Office manager (tijdelijk)

Werken voor Cultuur; Amsterdam; On-site; EUR 33,000 - 41,000; Full time

Benefits offered by this job

Telefoon- en internetvergoeding

Vakantietoeslag 8%

Eindejaarsuitkering 8,33 %

Opleidingsbudget

OV reiskostenvergoeding

Job summary

Boekmanstichting is op zoek naar een Office Manager die structuur brengt en facilitair beheer regelt voor een klein, koppig team in Amsterdam. Je bent het eerste aanspreekpunt voor bezoekers en partners en onderhoudt de gezamenlijke agenda.

Daarnaast ondersteun je collega’s met planningen, beheer van de directeur-bestuurder agenda en mailboxen, en draag je bij aan de administratie van het tijdschrift Boekman.

Qualifications

• Ervaring met kantoor- of facilitair beheer is gewenst.
• Kennis van agenda- en mailbeheer is vereist.
• Klants- en netwerkgerichte instelling.

Responsibilities

• Eerste aanspreekpunt voor bezoekers en samenwerkingspartners.
• Beheren van gezamenlijke agenda en aanspreekpunt voor vergaderingen.
• Coördineren en inplannen van grotere overleggen voor de organisatie.
• Beheren van de directeur-bestuurder's agenda en secretariaatsmail.
• Uitvoeren van administratieve taken voor het tijdschrift Boekman.
• Verantwoordelijk voor facilitair beheer en contact met leveranciers.

Skills

Kantoororganisatie

Agenda beheer

Communicatieve vaardigheden

Job description

Breng structuur, regel facilitaire zaken en ontzorg collega’s binnen dit culturele kenniscentrum.

De Boekmanstichting is het kenniscentrum voor kunst, cultuur en beleid in Nederland. Met een enthousiast team van ca. 20 collega’s werken we dagelijks aan het verbreden en vergroten van kennis over de culturele en creatieve sector. We dragen bij aan een goed geïnformeerd cultuurdebat en een sterke kennisbasis voor het cultuurbeleid. Wij doen onderzoek naar ontwikkelingen binnen de culturele en creatieve sector, geven een tijdschrift uit, organiseren publieksactiviteiten en delen kennis via Cultuurmonitor.nl en onze kennisbank.

Als office manager ben je de spin in het web voor onze organisatie. Zo ben je eerste aanspreekpunt -telefonisch en persoonlijk – voor onze bezoekers en samenwerkingspartners. Je informeert of verbindt hen aan de juiste collega’s. Je onderhoudt de gezamenlijke agenda, helpt collega’s met het inplannen van grotere overleggen, beheert de agenda van de directeur-bestuurder en je houdt de mail van het secretariaat bij. Je verricht ook een aantal administratieve taken, onder meer voor het tijdschrift Boekman. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor het facilitair beheer van kantoor. Je signaleert en coördineert facilitaire zaken, houdt de kantooromgeving en dagelijkse voorzieningen op orde en onderhoudt waar nodig contact met leveranciers en externe partijen.

Wie zoeken wij?

Wij zoeken iemand die er plezier in heeft collega’s te ondersteunen in hun werk. Je hebt affiniteit met de culturele en creatieve sector en bent graag een klankbord voor bezoekers en ons netwerk. Je hoeft geen jarenlange ervaring te hebben maar hebt wel drive om je in te zetten voor onze organisatie. Fijn als je oplossingsgericht denkt, houdt van aanpakken en met creatieve oplossingen komt waar nodig. Wij zijn een kleine organisatie en werken samen als team, waarbij we iedereen uitnodigen om mee te denken en te draaien in de ontwikkeling van de organisatie.

Wat bieden wij?

• Een afwisselende functie in een kleine, informele culturele organisatie in hartje Amsterdam;
• Een tijdelijk contract voor de periode van 1 december 2026 (of eerder) tot 1 juli 2027;
• Een aantrekkelijke en dynamische werkplek met veel eigen verantwoordelijkheid;
• Salariëring geschiedt volgens de salarisschalen van de Boekmanstichting, en is mede afhankelijk van aantoonbare vaardigheden en ervaring. Deze functie is ingeschaald op Schaal 6 van de CAO Onderzoeksinstellingen (€2.988 - €3.713 op basis van 1 fte);
• Telefoon- en internetvergoeding voor thuiswerken;
• Vakantietoeslag (8%) en eindejaarsuitkering (8,33 %);
• Opleidingsbudget en ruimte voor ontwikkelingsmogelijkheden;
• OV reiskostenvergoeding vanaf 10 km reisafstand;
• De mogelijkheid de voor jou belangrijke feestdagen te ruilen voor een wettelijk vastgelegde dag;

Als organisatie zijn wij op zoek naar meerstemmigheid in ons team. Voldoe je niet aan alle criteria, maar ben je ervan overtuigd dat deze functie bij jou past? Schroom dan niet contact op te nemen.

Voor vragen kan je contact opnemen met de contactpersoon van De Boekmanstichting: