Personal Assistant

MONDAVI Recruitment; Amsterdam; On-site; EUR 30,000 - 42,000; Full time

Job summary

MONDAVI Recruitment zoekt een energieke PA/Office Assistent in Amsterdam. Je bent de rechterhand van de Directeur en eerste aanspreekpunt voor huurders en zakelijke relaties. Je werkt zelfstandig, plant agenda's en regelt alles rondom de vastgoedportefeuille.

Je beheert de correspondentie, bereidt vergaderingen voor en begeleidt bezichtigingen. Een representatieve en discrete houding is vereist, met MB0+/HBO niveau en uitstekende MS Office-vaardigheden.

Qualifications

• Vloeiend in Nederlands en basis Engels
• Ervaring met Microsoft Office (Outlook, Word, Excel)
• Ervaring met vastgoed CRM-systemen is een pré
• Representatief, integer en discreet met vertrouwelijke informatie
• Rijbewijs B is een pré
• Bij voorkeur fulltime beschikbaar

Responsibilities

• Eerste aanspreekpunt voor huurders bij vragen, klachten en meldingen
• Coördineren van onderhoudsmeldingen met aannemers en leveranciers
• Onderhouden van contact met makelaars, notarissen, banken en zakelijke partners
• Opstellen en versturen van huuropzeggingen, bevestigingen en standaardcorrespondentie
• Plannen en begeleiden van bezichtigingen en sleuteloverdrachten
• Volledig beheer van de agenda van de directeur en notuleren tijdens overleggen
• Reizen, hotels en vervoer boeken en reisschema's opstellen
• Beheer van persoonlijke en zakelijke mailbox en taken uitvoeren
• Kantoorbenodigdheden beheren en bezoekers ontvangen

Skills

Nederlands vloeiend

Organisatievermogen

Klantgericht

Discreet met vertrouwelijke informatie

Education

MBO+/HBO werk- en denkniveau

Tools

Microsoft Office

CRM-systemen

Job description

Wij zijn op zoek naar een energieke PA/Office Assistent voor een succesvolle, kleinschalige vastgoedonderneming in Amsterdam. Interesse? Lees snel verder!

Over de organisatie

Onze opdrachtgever is een ondernemende vastgoedorganisatie uit Amsterdam. Het betreft een familiebedrijf, dat voor het grootste deel vastgoed ontwikkelt voor eigen portefeuille. Als PA/ Office Assistent kom je te werken in een professionele doch familiaire omgeving waar kwaliteit centraal staan.

Als PA / Office Assistent ben je de rechterhand van de Directeur en het eerste aanspreekpunt voor huurders en zakelijke relaties. Je zorgt dat alles op rolletjes loopt – van agenda en correspondentie tot het oplossen van praktische zaken rondom de vastgoedportefeuille.

Je werkt zelfstandig, denkt vooruit en houdt overzicht in een dynamische omgeving waarin geen dag hetzelfde is. Tot jouw werkzaamheden behoren:

Communicatie huurders & relaties

• Eerste aanspreekpunt voor huurders bij vragen, klachten en meldingen (telefoon, mail, WhatsApp)
• Coördineren van onderhoudsmeldingen met aannemers en leveranciers en opvolging tot oplossing
• Onderhouden van contact met makelaars, notarissen, banken, accountants en zakelijke partners
• Opstellen en versturen van huuropzeggingen, bevestigingen en standaardcorrespondentie
• Plannen en begeleiden van bezichtigingen en sleuteloverdrachten
• Bijhouden van huurdersdossiers en relatiebestand (CRM)
• Volledig beheer van de agenda van de directeur, inclusief prioritering en bewaking van conflicten
• Inplannen van afspraken, vergaderingen en bezichtigingen
• Voorbereiden van vergaderingen: agenda's, stukken, locatie en eventuele catering
• Notuleren tijdens overleggen en bewaken van actiepunten
• Reizen, hotels en vervoer boeken en complete reisschema's opstellen
• Bewaken van deadlines voor contracten, verlengingen en periodieke verplichtingen

Persoonlijke assistentie

• Beheer van persoonlijke en zakelijke mailbox: filteren, beantwoorden en escaleren
• Uitvoeren van persoonlijke boodschappen en regeltaken (cadeaus, reserveringen, afspraken)
• Coördineren van privé-afspraken zoals tandarts, garage en dienstverleners aan huis
• Verwerken en archiveren van post, facturen en documenten (digitaal en fysiek)
• Beheer van abonnementen, verzekeringen en lidmaatschappen
• Discreet omgaan met persoonlijke en financiële zaken

Kantoor & ondersteunend

• Zorgen voor een representatief en georganiseerd kantoor
• Beheer van kantoorbenodigdheden, voorraden en leveranciers
• Ontvangst van bezoekers
• Eenvoudige administratieve ondersteuning: facturen doorzetten, declaraties verwerken, documenten archiveren
• Ad-hoc projecten en taken die zich gaandeweg aandienen

Dit breng je mee

• MBO+/HBO werk- en denkniveau
• Vloeiend in Nederlands en goede beheersing van de Engelse taal
• Ervaring met Microsoft Office (Outlook, Word, Excel) en het is een pré als je ervaring hebt met vastgoed- of CRM-systemen
• Je bent representatief, integer en discreet met vertrouwelijke informatie
• Rijbewijs B is een pré
• Bij voorkeur fulltime beschikbaar