklaar maken en afhandelen van notariële aktes; zelfstandig gegevens controleren.
• Dossiers digitaal en hard copy beheren; inkomende/uitgaande stukken verwerken en archiveren.
• Zorg dragen voor een goed verloop van het maandelijkse declaratieproces.
• Agendabeheer voor (kandidaat-)notarissen.
• Persoonlijke organisatorische ondersteuning van notarissen (opleidingen, onkostendeclaraties).
• Onderhouden van contact met cliënten.

Skills

Communicatieve vaardigheden

Education

HBO werk- en denkniveau

Job description

Als Notarieel Legal Assistant ben jij verantwoordelijk voor de ondersteuning van onze (kandidaat) notarissen in de volle breedte. Je houdt het overzicht, stelt prioriteiten en je zorgt dat in deze dynamische omgeving alles goed verloopt. Kortom, je draagt bij aan de service die ons kantoor verleent aan onze cliënten.

Wat ga je doen als Notarieel Legal Assistant?

Samen met jouw collega’s ben je verantwoordelijk voor:

• Het passeer klaar maken en afhandelen van de notariële akten. Daarvoor verzamel en controleer je zelfstandig de benodigde gegevens.
• Het aanmaken en beheren van digitale en hard copy dossiers door inkomende en uitgaande stukken te verwerken en filen.
• Zorg dragen voor een goed verloop van het maandelijkse declaratieproces.
• Agendabeheer voor de (kandidaat-)notarissen.
• Persoonlijke organisatorische ondersteuning van de (kandidaat-)notarissen, zoals administratie van opleidingen en onkostendeclaraties.
• Het onderhouden van contact met cliënten.

Dit maakt jou de ideale kandidaat

Natuurlijk heb je als Notarial Legal Assistant relevante ondersteunende werkervaring in een zakelijke omgeving. Je hebt kennis van en ervaring met diverse voorkomende dossier of project gerelateerde administratieve werkzaamheden maar hebt daarnaast een open blik voor nieuwe processen, systemen en werkwijzen, bij voorkeur binnen Ondernemingsrecht. Daarnaast ben je in staat zelfstandig, proactief en pragmatisch op effectieve wijze vragen en opdrachten te verwerken. Onder druk kun jij een grote hoeveelheid werkzaamheden verwerken. Jouw communicatieve vaardigheden zijn uitstekend.

Daarnaast beschik je over:

• Een proactieve houding: je signaleert zelfstandig wat er nodig is, pakt zaken op en stemt waar nodig af met partners of brengt punten tijdig onder de aandacht.
• Je weet wat het vraagt om te werken binnen een partnerstructuur en beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden.
• Minimaal hbo-werk- en denkniveau.
• Je hebt ervaring in een soortgelijke rol
• Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal.

Wat kun je van ons verwachten?

Naast het maandelijkse salaris bieden wij jou:

• Een vaste dertiende maand, 8% vakantiegeld en een pensioenregeling.
• 26,5 vakantiedagen bij een fulltime dienstverband.
• De mogelijkheid in overleg een officiële feestdag te ruilen voor een andere feestdag die voor jou van belang is.
• Volledige reiskostenvergoeding met het openbaar vervoer. Kom je lopend of met de fiets? Dan ontvang je hiervoor ook een kilometervergoeding.
• Dagelijks ontbijt, lunch en (gezonde) snacks tegen een kleine vergoeding.
• Collectieve regelingen voor diverse sportabonnementen.
• Regelmatig leuke evenementen, zoals kantoorevenementen en sportactiviteiten zoals padel, voetbal, yoga, hockey en hardlopen.

Onze mensen bepalen ons succes en wij vinden het belangrijk om te investeren in de professionele en persoonlijke ontplooiing van iedereen die bij Houthoff werkt. Bij Houthoff geef je zelf kleur aan je carrière. Wij staan regelmatig stil bij jouw doelen, groei en ontwikkeling en bieden verschillende opleidingsmogelijkheden aan.

Een organisatie waar je door groeit

Met ruim 600 medewerkers, waaronder 300 advocaten, notarissen en belastingadviseurs, is Houthoff één van de grootste Nederlandse advocatenkantoren. Wij zijn onafhankelijk en hebben een sterke internationale focus met vestigingen in Brussel, Londen en New York. Tot onze cliënten behoren beursgenoteerde bedrijven, grote financiële instellingen, private equity huizen en overheden, die stuk voor stuk hoge eisen stellen en inventieve oplossingen wensen.

Wie zijn wij?

In totaal werken er ongeveer 90 Assistants ((Notarial) Legal Assistants en Personal Assistants) bij Houthoff. Hoewel je op de werkvloer inhoudelijk wordt aangestuurd door de Partner/Counsel van een praktijkgroep, vindt de overall begeleiding plaats door een teamlead Practice Group Support. Iedere teamlead geeft leiding aan een team van ongeveer 30 Assistants. Samen met jou kijken we hoe jij je verder kunt ontwikkelen en kunt groeien, zowel op persoonlijk als op zakelijk vlak.

Als Notarieel Business Assistant versterk je ons ervaren ondernemingsrechtteam en werk je dagelijks nauw samen met twee directe collega’s.

Een pre-employment screening maakt deel uit van het sollicitatie- en selectieproces. DISA voert namens Houthoff de screening uit.