Officemanager

Four Months; Utrecht; On-site; EUR 33,480 - 44,640; Part time

Job summary

Een kennisgestuurde organisatie zoekt een zelfstandige en ervaren officemanager voor 24 uur per week in Utrecht. Je zorgt ervoor dat het kantoor soepel draait en ondersteunt het directieteam. Belangrijk is minimaal 5 jaar ervaring in een vergelijkbare rol en goede beheersing van de Nederlandse taal. Fysieke aanwezigheid op kantoor is vereist. Stuur je cv en motivatie naar het opgegeven emailadres.

Qualifications

• Minimaal 5 jaar ervaring in een vergelijkbare rol.
• Beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
• Zelfstandig, proactief en houdt van duidelijkheid.

Responsibilities

• Ondersteunen van de directie en het MT: agendabeheer, voorbereiden van vergaderingen, verslaglegging.
• Administratieve coördinatie van diverse projecten.
• Signaleren en doorvoeren van verbeteringen in de dagelijkse kantoororganisatie.

Skills

Organisatietalent

Proactieve houding

Duidelijkheid in communicatie

Ervaring met agendabeheer

Sterk in plannen en organiseren

Teamspeler

Job description

Vakgebied: Management support
Branche: Kenniscentrum/non profit
Opdracht: Officemanagement
Periode: 1 juni t/m 18 dec '25
Aantal uren: 24 uur per wk
Plaats: Utrecht
Contract: ZZP/detachering

Voor een kennisgedreven organisatie zoeken we een zelfstandige, ervaren en energieke officemanager met organisatietalent en een praktische instelling. Jij zorgt dat het kantoor op rolletjes loopt en houdt overzicht, ook wanneer er veel tegelijk speelt.

In deze rol ondersteun je het directieteam en houd je het kantoor draaiende. Je zorgt voor goed georganiseerde agenda’s, organiseert diverse bijeenkomsten en vergaderingen en bewaakt deadlines. Ook zorg je voor een zorgvuldige verslaglegging van de vergaderingen en bewaak je de actiepunten. Je hebt daarnaast een coördinerende rol bij verschillende projecten en bent verantwoordelijk voor de voorbereiding van beleidsprocessen en het stroomlijnen van administratieve werkzaamheden. Aan het eind van jouw opdracht geef je praktisch advies over hoe de processen eventueel nog verder geoptimaliseerd kunnen worden.

Je komt terecht in een organisatie met korte lijnen, waar samenwerken centraal staat. De sfeer is professioneel maar laagdrempelig, en er wordt waarde gehecht aan initiatief en helderheid. Fysieke aanwezigheid op kantoor is belangrijk – je bent zichtbaar en aanspreekbaar in een rol die draait om verbinding en structuur.

Jouw werkzaamheden:

• Ondersteunen van de directie en het MT: agendabeheer, voorbereiden van vergaderingen, verslaglegging;
• Voorbereiden van bijeenkomsten van de Raad van Toezicht, inclusief jaarplan- en begrotingsstukken;
• Administratieve coördinatie van diverse projecten;
• Bijhouden reserveringsysteem;
• Zorgdragen voor een vlekkeloze onboarding van nieuwe medewerkers;
• Organiseren van evenementen, zoals teamdagen en de organisatiebrede bijeenkomst in september;
• Signaleren en doorvoeren van verbeteringen in de dagelijkse kantoororganisatie;
• Samenwerken met collega’s binnen bedrijfsvoering, waaronder facilitair en hospitality en contact onderhouden met kennispartners.

Eisen:

• Minimaal 5 jaar ervaring in een vergelijkbare rol;
• Beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
• Zelfstandig, proactief en houdt van duidelijkheid;
• Sterk in plannen, organiseren en schakelen tussen verschillende taken;
• Denkt vooruit, blijft rustig onder druk en communiceert helder;
• Werkt graag samen, maar weet ook goed je eigen koers te varen;
• Heeft een scherp oog voor detail én overzicht over het geheel;
• Mogelijkheid om op de kantoorlocatie te werken.

Deze opdracht staat ook open voor ZZP’ers. Bij de uitvoering van de werkzaamheden wordt rekening gehouden met de richtlijnen van de Wet DBA.

Ben je geïnteresseerd in deze functie, stuur dan zo snel mogelijk jouw update cv en een korte motivatie naar [e-mail].