Office & Compliance assistent

CCap; Amsterdam; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Part time

Job summary

CCap zoekt een office & compliance assistent om dagelijkse kantoororganisatie soepel te laten verlopen en de familie en collega’s te ondersteunen bij organisatorische, administratieve en communicatieve taken. Je werkt grotendeels op kantoor en speelt een actieve rol in de dagelijkse gang van zaken.

Je voert secretariële en administratieve werkzaamheden uit, beheert documenten en ondersteunt bij compliance- en governance-processen.

Qualifications

• Een afgeronde mbo+- of hbo-opleiding, bij voorkeur in office management, managementondersteuning, administratie of een vergelijkbare richting.
• Minimaal 3 jaar relevante werkervaring in een secretariële of administratieve functie.
• Ervaring binnen een zakelijke, financiële of juridische omgeving is een pré.

Responsibilities

• Organiseren, voorbereiden en notuleren van vergaderingen.
• Opstellen, verwerken en archiveren van correspondentie.
• Bewaken van actiepunten en opvolgen van gemaakte afspraken.
• Organiseren van zakelijke reizen en reserveringen.
• Ondersteunen bij ontvangst van bezoekers en zakelijke relaties.
• Beheren van kantoorvoorraden en facilitaire processen.
• Verwerken, beheren en archiveren van bedrijfsdocumentatie.
• Onderhouden van digitale en fysieke dossiers.
• Bijhouden en actualiseren van bedrijfsgegevens.
• Ondersteunen bij administratieve processen binnen verschillende vennootschappen.
• Verwerken van declaraties en administratieve mutaties.
• Ondersteunen bij de voorbereiding van documentatie voor accountants, fiscalisten en andere adviseurs.
• Verzamelen, controleren en actualiseren van bedrijfs- en identificatiedocumentatie.
• Ondersteunen bij verzoeken van banken en andere financiële instellingen.
• Ondersteunen bij interne procedures op het gebied van compliance en governance.

Skills

Secretariële vaardigheden

Administratieve vaardigheden

Organisatievermogen

Proactief handelen

Nauwkeurig werken

Education

MBO+/ HBO-opleiding in office management

Tools

Outlook

Word

Excel

PowerPoint

Teams

Job description

Als office & compliance assistent zorg je ervoor dat de dagelijkse kantoororganisatie soepel en professioneel verloopt. Je ondersteunt de familie en overige collega’s bij organisatorische, administratieve en communicatieve werkzaamheden. Je bent een toegankelijk aanspreekpunt, houdt overzicht en zorgt dat afspraken, reizen, informatie en lichte financiële processen tijdig en zorgvuldig worden afgehandeld.

Binnen onze organisatie staat persoonlijke samenwerking centraal. Als office & compliance assistent ben je een zichtbaar en toegankelijk aanspreekpunt voor collega's en externe relaties. Daarom zijn wij op zoek naar iemand die het prettig vindt om het grootste deel van de werktijd vanuit kantoor aanwezig te zijn en een actieve rol te spelen binnen het dagelijkse reilen en zeilen van de organisatie.

Taken en verantwoordelijkheden

Secretariële ondersteuning

• Organiseren, voorbereiden en notuleren van vergaderingen.
• Opstellen, verwerken en archiveren van correspondentie.
• Bewaken van actiepunten en opvolgen van gemaakte afspraken.
• Organiseren van zakelijke reizen en reserveringen.
• Ondersteunen bij ontvangst van bezoekers en zakelijke relaties.
• Beheren van kantoorvoorraden en facilitaire processen.

Administratieve ondersteuning

• Verwerken, beheren en archiveren van bedrijfsdocumentatie.
• Onderhouden van digitale en fysieke dossiers.
• Bijhouden en actualiseren van bedrijfsgegevens.
• Ondersteunen bij administratieve processen binnen verschillende vennootschappen.
• Verwerken van declaraties en administratieve mutaties.
• Ondersteunen bij de voorbereiding van documentatie voor accountants, fiscalisten en andere adviseurs.
• Verzamelen, controleren en actualiseren van bedrijfs- en identificatiedocumentatie.
• Ondersteunen bij verzoeken van banken en andere financiële instellingen.
• Ondersteunen bij interne procedures op het gebied van compliance en governance.

Opleiding en ervaring

• Een afgeronde mbo+- of hbo-opleiding, bij voorkeur in office management, managementondersteuning, administratie of een vergelijkbare richting.
• Minimaal 3 jaar relevante werkervaring in een secretariële of administratieve functie.
• Ervaring binnen een zakelijke, financiële of juridische omgeving is een pré.

Kennis en vaardigheden

• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Goede beheersing van de Engelse taal.
• Goede digitale vaardigheden en ervaring met Microsoft 365, in het bijzonder Outlook, Word, Excel, PowerPoint en Teams.
• Basiskennis van financiële administratie of bereidheid dit verder te ontwikkelen.
• Ervaring met digitale documentverwerking en dossierbeheer.

Persoonlijke eigenschappen

• Discreet en betrouwbaar in de omgang met vertrouwelijke informatie.
• Proactief en zelfstandig.
• Nauwkeurig en gestructureerd.
• Sterke organisatorische vaardigheden en oog voor detail.
• Dienstverlenend en representatief.
• Flexibel en in staat zich snel nieuwe processen en systemen eigen te maken.
• In staat om prioriteiten te stellen en overzicht te bewaren.

Wat bieden wij?

• Een afwisselende en zelfstandige functie binnen een professionele organisatie.
• Een informele werksfeer met korte communicatielijnen.
• Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en groei.
• Een functie waarin je nauw betrokken bent bij uiteenlopende organisatorische en administratieve processen.

Dienstverband en arbeidsvoorwaarden

• Dienstverband van 20-24 uur per week, verdeeld over minimaal 4 werkdagen.
• Een aantrekkelijk salarisniveau, passend bij de verantwoordelijkheden van de functie en de kennis en ervaring van de kandidaat.
• Geen pensioenregeling. Dit is verdisconteerd in ons salarisniveau.
• Werktijden en werkdagen kunnen in onderling overleg worden afgestemd. Wij hechten waarde aan flexibiliteit en bieden, wanneer de situatie daarom vraagt, de mogelijkheid om incidenteel vanuit huis te werken.
• 25 vakantiedagen per jaar op fulltime basis (naar rato bij een parttime dienstverband).