Personal Assistant Arbeidsrecht (4 of 5 dagen per week)

Q-Logic B.V.; Amsterdam; Hybrid; EUR 41,000 - 49,000; Full time

Benefits offered by this job

Max salaris 4000 €

Vaste 13e maand

Bonusregeling 3% van jaarsalaris

8,33% vakantiegeld

25 vakantiedagen + extra vanaf 30e

Opleidingsmogelijkheden

Lunch in restaurant

Koffiebar met barista

Job summary

Q-logic zoekt een ervaren Personal Assistant voor het Employment & Pensions-team in Amsterdam. Je ondersteunt een Partner op dagelijkse basis, bewaart deadlines en beheert vertrouwelijke informatie in een dynamische, internationale omgeving.

Het kantoor is gevestigd op de Zuidas en biedt hybride werken: drie dagen op kantoor, twee dagen thuis. Je werkt nauw samen met het team en levert proactieve, prettige ondersteuning.

Qualifications

• Minimaal drie jaar ervaring in een ondersteunende, organisatorische of secretariële functie binnen de advocatuur of zakelijke dienstverlening.
• Beheersing van Nederlands en Engels in woord en geschrift.
• Proactief, met oog voor detail en prioriteiten kunnen stellen.

Responsibilities

• Beheren en bewaken van de agenda van de Partner.
• Plannen, organiseren en voorbereiden van afspraken en meetings.
• Inzichtelijk maken van declarabele uren en voorbereiden van facturatie.
• Bewaken van deadlines en coördineren van actielijsten.
• Onboarden van nieuwe klanten en coördineren van het KYC-traject.
• Verwerken en bijhouden van lopende dossiers en overzicht houden over meerdere zaken.
• Declarabele uren invoeren in het CMS-systeem.

Skills

Dutch language

English language

Organizational skills

Proactive

Education

MBO diploma

Tools

CMS-systeem

Job description

Korte beschrijving (google oa)

Voor de afdeling arbeidsrecht bij een internationaal advocatenkantoor in Amsterdam zijn wij op zoek naar een Personal Assistant (4 of 5 dagen per week).

Bedrijfsprofiel

Dit advocatenkantoor behoort tot de vijf grootste advocatenkantoren van Nederland en is door studenten al voor de zesde keer uitgeroepen tot het populairste kantoor om voor te werken. En dat is niet zonder reden! Op de Amsterdamse vestiging werken circa 450 medewerkers, waarvan ongeveer de helft werkzaam is in een support- of staffunctie. Dat onderstreept hoe belangrijk de organisatie goede ondersteuning en een gezonde werkdruk vindt.

Je komt terecht in een professionele werkomgeving waar alles tot in de puntjes is geregeld. Denk aan uitstekende werkfaciliteiten, een gezellige koffiebar en een eigen restaurant waar je dagelijks kunt genieten van een heerlijke lunch. Ook op het gebied van vitaliteit en ontspanning wordt veel georganiseerd, met onder andere een jaarlijkse skitrip en een spectaculair eindejaarsfeest.

Het kantoor is gevestigd op de Amsterdamse Zuidas en is daardoor uitstekend bereikbaar met het openbaar vervoer. Daarnaast wordt er hybride gewerkt: gemiddeld drie dagen op kantoor en twee dagen vanuit huis.

Functieomschrijving

Binnen de praktijkgroep Employment & Pensions (EPI) houden de Partners en advocaten zich bezig met uiteenlopende arbeidsrechtelijke vraagstukken. Je ondersteunt bij aansprekende en vaak complexe zaken voor grote multinationals en internationale corporates. Je werkt daarbij regelmatig met vertrouwelijke informatie en krijgt een interessant kijkje achter de schermen bij bekende internationale organisaties.

Je komt terecht in een hecht team met twee andere (junior) assistants, waarbij je verantwoordelijk wordt voor de ondersteuning van je eigen Partner. Je werkt nauw met haar samen en hebt een belangrijke rol in het soepel laten verlopen van de dagelijkse werkzaamheden. De Partner is betrokken, houdt van korte lijnen en verwacht dat je actief meedenkt en vooruitkijkt. Het is dan ook prettig als je goed op de hoogte bent van de lopende zaken en steeds beter zelfstandig werkzaamheden kunt overnemen. Vertrouwen, scherpte en nauwkeurigheid zijn hierin essentieel.

Er wordt hard gewerkt, maar er is zeker ruimte voor gezelligheid. Even samen koffie halen, een wandeling maken of lachen met elkaar: de sfeer binnen het team is goed en informeel.

Als Assistant ben je onder andere verantwoordelijk voor:

• Het beheren en bewaken van de agenda van de Partner;
• Het plannen, organiseren en voorbereiden van afspraken en meetings;
• Het inzichtelijk maken van declarabele uren en het voorbereiden van de facturatie;
• Het bewaken van deadlines en coördineren van actielijsten;
• Het onboarden van nieuwe klanten en coördineren van het KYC-traject;
• Het verwerken en bijhouden van lopende dossiers, waarbij je overzicht houdt over meerdere zaken tegelijkertijd;
• Het verwerken en controleren van declarabele uren in het CMS-systeem.

Functie-eisen

Voor deze functie zoeken we een ervaren Assistant die stevig in zijn of haar schoenen staat en energie krijgt van een dynamische werkomgeving. Je hebt minimaal drie jaar ervaring in een ondersteunende, organisatorische of secretariële functie binnen de advocatuur of zakelijke dienstverlening. Daarnaast beschik je over minimaal een mbo diploma en beheers je zowel de Nederlandse als Engelse taal uitstekend, in woord en geschrift.

Je bent proactief, denkt graag een stap vooruit en weet ook onder druk het overzicht te bewaren. Je kunt goed prioriteiten stellen, werkt nauwkeurig en communiceert gemakkelijk met verschillende niveaus binnen een organisatie. Je begrijpt wat een Partner nodig heeft, neemt initiatief en vindt het prettig om echt als rechterhand te fungeren.

Arbeidsvoorwaarden

Je treedt in dienst bij de organisatie en zij bieden jou het volgende:

• contract voor 4 of 5 dagen per week;
• maximaal salaris van 4000 euro op basis van fulltime dienstverband;
• vaste 13e maand;
• bonusregeling van gemiddeld 3% van het jaarsalaris;
• 8,33% vakantiegeld;
• 25 vakantiedagen en vanaf je 30e elke vijf jaar een vakantiedag extra;
• opleidingsmogelijkheden via een platform of individuele cursussen/opleidingen;
• feestdagenbijdrage van 136 euro bruto;
• kilometervergoeding van 0,23 euro per km of OV vergoeding;
• sportschool abonnement bij TrainMore;
• voor een kleine bijdrage mogelijkheid om te lunchen in het restaurant;
• dagelijks vers fruit en een koffiebar met een barista die heerlijke koffie voor je kan maken (en verschillende (verse) theesoorten);
• Hybride werken is mogelijk. Je werkt gemiddeld drie dagen op kantoor en twee dagen vanuit huis.