Office & Operations Coordinator

The Event Company Amsterdam; Amsterdam; On-site; EUR 28,000 - 42,000; Part time

Job summary

The Event Company Amsterdam zoekt een Office & Operations Coördinator die het organisatorische hart van ons bedrijf vormt. Je werkt aan offertes, draagt zorg voor kantoorplanning en ondersteunt het team bij events en presentaties.

Je bent verantwoordelijk voor CRM-beheer, leverancierscontact en ops-werkzaamheden. Werkdagen variëren, met veel afwisseling en ruimte om te groeien binnen een ambitieus team.

Qualifications

• 3–5 jaar relevante werkervaring.
• Spreek en schrijf vloeiend Nederlands en Engels.
• Affiniteit met evenementen, hospitality of projectmanagement.

Responsibilities

• Ondersteunen bij opstellen en versturen van offertes.
• CRM-beheer (Pipedrive).
• Ondersteunen van founders bij dagelijkse werkzaamheden.
• Voorbereiden van presentaties en documenten.
• Ondersteunen van event producers bij operationele werkzaamheden.
• Bestellingen plaatsen bij leveranciers.
• Bewaken van actielijsten en planningen.
• Administratieve ondersteuning rondom events.
• Zorgen dat kantoor een fijne plek blijft om te werken.

Skills

Nederlands

Engels

Projectmanagement

Gastvrijheid

Proactief

Tools

Pipedrive CRM

Job description

Zakelijke groei ontstaat vanuit relaties. Toch halen veel bedrijven onvoldoende rendement uit hun netwerk. Ze investeren in evenementen, brengen mensen bij elkaar maar weten vaak niet wat deze momenten daadwerkelijk opleveren.

Wij geloven juist dat fysieke ontmoetingen het sterkste commerciële instrument is dat er bestaat. Mits het onderdeel is van een duidelijke strategie. Daarom ontwerpen wij ontmoetingen die relaties verdiepen, gesprekken versnellen en bijdragen aan meetbare business groei.

The Event Company opereert op het snijvlak van sales, marketing en events. We helpen organisaties hun netwerk strategisch te activeren en zetten zakelijke relaties om in meetbare business. Dat doen we met een klein team van ervaren professionals, met een scherp oog voor detail, aandacht en oprechte gastvrijheid.

Achter elk succesvol project staat een team dat ervoor zorgt dat alles klopt. Daarom zoeken wij iemand die ervoor zorgt dat ook achter de schermen alles soepel verloopt.

MA - DI - DO - VRIJ - 24 tot 32 UUR - IN OVERLEG

Als Office & Operations Coördinator ben jij het organisatorische hart van The Event Company. Je bevindt je precies op het snijvlak van event operations, kantoororganisatie en sales. Op maandag werk je mee aan een offerte voor een potentiële opdrachtgever en zorg je dat de lunch voorraad weer is aangevuld. Op dinsdag bestel je materialen voor een event. Op donderdag regel je naamkaartjes voor een congres. En op vrijdag help je de founders met het voorbereiden van een belangrijke presentatie. Geen dag is hetzelfde.

Je vindt het leuk om zowel strategische als praktische zaken op te pakken en krijgt energie van een omgeving waarin altijd iets gebeurt. Soms werk je samen met het hele team, soms zit je een dag alleen op kantoor terwijl collega's onderweg zijn naar opdrachtgevers of evenementen. Jij bent degene die overzicht houdt, vooruitdenkt en dingen regelt voordat iemand erom hoeft te vragen.

Ondersteuning Founders

• Ondersteunen bij het opstellen en versturen van offertes.
• CRM-beheer (Pipedrive).
• Ondersteunen van de founders bij dagelijkse werkzaamheden.
• Voorbereiden van presentaties en documenten.
• Ondersteunen van event producers bij operationele werkzaamheden.
• Bestellingen plaatsen bij leveranciers.
• Bewaken van actielijsten en planningen.
• Administratieve ondersteuning rondom events.
• Zorgen dat ons kantoor een fijne plek blijft om te werken.
• Beheer van kantoorvoorraden, lunches en faciliteiten.
• Ontvangen van gasten en leveranciers.
• Coördineren van praktische zaken op kantoor.
• Zorgen dat collega's hun werk optimaal kunnen doen.
• Signaleren waar ondersteuning nodig is.
• Structuur behouden en aanbrengen in processen en administratie.
• Energie krijgt van regelen, organiseren en ontzorgen.
• Initiatief neemt en niet wacht tot iemand iets vraagt.
• Snel schakelt tussen verschillende werkzaamheden.
• Praktisch ingesteld is, maar ook nauwkeurig werkt.
• Het vanzelfsprekend vindt om de koelkast bij te vullen én een offerte foutloos op te maken.
• Goed functioneert in een klein en ondernemend team.
• Het prettig vindt om af en toe een dag alleen op kantoor te werken.
• Houdt van overzicht, structuur en gastvrijheid.
• Oog heeft voor detail en ziet wat anderen missen.
• Heb je 3-5 jaar relevante werkervaring.
• Spreek en schrijf je vloeiend Nederlands en Engels.
• Heb je affiniteit met evenementen, hospitality of projectmanagement.
• Werk je nauwkeurig en georganiseerd.
• Ben je sociaal, proactief en servicegericht.
• Een sleutelrol binnen een ambitieus en groeiend bedrijf.
• Veel verantwoordelijkheid en vrijheid.
• Een afwisselende functie waarin geen dag hetzelfde is.
• Een hecht team met korte lijnen.
• Ruimte om mee te groeien met het bedrijf.
• Marktconform salaris afhankelijk van ervaring.
• MacBook en iPhone.
• Regelmatig aanwezig zijn bij de mooiste zakelijke events van Nederland.

Wij zoeken geen traditionele office manager. Wij zoeken iemand die ervoor zorgt dat The Event Company draait. Iemand die ziet wat er moet gebeuren, initiatief neemt en energie krijgt van het ondersteunen van collega's, opdrachtgevers en events.

Kortom: de spin in het web. De duizendpoot. De backbone van ons bedrijf.