Executive Assistant

Omnicom Media Nederland; Amsterdam; On-site; EUR 45,000 - 65,000; Full time

Benefits offered by this job

Celebrate You Day

Gezonde lunches en snacks op kantoor

Thuiswerkdagen in overleg

Fietslease en reiskostenvergoeding

Learning & Development team

Job summary

Omnicom Media Nederland zoekt een georganiseerde Executive Assistant die het senior management ontzorgt. Je beheert complexe agenda’s, regelt internationale en nationale reizen, boekt vergaderruimtes en bewaakt deadlines zodat de business gefocust blijft en projecten soepel verlopen.

In samenwerking met het growth- en pitchteam ondersteun je bij new business pitches, zet je projecten op in Asana, communiceer je helder met designers voor presentaties en organiseer je events op externe locaties.

Qualifications

• Verwachte organisatorische vaardigheden en discretie in een snelle, dynamische omgeving.
• Ervaring met agenda- en reisplanning is vereist.
• Vloeiende Nederlands en Engels, mondeling en schriftelijk.
• Kennis van MS Office en projectmanagementtools zoals Asana is een plus.

Responsibilities

• Beheren van complexe agenda’s voor senior management.
• Regelen van reizen en hotelreserveringen.
• Boeken van vergaderruimtes en opvolgen van acties uit meetings.
• Ondersteunen van pitches en samenhang tussen pitchteam en designers.
• Organiseren van events en interne/externe bijeenkomsten.
• Contractbeheer voor investment team en partners.

Skills

Uitstekende organisatorische skills

Probleemoplossend vermogen

Discretie

Proactieve houding

Vloeiende Nederlandse communicatie

Goede Engels (mondeling & schriftelijk

Multi-tasking

MS Office-kennis

Asana-ervaring

Education

MBO-diploma of vergelijkbare werkervaring

Tools

MS Office

Asana

Job description

Bij Omnicom Media Nederland bouwen we dagelijks aan de groei van onze klanten én onze bureaus. Met toonaangevende labels zoals Initiative, OMD, PHD, UM en Yune combineren we data, technologie, creativiteit en media om echte businessimpact te realiseren. Marketing en communicatie spelen hierin een cruciale rol: ze versterken onze positie in de markt, genereren new business en bouwen aan thought leadership.

Over het team

Je wordt onderdeel van een spontaan en betrokken Facility & Support team, bestaande uit twee Executive Assistants, een Project Manager en een Facility Manager. Samen zorgen jullie ervoor dat alles achter de schermen soepel verloopt. Daarnaast is er ook een sterke connectie met ons growth team, waar je betrokken zult zijn bij onze new business pitches.

Je werkt dagelijks met tools zoals MS Office en de projectmanagementtool Asana om overzicht te houden in een omgeving die continu in beweging is. Omnicom Media Nederland is volop in ontwikkeling en breidt verder uit, wat veel kansen en mogelijkheden biedt voor groei en eigen initiatief.

Agenda-, declaratie- en prioriteitenbeheer

Je beheert complexe agenda’s voor een aantal personen van het senior management. Jij zorgt ervoor dat zij zich kunnen focussen op de business. Hebben ze prioriteiten? Dan weet jij wanneer ze dit af moeten hebben. Je schakelt veel met hen, hebt korte lijnen en zorgt ervoor dat zij niet worden afgeleid.

Reisorganisatie

Moet iemand naar het buitenland, of is er een hotel nodig? No problem! Jij bent het aanspreekpunt en helpt waar nodig.

Vergaderingen en opvolging

Je bewaakt acties en deadlines uit teammeetings en zorgt dat afspraken worden opgevolgd. Jij weet wat er speelt en houdt het overzicht.

Pitches en ondersteuning

Zonder New Business, geen groei! We hebben een dedicated pitchteam dat zich continu hiermee bezighoudt. Ter ondersteuning help jij met het opzetten van projecten in onze projecttool, je monitort dit en zorgt ervoor dat het loopt. Daarnaast help je met het boeken van vergaderruimtes, bestel je lekkere lunches en ben jij de schakel tussen het pitchteam en de designers voor de presentaties.

Vanuit de labels en de organisatie worden meerdere events georganiseerd, sommige voor klanten en sommige intern. Samen met andere teams zorg jij voor de organisatie. Denk hierbij ook aan evenementen op externe locaties.

Contractbeheer

Je biedt ondersteuning bij het opstellen van diverse contracten voor ons investment team en diverse partners.

Wie ben jij?

Je krijgt energie van organiseren en plannen. Je bent creatief in het bedenken van oplossingen en je houdt ervan als je mensen kunt ontzorgen. Ze maken je niet snel gek, en je houdt je hoofd koel in een snelle en dynamische omgeving.

Daarnaast ben je iemand die snel kan schakelen tussen verschillende projecten en deadlines, en daarbij de prioriteiten kan onderscheiden van de randzaken.

Verder breng je mee:

• Een positieve energie
• Een mbo-diploma of vergelijkbare werkervaring
• 1-2 jaar ervaring in een ondersteunende rol (ervaring op senior managementniveau is een pré)
• Uitstekende organisatorische vaardigheden en een sterk gevoel voor prioriteiten
• Discretie, zelfstandigheid en een proactieve, probleemoplossende houding
• Vloeiend in Nederlands en Engels, zowel mondeling als schriftelijk
• Goede kennis van MS Office; ervaring met een projectmanagementtool is een pré
• Fulltime beschikbaarheid (40 uur per week)

Wat bieden wij?

Een veelzijdige rol binnen een energieke en mensgerichte organisatie waar samenwerking, ontwikkeling en plezier centraal staan.

Je krijgt de ruimte om te groeien, initiatieven te nemen en echt impact te maken.

Daarnaast bieden wij:

• Celebrate You Day: een extra vrije dag om iets bijzonders te vieren
• Gezonde lunches en snacks op kantoor, één keer per week gratis lunch (op vrijdag)
• Referral bonusregeling voor het aandragen van nieuwe collega’s
• Thuiswerkdagen in overleg met het team
• Fietslease en reiskostenvergoeding voor een duurzame en prettige manier van reizen
• Een Learning & Development team dat je helpt groeien
• Gezellige collega’s, sportactiviteiten, feestjes, pubquizzen, borrels, een kerst- en zomerfeest en meer!
• Exclusieve kortingen: geniet het hele jaar door van geweldige deals op mode, elektronica en vrijetijdsactiviteiten