Teamleider Bedrijfsbureau bij Museum Boijmans Van Beuningen

Banenbingo; Rotterdam; Hybrid; EUR 36.000 - 46.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Salaris volgens museum cao

8% vakantietoeslag

Pensioenopbouw ABP

Personeelskorting horeca/museumwinkel

Bedrijfsyoga en GoodHabitz

Zusammenfassung

Museum Boijmans Van Beuningen zoekt een Teamleider Bedrijfsbureau die verantwoordelijk is voor aansturing en doorontwikkeling van het bedrijfsbureau. Je leidt een team van drie medewerkers en borgt planning, prioritering en voortgang van werkzaamheden.

Je analyseert bestaande werkprocessen, legt werkwijzen vast en zorgt voor consistente toepassing binnen het team. Je onderzoekt inzet van digitale middelen, waaronder AI, en vertaalt dit naar concrete toepassingen binnen het bedrijfsbureau.

Qualifikationen

• Afgeronde HBO-opleiding vereist.
• Ervaring in soortgelijke functies is gewenst.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal.
• Goede beheersing van de Engelse taal.
• Ervaring met digitale systemen voor documentbeheer (CRM/DMS).
• Vertrouwelijke informatie beheren is vereist.

Aufgaben

• Leidinggeven aan het bedrijfsbureau (3 medewerkers) en verdelen van werkzaamheden.
• Beheren van planning, prioritering en voortgang van werkzaamheden.
• Analyseren en herinrichten van werkprocessen en werkwijzen.
• Zorgen voor kwalitatieve uitvoering en procesborging.
• Voeren van periodieke voortgangs- en ontwikkelingsgesprekken.
• Verkennen en toepassen van digitale middelen, inclusief AI, binnen het bedrijfsbureau.
• Ondersteunen van de directie: agenda’s/Correspondentie, dienstreizen en vergaderingen.
• Voorbereiden van directie- en bestuurlijke overleggen en toezicht op acties.

Kenntnisse

Leiding geven

Procesmanagement

Analysevaardigheden

CRM/DMS ervaring

Discretie/vertrouwelijke informatie

Agenda- en documentenbeheer

Vergaderorganisatie

Kennis van AI-toepassingen

Ausbildung

HBO-opleiding

Tools

CRM

DMS

Jobbeschreibung

Museum Boijmans Van Beuningen zoekt een Teamleider Bedrijfsbureau die verantwoordelijk is voor de aansturing en doorontwikkeling van het bedrijfsbureau.

Het bedrijfsbureau ondersteunt de organisatie op administratief, secretarieel en facilitair gebied en vormt daarmee een vaste schakel in de dagelijkse bedrijfsvoering.

De komende periode ligt de nadruk op het verder professionaliseren van het bedrijfsbureau. Dit betekent dat werkprocessen worden geanalyseerd, beschreven en geoptimaliseerd. Rollen en verantwoordelijkheden worden eenduidig vastgelegd. Ook wordt gewerkt aan een consistente werkwijze en een betere afstemming met andere afdelingen van de organisatie.

Het bedrijfsbureau verzorgt organisatiebrede ondersteuning, waaronder:

• Postverwerking en archiefbeheer
• Beheer van digitale en schriftelijke correspondentie
• Agendabeheer van de directie
• Verslaglegging van structurele overleggen
• Beheer van CRM en toekomstig DMS
• Inkoop van kantoorartikelen
• Ondersteuning van de receptie en ontvangst van bezoekers

Het team bestaat uit drie medewerkers. Je hebt een meewerkende rol en bent verantwoordelijk voor de verdeling en uitvoering van werkzaamheden. Medewerkers vervangen elkaar bij afwezigheid. Je rapporteert aan het Hoofd Bedrijfsvoering.

Je geeft leiding aan het bedrijfsbureau en bent verantwoordelijk voor de planning, prioritering en voortgang van werkzaamheden. Je zorgt voor overzicht en borgt de continuïteit van de ondersteuning.

Je analyseert bestaande werkprocessen en richt deze opnieuw in waar nodig. Je legt werkwijzen vast en zorgt voor een consistente toepassing binnen het team. Je bewaakt de kwaliteit van de uitvoering en stuurt bij op inhoud en proces.

Je voert periodieke gesprekken met medewerkers over voortgang en ontwikkeling en zorgt voor een heldere taakverdeling.

Je onderzoekt de inzet van digitale middelen, waaronder AI, en vertaalt dit naar concrete toepassingen binnen het bedrijfsbureau.

Daarnaast ondersteun je de directie door:

• Beheer van agenda's en correspondentie
• Organisatie van dienstreizen
• Voorbereiding van vergaderingen

Je ondersteunt de bestuurssecretaris bij de voorbereiding van directie- en bestuurlijke overleggen. Je bewaakt actiepunten en volgt besluitvorming systematisch op.

Wat breng je mee?

• Afgeronde hbo-opleiding
• Ervaring in soort gelijke functies
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en schrift
• Goede beheersing van de Engelse taal in woord en schrift
• Ervaring met digitale systemen voor documentbeheer, zoals een CRM of DMS
• Ervaring met het beheren van vertrouwelijke informatie

Wat bieden wij?

• Een functie in een inspirerende museumomgeving van internationale kwaliteit
• De kans om een team verder te professionaliseren en toekomstgericht in te richten
• Salaris volgens de museum cao. Het salaris ligt tussen € 3220 en € 4089 bruto per maand op basis van 36 uur
• 8 procent vakantietoeslag27 vakantiedagen bij een fulltime dienstverband
• Pensioenopbouw bij het ABP
• Daarnaast kun je gebruikmaken van personeelskorting in de horeca en de museumwinkel. Je kunt deelnemen aan bedrijfsyoga op het dak van het depot en gebruikmaken van het e- learning platform GoodHabitz.

Museum Boijmans Van Beuningen staat voor gelijkwaardigheid en diversiteit. We willen een museum zijn waar iedereen welkom is en zichzelf kan zijn. We werken volgens de Code Culturele Diversiteit. Bij gelijke geschiktheid gaat de voorkeur uit naar een kandidaat die bijdraagt aan de diversiteit binnen onze organisatie.

Meer informatie

Voor meer informatie over de functie kun je contact opnemen met Justus Brouwers (hoofd bedrijfsvoering) [e-mail]