People & Office Coordinator

KnappeKoppen.work; Oostzaan; On-site; EUR 28,000 - 36,000; Part time

Benefits offered by this job

Pensioenregeling

Reiskostenvergoeding

Internetvergoeding

MacBook

Lunch op kantoor

supplementen op kantoor

Job summary

KnappeKoppen.work in Oostzaan zoekt een People & Office Coordinator die HR, recruitment, office management en dagelijkse ondersteuning strak organiseert. Je krijgt verantwoordelijkheid over procedures, onboarding en personeelsadministratie, en ondersteunt het MT.

Met minimaal 2 jaar ervaring in HR/people operations, ken je Nederlandse arbeidsvoorwaarden en loonadministratie. Je werkt hands-on, met AI-tools zoals Claude Code, Gemini en ChatGPT, en zorgt voor een vlekkeloze kantoororganisatie

Qualifications

• Minimaal 2 jaar ervaring binnen HR, people operations, executive support, office management of een vergelijkbare organisatorische functie.
• Kennis van Nederlandse arbeidsvoorwaarden en personeelsadministratie.
• Extreem gestructureerd; regelt zaken voordat iemand erom vraagt.
• Administratief sterk; zorgt dat uren, verlof en loonmutaties kloppen.
• Discrete en integer handelen met vertrouwelijke informatie.
• Hands-on en zelfstandig; pakt werkzaamheden proactief op.
• Graag AI gebruiken om processen slimmer en efficiënter te maken.
• Sterke communicatie met kandidaten en het MT/kernteam.
• Woonachtig in of nabij Amsterdam of bereid naar Oostzaan te reizen.

Responsibilities

• Recruitment en contracten opstellen en plannen van gesprekken.
• Onboarding en offboarding organiseren, inclusief onboardingflow in Hooray.
• Loonadministratie en verlof bijhouden; loonmutaties doorgeven.
• Kantoororganisatie en leveranciers aansturen; reis- en afspraakplanning.
• Ondersteunen van het MT en collega's bij praktische vragen.
• Agendabeheer en voorbereiding van MT-vergaderingen en notulen.
• Optimaliseren van processen met AI en het onderhoud van het personeelshandboek.

Skills

Structuur

Administratie

Discretie

Hands-on

AI-gericht

Communicatie

Teamwork

Tools

Hooray HR

Claude Code

Gemini

ChatGPT

Job description

People & Office Coordinator Oostzaan (24-32 uur) gezocht om HR, recruitment, office management en dagelijkse ondersteuning strak te organiseren.

Wij zijn een snelgroeiend e-commercebedrijf in Oostzaan, net boven Amsterdam. Wij verkopen meer dan 50 supplementenmerken via 15 eigen webshops en zijn actief in 21 landen. Dagelijks versturen wij meer dan 2.000 pakketten en groeien wij al meerdere jaren op rij met bijna 100% per jaar.

Dit jaar lanceren wij ons eigen supplementenmerk. Wij zijn hard op weg naar een omzet van 100 miljoen euro en hebben de ambitie om wereldwijd de one-stop-shop voor voedingssupplementen te worden.

Wij werken met een team van 20 jonge professionals met een gemiddelde leeftijd van 25 jaar. AI vormt een belangrijk onderdeel van onze manier van werken. Bij ieder proces kijken wij hoe we het met AI slimmer, sneller en beter kunnen aanpakken. Onze beslissingen baseren wij op data en niet op onderbuikgevoel.

Wij zoeken een People & Office Coordinator die ervoor zorgt dat ons team zich volledig kan richten op het eigen werk. Alles wat georganiseerd, geregeld of opgevolgd moet worden, komt bij jou terecht.

Wij groeien hard en nemen dit jaar meerdere nieuwe collega's aan. De basis staat al: wij hebben een uitgewerkt loongebouw, een personeelshandboek en Hooray als HR-systeem. Op dit moment loopt veel van de dagelijkse organisatie nog via de founder. Jij neemt dit over en zorgt ervoor dat de processen zelfstandig en gestructureerd verlopen.

De functie bestaat uit twee onderdelen. Aan de ene kant ben je verantwoordelijk voor de volledige people-kant: van recruitment en contracten tot onboarding, offboarding en personeelsadministratie. Ook het kantoor valt onder jouw verantwoordelijkheid.

Aan de andere kant ondersteun je het MT en collega's met praktische zaken die hen van hun eigenlijke werk kunnen afhouden. Denk aan het boeken van een reis, contact met een leverancier, het voorbereiden van documenten of het uitzoeken van een vraag.

Wij willen dat iedereen zich kan bezighouden met waar hij of zij goed in is. Jij zorgt ervoor dat de rest goed geregeld wordt.

Dit is een hands-on functie met veel verantwoordelijkheid en afwisseling. Je krijgt de ruimte om processen in te richten zoals jij denkt dat ze moeten werken en gebruikt AI om werkzaamheden zo efficiënt mogelijk te organiseren. Geen dag is hetzelfde en geen taak is te klein.

People en recruitment

• Vacatures schrijven en publiceren
• Kandidaten voor de eerste keer screenen en gesprekken inplannen
• De founder en het MT voorbereiden op sollicitatiegesprekken
• Contractvoorstellen opstellen en versturen
• Onboarding en offboarding organiseren, inclusief de volledige onboardingflow in Hooray
• Nieuwe collega's begeleiden tijdens hun eerste weken
• Hooray beheren en actueel houden
• Verlof, verzuim, gewerkte uren en vakantiedagen bijhouden
• Reiskosten en loonwijzigingen doorgeven en verwerken
• Zorgen dat loonstroken correct en op tijd worden verwerkt
• Het loongebouw en personeelshandboek beheren en actueel houden met ondersteuning van AI
• Eerste aanspreekpunt zijn voor praktische vragen van collega's, bijvoorbeeld over een nieuwe headset of verlofaanvraag
• Contact onderhouden met onze arbeidsrechtadvocaat wanneer dat nodig is
• Support voor de founder, MT en het team
• De agenda van de founder beheren en bewaken
• Vergaderingen voorbereiden, inclusief agenda's, stukken, notulen en opvolging van actiepunten
• Reizen, events en afspraken regelen voor het MT en collega's
• Documenten, presentaties en overzichten voorbereiden
• Uitzoekwerk en losse taken oppakken die collega's van hun eigen werkzaamheden afhouden
• Leveranciers en externe partijen aansturen wanneer dat nodig is
• Ervoor zorgen dat het kantoor goed georganiseerd is, waaronder leveranciers, lunch, boodschappen, werkplekken en hardware
• Vaste kantoortaken coördineren en bewaken, zodat deze niet bij individuele collega's blijven liggen
• Teamactiviteiten, uitjes en borrels organiseren

Wat verwachten we van jou?

Wij zoeken iemand met minimaal 2 jaar ervaring binnen HR, people operations, executive support, office management of een vergelijkbare organisatorische functie. Daarnaast:

• Je hebt kennis van Nederlandse arbeidsvoorwaarden en personeelsadministratie
• Je bent extreem gestructureerd, vergeet niets en regelt zaken voordat iemand erom hoeft te vragen
• Je bent administratief sterk en zorgt dat cijfers, uren, verlof en loonmutaties kloppen
• Je bent discreet en integer en kunt zorgvuldig omgaan met vertrouwelijke informatie
• Je bent hands-on en zelfstandig en pakt werkzaamheden op zonder dat iemand je daar steeds op hoeft te wijzen
• Je gebruikt AI actief om processen slimmer en efficiënter in te richten
• Je communiceert sterk en schakelt gemakkelijk met zowel kandidaten als de founder
• Je houdt van afwisseling en kunt zonder moeite schakelen tussen bijvoorbeeld een contract, een boodschappenlijst en de voorbereiding van een MT-overleg
• Je past bij onze manier van werken: AI-first, snel schakelen en verantwoordelijkheid nemen voor wat je doet
• Je woont in de omgeving van Amsterdam of bent bereid naar Oostzaan te reizen

Wat bieden we jou?

Wij bieden:

• Een pensioenregeling
• Een reiskostenvergoeding
• Een internetvergoeding
• 24 tot 32 uur per week, verdeeld over 3 tot 4 dagen en in overleg
• 23 vakantiedagen bij een fulltime dienstverband, naar rato bij parttime werken
• Een MacBook, Herman Miller-bureaustoel en hoogwaardige LG-monitor
• Werken met moderne AI-tools zoals Claude Code, Gemini en ChatGPT
• Iedere dag een verzorgde lunch die door ons wordt betaald
• Gratis proteïnerepen, eiwitshakes, electrolytes en andere supplementen op kantoor
• Onbeperkt blikjes uit de koelkast, waaronder Cola, Fanta, Spa Rood en Ice Tea
• Alle supplementen tegen kostprijs voor jezelf, familie en vrienden
• Flexibele werktijden, waarbij je tussen 08:00 en 10:00 uur kunt starten
• Een werkomgeving zonder onnodige hiërarchie of omwegen, waarin wij snel schakelen, ondernemen, zelf beslissingen nemen en eigenaarschap pakken
• Een energiek team van jonge, gedreven mannen en vrouwen
• Slippers met je naam erop; deze dragen wij op kantoor
• Regelmatige teamactiviteiten, sportactiviteiten zoals padel en borrels

Wij zoeken iemand die structuur brengt, vooruitdenkt en ervoor zorgt dat alles rondom people, office en dagelijkse ondersteuning goed geregeld is. Je krijgt veel verantwoordelijkheid en de ruimte om processen zelf slimmer en efficiënter in te richten.