Bestuurssecretaris & Hoofd Front Office (m/v/x) bij CultuurSchakel

Banenbingo; Den Haag; Hybrid; EUR 40,000 - 59,000; Full time

Benefits offered by this job

Jaarlijks ontwikkelbudget €252

Pensioenregeling via PFZW

31 vakantiedagen inclusief feestdagen

8% vakantietoeslag

Eindejaarsuitkering 5%

Werkplek in Den Haag, deels vanuithome

Job summary

Banenbingo zoekt een bestuurssecretaris die als spil opereert tussen directeur-bestuurder, management en de Raad van Toezicht. Je bereidt MT- en RvT-vergaderingen voor en bewaakt besluitopvolging, terwijl je ook leiding geeft aan een klein secretariaats-team en toezicht houdt op governance en compliance.

Je werkt nauw samen met de afdeling Staf/Front Office en Bedrijfsvoering, en participeert in overlegorganen zoals DEPO.

Qualifications

• HBO werk- en denkniveau vereist met ervaring op directie- of bestuursniveau.
• Ervaring met procescoördinatie, agendabeheer en beleidsvoorbereiding.
• Vaardig met MS Office, vergadersystemen en documentbeheer.
• Bij voorkeur binding met Den Haag en affiniteit met cultuursector.

Responsibilities

• Voorbereiden van MT- en RvT-vergaderingen.
• Opstellen van de jaaragenda en bewaken van besluitopvolging.
• Afstemming met de Ondernemingsraad.

Skills

Bestuursniveau

Procescoördinatie

Agendabeheer

Beleidsvoorbereiding

MS Office

Vergadersystemen

Documentbeheer

Den Haag-binding

Affiniteit cultuursector

Education

HBO werk- en denkniveau

Tools

MS Office

Vergadersystemen

Documentbeheer

Job description

Ben jij de stille kracht achter de bestuurder die het overzicht bewaart, processen in goede banen leidt en tegelijkertijd een klein team aanstuurt? Houd jij van werken op het snijvlak van bestuur, beleid en organisatie? Dan maken wij graag kennis met je.

Als bestuurssecretaris ben jij de spil tussen de directeur-bestuurder, het management en de Raad van Toezicht. Je bereidt vergaderingen voor, bewaakt processen en zorgt dat de Front Office soepel draait. Daarnaast geef je leiding aan een klein team en ben je het eerste aanspreekpunt op het gebied van governance, compliance en stakeholder management.

Je valt rechtstreeks onder de directeur-bestuurder en werkt binnen de afdeling Staf, team Front Office/Secretariaat. Je geeft hiërarchisch leiding aan een klein secretariaatsteam en werkt nauw samen met de afdeling Bedrijfsvoering (Finance, ICT, HR). Bij MT- en RvT-vergaderingen ben je aanwezig in een faciliterende, adviserende en procesbegeleidende rol.

Wat doe je?

Je ondersteunt de directeur-bestuurder op alle fronten:

• Voorbereiden van MT- en RvT-vergaderingen
• Opstellen van de jaaragenda en bewaken van besluitopvolging
• Afstemming met de Ondernemingsraad

Je adviseert en bewaakt de organisatie op inhoud en compliance:

• Subsidieaanvragen en het certificeringskader cultuureducatie
• Redactie op beleidsstukken en jaarverslagen
• Archivering en correspondentie

Als hoofd Front Office geef je leiding aan je team, voer je het personeelsbeleid uit en bewaak je het secretariaatsbudget. Je bent ook het aanspreekpunt voor interne en externe overlegorganen zoals DEPO.

Je werkt precies, bewaakt deadlines en behoudt het overzicht ook als het druk is. Je communiceert helder — zowel mondeling als schriftelijk — en weet je moeiteloos te bewegen tussen bestuurlijk niveau en de dagelijkse praktijk. Je bent organisatiesensitief, integer en weet wanneer je moet schakelen.

Verder heb je:

• Minimaal hbo werk- en denkniveau, met ervaring op directie- of bestuursniveau
• Ervaring met procescoördinatie, agendabeheer en beleidsvoorbereiding
• Vaardig met MS Office, vergadersystemen en documentbeheer
• Bij voorkeur kennis van of binding met Den Haag en affiniteit met de cultuursector

Wat bieden wij?

Je werkt in een betrokken organisatie met veel ruimte voor samenwerking en ontwikkeling.

• Een jaarcontract voor 32–36 uur per week, met de mogelijkheid flexibel te werken via een normjaarurensystematiek
• Salaris volgens cao Kunsteducatie, schaal 10 (€3.559 – €5.281 op basis van 36 uur)
• 8% vakantietoeslag en 5% eindejaarsuitkering
• 31 vakantiedagen inclusief feestdagen bij een fulltime dienstverband
• Pensioenregeling via PFZW
• Jaarlijks persoonlijk ontwikkelbudget van €252
• Een werkplek in het centrum van Den Haag, met de mogelijkheid om gedeeltelijk vanuit huis te werken

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.