Teamassistent(e)

Fourmonths; Utrecht; Hybrid; EUR 21,000 - 27,000; Part time

Job summary

Fourmonths zoekt per direct een tijdelijke Teamassistent(e) ter ondersteuning van vier afdelingsmanagers. De functie richt zich op agenda-beheer, organisatie van bijeenkomsten en regelt afspraken achter de schermen.

De kandidaat heeft minimaal een mbo-opleiding, circa drie jaar relevante werkervaring en affiniteit met CRM-systemen en MS Office. Het gaat om 24 uur per week, bij voorkeur verdeeld over 4 of 5 dagen, in Utrecht met een hybride werkomgeving.

Qualifications

• Minimaal een mbo-opleiding en drie jaar relevante werkervaring (bijvoorbeeld als managementassistente).
• Affiniteit met digitale systemen, zoals CRM-systemen en het MS Office pakket.
• Ervaring met agendabeheer, plannen en organiseren; goed in het bewaken van voortgang en deadlines.
• Zeer klantvriendelijk en proactief; flexibel in snel schakelen tussen taken.

Responsibilities

• Beheer en afstemming van agenda’s van vier afdelingsmanagers.
• Organiseren van interne en externe bijeenkomsten en voorbereidende werkzaamheden.
• Ondersteunen van vier afdelingsmanagers: Onderzoek, Advies, Communicatie & Bedrijfsvoering.
• Opstellen van besluiten- en actielijsten en bewaken van voortgang.
• Voorbereiden (online) vergaderingen, regelen faciliteiten en vastleggen notulen.
• Ondersteunen bij werving en selectie, zoals inplannen van gesprekken en uitnodigingen.
• Voorraad en receptie ondersteunen wanneer nodig.

Skills

Agenda beheer

Plannen en organiseren

CRM-systemen

MS Office

Klantvriendelijk

Proactief

Flexibel

Education

MBO-opleiding

Tools

CRM-systemen

MS Office

Job description

Vakgebied: Management support
Branche: cultuur
Opdracht: Teamassistent(e)
Periode: zsm - 31 december 2025
Aantal uren: 24 uur p/wk
Plaats: Utrecht/hybride

Haal jij energie uit plannen, organiseren en ondersteunen? En zet jij je graag in voor cultuureducatie en amateurkunst? Dan zijn we op zoek naar jou!

Wij zoeken voor onze opdrachtgever per direct een tijdelijke teamassistent(e). In deze functie bewaak je de agenda’s van vier afdelingsmanagers. Je zorgt dat afspraken soepel verlopen, houdt overzicht en je bent een betrouwbare schakel achter de schermen. Onze opdrachtgever houdt zich bezig met cultuureducatie en amateurkunst. De opdracht is voor 24 uur per week, bij voorkeur verdeeld over 4 of 5 dagen.

Als Teamassistent(e) zorg je ervoor dat afspraken soepel verlopen, je houdt overzicht en je bent een betrouwbare schakel achter de schermen.

Jouw werkzaamheden:

• Je zorgt voor goed afgestemde agenda’s;
• Je plant interne- en externe bijeenkomsten en bereid deze goed voor;
• Je ondersteunt vier afdelingsmanagers: Onderzoek, Advies, Communicatie & Bedrijfsvoering. Je zorgt dat hun agenda’s worden bijgewerkt en afgestemd;
• Je stelt besluiten- en actielijsten op en je bewaakt de voortgang van deze acties;
• Voorbereiden (online) afdelingsvergaderingen, regelen faciliteiten en vastleggen actie-en besluitenlijsten;
• Je plant interne en externe bijeenkomsten en bereidt deze voor;
• Je ondersteunt bij het werving- en selectieproces, bijvoorbeeld door het inplannenvan gesprekken en het versturen van uitnodigingen aan kandidaten;
• Je valt in bij de receptie als dat nodig is.
• Je hebt (minimaal) een mbo-opleiding en drie jaar relevante werkervaring (bijvoorbeeld als managementassistente);
• Je hebt affiniteit met digitale systemen, zoals CRM-systemen en het MS Office pakket;
• Je hebt ervaring met agendabeheer, plannen en organiseren. En je bent goed in hetbewaken van de voortgang en deadlines;
• Je bent klantvriendelijk en je denkt graag mee.
• Je bent proactief en accuraat;
• Je bent flexibel: je kunt snel schakelen tussen verschillende werkzaamheden zonderhet overzicht te verliezen.