Office & Operations Manager

KnappeKoppen.work; Amsterdam; On-site; EUR 50,000 - 56,000; Full time

Benefits offered by this job

Salarisindicatie 4500-5000 EUR bruto p

Job summary

KnappeKoppen.work in Amsterdam zoekt een Office & Operations Manager om structuur te brengen in een groeiende recruitmentorganisatie en te werken aan HR, Finance, Marketing en Operations.

Je bent verantwoordelijk voor het organiseren van processen, onboarding, contractbeheer en facturatie, en werkt nauw samen met een enthousiast team om de groei van de startup mogelijk te maken.

Qualifications

• Minimaal HBO werk- en denkniveau.
• Minimaal 3 jaar ervaring in office management/operations.
• Ervaring met meerdere systemen.
• Structuur- en overzichtsgericht.
• Initiatiefrijke en enthousiaste werkhouding.
• Teamspeler met goed kunnen schakelen tussen werkzaamheden.
• Beheersing van Nederlands en Engels.
• Affiniteit met jonge salesorganisatie.

Responsibilities

• Structuur aanbrengen in groei en informatie beheren.
• Initiatief nemen voor procesverbeteringen.
• Overzicht bewaren tijdens drukke momenten en prioriteiten vertalen.
• Ondersteuning bij uiteenlopende projecten en systemen.
• Onboarding van nieuwe collega's en contracten opstellen.
• Bijdragen aan interne trainingen.
• Bijhouden van vakantie en ziekteadministratie.
• Ondersteuning corporate recruitment van sales consultants.
• Beheer van debiteuren en openstaande posten.
• Contracten opstellen voor vaste en interimposities.
• Administratie rondom interim- en detacheringswerk.
• Berekenen van bonussen en verlengingen.
• Website actueel houden en SEO-projecten coördineren.
• Vacatures publiceren en LinkedIn-pagina bijhouden.
• Onderhouden van socialmediakanalen (LinkedIn, Instagram).
• Kwartaal- en jaarpresentaties verzorgen.
• Attenties organiseren voor klanten en collega's.
• Inkoop van kantoorartikelen en boodschappen.
• Contact met facilitaire afdeling en kantooronderhoud.
• Zorgen voor een prettige en goed georganiseerde werkomgeving.

Skills

Structuur aanbrengen

Projectplanning

Klantgericht werken

Nederlandse taal

Engelse taal

Samenwerken in team

Education

HBO werk- en denkniveau

Tools

Exact ERP

Job description

Office & Operations Manager Amsterdam gezocht: breng structuur in een groeiende recruitmentorganisatie en werk mee aan HR, Finance, Marketing en Operations.

Wij zijn een jonge, snelgroeiende recruitmentorganisatie die gespecialiseerd is in de financiële sector. Vanuit ons kantoor in Amsterdam werven en selecteren wij dagelijks kandidaten voor klanten in heel Nederland en soms daarbuiten.

Wij begeleiden het volledige recruitmentproces: van het binnenhalen van opdrachten en het zoeken en selecteren van kandidaten tot het begeleiden van sollicitatieprocedures, coachen van kandidaten en onderhandelen over arbeidsvoorwaarden.

Voor ons kleine en hechte team zijn wij op zoek naar een Office & Operations Manager.

Ben jij iemand die graag de handen uit de mouwen steekt, structuur creëert wanneer het druk en chaotisch wordt en energie krijgt van samenwerken met een gezellig team? Vind je het interessant om bezig te zijn met uiteenlopende onderwerpen zoals HR, Marketing, Inkoop en Finance? En wil je een belangrijke bijdrage leveren aan de groei van een ambitieuze startup?

Dan maken wij graag kennis met jou.

Als Office & Operations Manager zorgen wij ervoor dat onze organisatie soepel draait. Jij brengt structuur aan, bewaakt processen, zorgt dat systemen goed functioneren en helpt collega’s om hun werk optimaal te doen.

Je beweegt je dagelijks tussen HR, Finance, Marketing, Facilities en verschillende interne projecten. Daarmee speel je een belangrijke rol in het organiseren van onze groei en het voorbereiden van onze organisatie op de volgende fase.

Wat verwachten we van jou?

Wij zoeken iemand met:

• Minimaal HBO werk- en denkniveau
• Minimaal 3 jaar werkervaring binnen office management en/of operations
• Ervaring met het werken met verschillende systemen
• Een sterke behoefte aan structuur en overzicht en de motivatie om chaos actief aan te pakken
• Een initiatiefrijke en enthousiaste werkhouding
• Het vermogen om goed samen te werken binnen een team
• De vaardigheid om prioriteiten te stellen en snel tussen verschillende werkzaamheden te schakelen
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal
• Affiniteit met een jonge salesorganisatie

Taken en verantwoordelijkheden

• Wij verwachten dat je structuur aanbrengt in onze groei. Je richt processen logisch in en zorgt ervoor dat iedereen weet waar informatie te vinden is, ook op de shared drive.
• Je ziet waar processen efficiënter kunnen en neemt zelfstandig het initiatief om verbeteringen door te voeren.
• Je bewaart het overzicht tijdens drukke momenten en vertaalt een veelheid aan werkzaamheden naar heldere prioriteiten.
• Je ondersteunt bij uiteenlopende projecten, bijvoorbeeld bij de implementatie van een nieuw systeem of het verbeteren van onze interne werkwijze.
• Je speelt een belangrijke rol in de onboarding van nieuwe collega’s. Je vraagt de benodigde gegevens op en verwerkt deze, stelt het aanbod en contract op, zorgt dat de werkplek klaarstaat en regelt een attentie voor de eerste werkdag.
• Wij betrekken je bij het opleidingstraject van nieuwe medewerkers. Als je dit interessant vindt, kun je ook bijdragen aan het ontwikkelen van interne trainingen.
• Je houdt vakantie- en ziektedagen bij en zorgt ervoor dat de administratie hiervan correct blijft.
• Je ondersteunt bij de corporate recruitment van onze sales consultants.
• Je houdt onze incentiveprogramma’s actueel en overzichtelijk.
• Je beheert de agenda’s van het team en zorgt voor een goede planning.
• Je houdt verjaardagen in de gaten en zorgt ervoor dat behaalde successen worden gevierd.
• Je bewaakt onze debiteuren en onderneemt actief actie bij openstaande posten.
• Je stelt contracten op voor zowel vaste plaatsingen als interimopdrachten.
• Je beheert het volledige proces rondom tijdelijke interimplaatsingen. Je verwerkt gegevens in Exact, stelt contracten op voor klanten en kandidaten, verwerkt maandelijks de gewerkte uren en zorgt voor een correcte facturatie.
• Je berekent bonussen en stelt waar nodig verlengingen op.
• Je houdt onze website actueel en coördineert projecten, bijvoorbeeld een overstap naar een nieuw webbureau of een SEO-traject.
• Je publiceert vacatures en zorgt ervoor dat onze LinkedIn-pagina actief en professioneel blijft.
• Je helpt bij het opzetten en onderhouden van onze socialmediakanalen, waaronder LinkedIn en Instagram.
• Je maakt kwartaal- en jaarpresentaties en zorgt ervoor dat cijfers en behaalde resultaten duidelijk en aantrekkelijk worden gepresenteerd.
• Je regelt attenties voor klanten en collega’s en organiseert activiteiten zoals borrels, trips en etentjes.
• Je verzorgt de inkoop van kantoorartikelen en boodschappen. Dankzij jou zijn koffie, snacks en printerpapier altijd beschikbaar.
• Je onderhoudt contact met de facilitaire afdeling van het kantoorgebouw. Zaken zoals sleutels, bureaus en stoelen pak jij op.
• Je zorgt ervoor dat het kantoor een prettige en goed georganiseerde werkomgeving blijft waar iedereen graag werkt.

Wat bieden we jou?

• Salarisindicatie: €4500 - €5000 op basis van 40 uur per week
• Een afwisselende functie met werkzaamheden binnen Operations, HR, Finance, Marketing en Facilities
• Veel verantwoordelijkheid en ruimte om zelfstandig zaken op te pakken
• Een belangrijke rol binnen een groeiende organisatie
• Een betrokken en hecht team
• Een werkomgeving waarin jouw ideeën en initiatieven worden gewaardeerd
• Ruimte om mee te denken over processen, systemen en de verdere groei van de organisatie