Office Manager/ Personal Assistant

Tameling Vastgoed BV; Katwijk; On-site; EUR 33,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

Kantoor in Katwijk

Ontwikkelingskansen

Veel vrijheid

Job summary

Tameling Vastgoed is op zoek naar een Office Manager / Personal Assistant die structuur brengt in de dagelijkse organisatie. Je werkt nauw samen met de eigenaar en bent diens rechterhand met focus op kantoor en organisatie.

Je beheert agenda, telefoon en mail, maakt dossiers, werkt met Kolibri en het ticketsysteem en verwerkt facturen. De rol biedt 24–32 uur per week met flexibiliteit en ruimte om jezelf te ontwikkelen.

Qualifications

• Ervaring als Office Manager of Personal Assistant is vereist/pré.
• Affiniteit met vastgoed is een pluspunt.
• Inzicht in planning en documentbeheer is gewenst.

Responsibilities

• Beheren van agenda en afspraken; eerste aanspreekpunt op kantoor.
• Behandelen telefoon en mail; praktische kantoorzaken oppakken.
• Opstellen en verwerken van dossiers, documenten en facturen.
• Coördineren van onderhoudsmeldingen en contact met huurders/eigenaren/leveranciers.

Skills

Proactief

Plannen en organiseren

Communicatief

Verantwoordelijk

Tools

Kolibri

Ticketsysteem

Kantoorsoftware

Job description

Flexibel te verdelen over 3 tot 5 dagen

Tameling Vastgoed | Katwijk

Jij houdt het overzicht. Ook als er tien dingen tegelijk gebeuren.

Een afspraak die nog ingepland moet worden. Een dossier waarin iets ontbreekt. Een onderhoudsmelding die opgevolgd moet worden. En ondertussen zie jij dat een werkwijze eigenlijk een stuk slimmer kan.

Waar anderen vooral veel losse dingen zien, houd jij zicht op het geheel.

Voor Tameling Vastgoed zoeken we een Office Manager / Personal Assistant die structuur brengt in de dagelijkse organisatie. Iemand die vooruitdenkt, zaken oppakt en ervoor zorgt dat afspraken en acties niet blijven liggen.

Je werkt nauw samen met de eigenaar en wordt een belangrijke rechterhand binnen het bedrijf. Hoewel je hem ondersteunt in de dagelijkse organisatie, ligt het zwaartepunt van jouw functie bij office en organisatie.

Niet simpelweg uitvoeren wat je wordt gevraagd, maar zelf zien wat nodig is en daarop handelen.

Een bedrijf in beweging

Tameling Vastgoed is een klein en ondernemend vastgoedbedrijf in Katwijk. We begeleiden klanten bij verhuur, vastgoedbeheer en verkoop.

De afgelopen jaren zijn we gegroeid. In klanten, in dienstverlening én als organisatie. En er gebeurt nog steeds veel.

Daarom zoeken we iemand die zorgt dat de dagelijkse organisatie goed loopt en tegelijkertijd met ons meedenkt over hoe we dingen aanpakken.

Want misschien kan iets slimmer, makkelijker of duidelijker. Heb je kennis van AI? Dan vinden we dat juist fijn!

Jouw rol is breed, de nadruk ligt op de dagelijkse organisatie van het kantoor. Je zorgt dat zaken goed geregeld zijn en bent daarnaast de rechterhand van de eigenaar.

Jij houdt het kantoor op koers

Je beheert agenda's en afspraken, bewaakt actiepunten en deadlines en zorgt dat informatie op de juiste plek terechtkomt. Je bent een eerste aanspreekpunt op kantoor, beantwoordt telefoon en mail en pakt ook praktische zaken rondom de kantoororganisatie op.

Jij zorgt dat zaken goed geregeld zijn

Je bouwt dossiers op en controleert ze, maakt overeenkomsten en andere documentatie op en verwerkt deze. Je werkt met Kolibri, onze beheersoftware en het ticketsysteem. Ook maak en verwerk je facturen voor onze huurders.

Daarnaast coördineer je onderhoudsmeldingen en heb je contact met huurders, eigenaren, aannemers, leveranciers en andere relaties.

Jij bent de eigenaar een stap voor

Je denkt mee én vooruit. Wat moet nog worden voorbereid? Welke afspraak vraagt om actie? Wat dreigt te blijven liggen? Je wacht niet altijd op een opdracht, maar pakt zelf op wat nodig is. Zie je dat iets slimmer of makkelijker kan? Dan is er alle ruimte om dat aan te kaarten.

Zo nu en dan pak je daarnaast iets op voor onze social media of andere marketingactiviteiten.

Past dit bij jou?

Je wordt blij van een werkdag waarop van alles gebeurt en vindt het lekker als dingen aan het einde van de dag gewoon goed geregeld zijn. Je werkt zelfstandig, durft verantwoordelijkheid te nemen en weet ook wanneer je even moet overleggen. Je schakelt makkelijk tussen een huurder aan de telefoon, een dossier dat af moet en een afspraak die tussendoor geregeld moet worden. Het is wel erg fijn als je uit de regio komt (Katwijk).

Omdat je veel informatie voorbij ziet komen, ga je daar zorgvuldig en discreet mee om. En of je nu een huurder, eigenaar, aannemer of collega spreekt: je communiceert prettig en professioneel.

Ervaring als Office Manager, Management Assistant of Personal Assistant is mooi meegenomen. Net als ervaring met vastgoed, makelaardij, vastgoedbeheer of Kolibri.

Belangrijker vinden we dat je van nature vooruitdenkt, verantwoordelijkheid pakt en graag zorgt dat dingen goed geregeld zijn.

Een plek waarop je écht van betekenis bent voor de dagelijkse organisatie.

Je werkt in een klein team met korte lijnen en weinig bureaucratie. Je krijgt veel vrijheid om je werk op jouw manier te organiseren. Laat je zien dat je die verantwoordelijkheid aankunt? Dan krijg je ook de ruimte om taken toe te voegen aan je functie. En je stapt niet in een baan die al tot achter de komma is uitgeschreven. Tameling Vastgoed groeit en jouw rol kan daarin meegroeien.

Wat je verder kunt verwachten:

• een functie van 24 tot 32 uur per week, flexibel te verdelen over 3 tot 5 dagen;
• een salaris van € 3.000 tot € 3.800 bruto per maand op fulltime basis, afhankelijk van je ervaring;
• veel vrijheid en verantwoordelijkheid;
• korte lijnen en weinig bureaucratie;
• veel afwisseling in je werkzaamheden;
• ruimte om jezelf te ontwikkelen. We investeren graag in cursussen en opleidingen op het gebied van bijvoorbeeld vastgoed, makelaardij, verhuur, communicatie of persoonlijke ontwikkeling;
• een nuchtere, informele werkomgeving;
• een werkplek op ons kantoor in Katwijk.

Krijg jij energie als alles klopt?

Dan zijn we benieuwd naar jou.

Je hoeft bij ons geen standaard motivatiebrief te schrijven waarin staat dat je proactief en nauwkeurig bent. Vertel ons liever kort wie je bent, waar jij goed in bent en waarom deze rol je aanspreekt.

Liever eerst even kennismaken of iets vragen over de functie?