Officemanager

Urbis, bureau voor stadsontwerp; Rotterdam; On-site; EUR 36,000 - 39,000; Part time

Benefits offered by this job

Marktconform salaris 3200–3500 €/maand

30 verlofdagen per jaar (voltijds)

Pensioenfonds

Reiskostenvergoeding

ZZP-optie – uurtarief vermeld bij aanw

Halfjaar contract

Job summary

Urbis bureau voor stadsontwerp in Rotterdam zoekt een gedreven Office Manager (16-20 uur per week). Je organiseert secretariële en administratieve processen en fungeert als spil binnen de organisatie.

Je beheert mailbox, agenda, facturatie (Snelstart) en HR-taken zoals salarisadministratie en onboarding. Verder organiseer je bijeenkomsten en coördineer interne communicatie.

Qualifications

• Secretariële en administratieve ondersteuning aan het management.
• Beheer mailbox en opvolging van actiepunten.
• Kennis van HR-taken zoals salarisadministratie en onboarding.

Responsibilities

• Verlenen van secretariële en administratieve ondersteuning aan het management en interne projecten coördineren.
• Verwerken van facturen en offertes in Snelstart; crediteuren- en debiteurenbeheer.
• Organiseren van bijeenkomsten en borrels; verzorgen externe communicatie en website/social media.

Job description

Urbis is een toonaangevend adviesbureau op het gebied van stedenbouw en landschapsarchitectuur. Wij hebben gedurende ons 35-jarig bestaan een diversiteit aan projecten voor opdrachtgevers mogen uitvoeren in zowel binnen- als buitenland. Binnen ons team zijn we collegiaal, gaan we met respect met elkaar om en is er ruimte voor persoonlijke ontwikkeling. We zijn gehuisvest in een karakteristiek pand in het centrum van Rotterdam, een fijne en inspirerende werkplek.

De functie

Voor ons bureau zijn wij op zoek naar een gedreven en ondernemende Office Manager (16-20 uur). Iemand die een kei is in het organiseren en uitvoeren van secretariële en administratief ondersteunende zaken. Een uitdagende functie waarbij je het team ontzorgt en tevens spil bent binnen de organisatie. Een autonome rol waarin je kansen ziet en hierop inspeelt.

Kerntaken

Verlenen van secretariële en administratieve ondersteuning aan het management, dat bestaat uit het type 'moderne professional' en in grote mate zelfredzaam is. Ondersteuning wordt geacht op het gebied van mailboxbeheer, bewaken en opvolgen van actiepunten, coördineren van interne projecten en beantwoorden van vragen uit de organisatie. Daarnaast bestaan de werkzaamheden uit financiële administratie (Snelstart) zoals het opstellen van (complexe) facturen en offertes, crediteuren- en debiteurenbeheer. Tot het takenpakket behoren ook HR-werkzaamheden zoals salarisadministratie en (incidentele) onboarding. Het organiseren van bijeenkomsten en borrels. Regelen van facilitaire zaken (pand- en voorraadbeheer, opvolgen van allerhande praktische zaken). Betrokken bij het beschrijven van procedures, werkprocessen, externe communicatie en het bijhouden van de website en social media.

Wat bieden wij

• Een marktconform salaris (€3.200 - €3.500 voor voltijdscontract voor een ervaren medewerker, naar rato bij parttime, afhankelijk van ervaring)
• Het is ook mogelijk als ZZP-er te solliciteren, vermeld dan bij je sollicitatie wel je uurtarief
• 30 vrije dagen op jaarbasis (voor voltijdscontract, naar rato bij parttime)
• Deelname aan een pensioenfonds
• Reiskostenvergoeding woon/werk
• Een uitdagende & zelfstandige baan binnen een prettig team
• De baan wordt in eerste instantie voor een half jaar aangeboden.

Urbis bureau voor stadsontwerp

Crooswijksesingel 50 - i