Backoffice Medewerker/ Secretaresse Vastgoed

Vlotte Tantes; Castricum; On-site; EUR 36,000 - 43,000; Full time

Job summary

Vlotte Tantes in Castricum zoekt een Backoffice Medewerker/Secretaresse die regelt en schakelt across diverse taken. Je ondersteunt de technisch managers en backoffice, beheert agenda's en behandelt vragen, met ruimte voor initiatief en humor.

Je werkt in een informele, gezellige werkomgeving met mogelijkheden voor zelfstandigheid en afwisseling in werkzaamheden zoals huuradministratie en facturatie. Marktconform salaris afhankelijk van ervaring.

Qualifications

• 2–5 jaar relevante werkervaring.
• Goede communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk.
• Ervaring met een vastgoedsoftwarepakket.
• Ervaring met Microsoft Office.
• Een accurate en georganiseerde werkwijze.
• Een klant- en servicegerichte instelling.
• Affiniteit met vastgoed.
• Flexibiliteit en doorzettingsvermogen.
• Gevoel voor humor.

Responsibilities

• Beheren van agenda's en ondersteuning van de technisch managers en backoffice.
• Opvolgen van e-mails, telefoontjes en binnenkomende vragen.
• Afhandelen van onderhouds- en klachtmeldingen.
• Uitzetten en monitoren van onderhoudsorders.
• Verzorgen van correspondentie en administratieve werkzaamheden.
• Voorbereiden van vergaderingen en actielijsten.
• Uitvoeren van huuradministratie en verwerken van facturen.
• Opstellen van servicekostenafrekeningen en prognoses.
• Ontvangen en tewoord staan aan bezoekers.

Skills

Communicatie

Organisatie

Klantgerichtheid

Flexibiliteit

Humor

Proactieve houding

Tools

Vastgoedsoftware

Microsoft Office

Job description

Voor een landelijk opererende vastgoedorganisatie in de gemeente Castricum zoeken wij een Backoffice Medewerker/ Secretaresse. Een veelzijdige functie voor iemand die graag regelt, makkelijk schakelt en energie krijgt van een werkdag waarop van alles voorbijkomt. Je ondersteunt de technisch managers, houdt de administratie op orde en zorgt dat vragen en werkzaamheden goed worden opgevolgd. Je komt terecht in een informele en gezellige werkomgeving waar ruimte is voor humor en een eigen initiatief.

Als Backoffice Medewerker/ Secretaresse ben je een belangrijke schakel binnen het kantoor. Je houdt overzicht, pakt zaken zelfstandig op en ondersteunt de technisch managers en backoffice bij uiteenlopende werkzaamheden.

Je houdt je onder andere bezig met:

• Beheren van agenda's en ondersteunen van de technisch managers;
• Behandelen en opvolgen van e-mails, telefoontjes en binnenkomende vragen;
• Afhandelen van onderhouds- en klachtmeldingen;
• Uitzetten en monitoren van onderhoudsorders;
• Verzorgen van correspondentie en administratieve werkzaamheden;
• Voorbereiden van vergaderingen en bijhouden van actielijsten;
• Uitvoeren van huuradministratie;
• Verwerken van inkoop- en verkoopfacturen;
• Opstellen van servicekostenafrekeningen en prognoses;
• Ontvangen en te woord staan van bezoekers.

Wie ben jij?

Je bent een vlotte en zelfstandige aanpakker die graag de touwtjes in handen houdt. Je kunt goed schakelen tussen verschillende werkzaamheden, bewaart het overzicht en vindt het vanzelfsprekend om iets op te pakken als dat nodig is.

Verder breng je mee:

• 2 tot 5 jaar relevante werkervaring;
• Goede communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk;
• Ervaring met een vastgoedsoftwarepakket;
• Ervaring met Microsoft Office;
• Een accurate en georganiseerde werkwijze;
• Een klant- en servicegerichte instelling;
• Affiniteit met vastgoed;
• Flexibiliteit en doorzettingsvermogen;
• Gevoel voor humor.

Wat krijg je ervoor terug?

• Een bruto maandsalaris tot €3.500 op basis van 40 uur per week, afhankelijk van je opleiding en relevante werkervaring;
• Een dienstverband van 24 tot 40 uur per week;
• Een veelzijdige functie met veel zelfstandigheid;
• Een informele en prettige werkomgeving;
• Ruimte voor eigen initiatief en verantwoordelijkheid;
• Goede secundaire arbeidsvoorwaarden.

Je gaat werken binnen een landelijk opererende, no-nonsense organisatie waar je veel vrijheid krijgt in je werk en onderdeel bent van een betrokken team.