Officemanager

Vlotte Tantes; Castricum; On-site; EUR 36,000 - 43,000; Full time

Benefits offered by this job

24–40 uur per week

Zelfstandige functie

Informele werkomgeving

Goede secundaire arbeidsvoorwaarden

Ruimte om mee te denken

Job summary

Vlotte Tantes zoekt een Office Manager die zorgt dat alles op kantoor soepel verloopt en proactief schakelt tussen verschillende mensen en werkzaamheden. Je bent de spin in het web en werkt zelfstandig met veel contact met technisch managers, huurders en leveranciers.

De rol omvat organisatie, agendabeheer, overlegvoorbereiding, factuurafhandeling en huur-/vastgoedadministratie. Een informele werkomgeving en ruimte voor verantwoordelijkheid kenmerken deze functie.

Qualifications

• Enkele jaren ervaring in een zelfstandige ondersteunende of organisatorische functie.
• Sterk in organiseren en prioriteiten stellen.
• Communiceert professioneel en duidelijk.
• Nauwkeurig werken en overzicht bewaren.
• Servicegericht en oplossingsgericht denken.
• Affiniteit met vastgoed.
• Goede kennis van Microsoft Office.
• Flexibel, zelfstandig en verantwoordelijkheidsgevoel.

Responsibilities

• Kantoorwerkzaamheden organiseren en coördineren.
• Agendabeheer en afspraakplanning.
• Overleggen voorbereiden en actiepunten bewaken.
• Eerste aanspreekpunt voor telefoons en e-mail.
• Meldingen en vragen naar juiste personen doorgeleiden en opvolgen.
• Contact met leveranciers en externe partijen onderhouden.
• Administratieve ondersteuning rondom onderhoud en vastgoed.
• Facturen verwerken en controleren.
• Huur- en vastgoedadministratie bijhouden.
• Ondersteunen bij servicekostenafrekeningen en prognoses.
• Bezoekers ontvangen en algemene kantoorondersteuning bieden.

Skills

Organisatie

Communicatie

Nauwkeurigheid

Proactiviteit

Flexibiliteit

Klantgerichtheid

Vastgoedkennis

Tools

Microsoft Office

Job description

Voor een vastgoedorganisatie in de gemeente Castricum zoeken wij een Office Manager die graag zorgt dat alles op kantoor soepel verloopt. Jij bent iemand die vooruitdenkt, overzicht houdt en makkelijk schakelt tussen verschillende mensen en werkzaamheden. Van het ondersteunen van de technisch managers tot het bewaken van acties en het regelen van administratieve zaken: jij zorgt dat zaken worden opgepakt en afgerond.

In deze functie ben je de spin in het web van de organisatie. Je werkt zelfstandig en hebt veel contact met de technisch managers, huurders, leveranciers en andere betrokkenen.

Geen dag is hetzelfde. Je houdt je bijvoorbeeld bezig met:

• Het organiseren en coördineren van de dagelijkse werkzaamheden op kantoor;
• Agendabeheer en het plannen van afspraken;
• Het voorbereiden van overleggen en bewaken van actiepunten;
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor telefoontjes en e-mails;
• Zorgen dat meldingen en vragen bij de juiste persoon terechtkomen en worden opgevolgd;
• Contact onderhouden met leveranciers en andere externe partijen;
• Administratieve ondersteuning rondom onderhoud en vastgoed;
• Verwerken en controleren van facturen;
• Bijhouden van huur- en vastgoedadministratie;
• Ondersteunen bij servicekostenafrekeningen en prognoses;
• Ontvangen van bezoekers en verzorgen van algemene kantoorondersteuning.

Wat voor persoon zoeken we?

We zoeken geen afwachtend type. Je ziet wat er moet gebeuren en komt zelf in actie. Je vindt het leuk om veel verschillende ballen tegelijk in de lucht te houden en bent iemand op wie collega's kunnen bouwen.

Je herkent jezelf in het volgende:

• Je hebt enkele jaren ervaring in een zelfstandige ondersteunende of organisatorische functie;
• Je bent sterk in organiseren en prioriteiten stellen;
• Je communiceert makkelijk en professioneel;
• Je werkt nauwkeurig en houdt graag overzicht;
• Je bent servicegericht en denkt in oplossingen;
• Je kunt goed omgaan met verschillende belangen en werkzaamheden;
• Je hebt affiniteit met vastgoed;
• Je bent handig met Microsoft Office;
• Je bent flexibel, zelfstandig en niet bang om verantwoordelijkheid te nemen;
• Een gezonde dosis humor vinden we belangrijk.

Wat krijg je ervoor terug?

• Een bruto maandsalaris tot €3.500 op basis van 40 uur per week, afhankelijk van opleiding en relevante werkervaring;
• Een dienstverband van 24 tot 40 uur per week;
• Een zelfstandige functie met veel verantwoordelijkheid;
• Ruimte om mee te denken en zaken zelf op te pakken;
• Een informele en prettige werkomgeving;
• Goede secundaire arbeidsvoorwaarden.

Je komt terecht in een no-nonsense organisatie met korte lijnen, waar je een belangrijke rol speelt in het soepel laten verlopen van de dagelijkse werkzaamheden.

Ben jij iemand die graag organiseert, vooruitdenkt en ervoor zorgt dat anderen hun werk goed kunnen doen? Dan komen we graag met je in contact.

Wil je eerst meer weten over de functie? Neem dan contact op met Linda van der Sluis via 06 41969693 of [e-mail] .