Office manager / PA

Domust Investments; Almere; On-site; EUR 50,000 - 67,000; Full time

Benefits offered by this job

Salary range €4500–€6000

AI-tools vanaf dag één

Teamuitjes en bedrijfsreizen

Directe samenwerking met eigenaren

Job summary

Domust Investments zoekt een persoonlijke assistent/office manager die direct voor de eigenaren werkt. Je bewaakt de mailbox, beheert de agenda en regelt ook privézaken zoals reizen en huisgerelateerde taken.

Daarnaast ondersteun je administratieve processen en richt je Bibob/KYC-processen in, met automatische Claude-workflows waar mogelijk. Je bouwt structuur en efficiëntie in een groeiende vastgoedorganisatie, werkt nauw samen met directie en team, en zorgt dat offertes, aankopen en

Qualifications

• Discretie en betrouwbaarheid zijn essentieel.
• Organisatievermogen en proactieve werkaanpak.
• Verwacht wordt dat je ervaring hebt als PA/Office manager in een ondernemende omgeving.

Responsibilities

• Beheer de inbox en agenda van de directie; voorkom afleiding.
• Bereid afspraken voor en registreer acties met tijdsinschatting.
• Regel privézaken van de directie (reizen, huiszaken).
• Voer de administratie uit (facturen, Bibob/KYC; opzetten BV).
• Maak van het kantoor een efficiënte ontmoetingsplek en organiseer teamuitjes.
• Maak processen efficiënter door checklists en Claude-workflows.

Skills

Discreet

Organized

Proactief

Nederlandse taal

Engels (goed)

PA / Office management ervaring

Claude AI gebruiken

Tools

Claude AI

Job description

Vacature

Vacature

Personal Assistant / Office Manager

Rechterhand van de eigenaren

• werk en privé
• 32-40 uur
• Almere (binnenkort regio Amstelveen)

Twee eigenaren, een bedrijf in volle groei en een privéleven dat ook door moet lopen. Jij zorgt dat het allemaal past.

Geen receptionist die doorverbindt. Wel de persoonlijke assistent van de twee eigenaren van Domust, voor werk en privé. Je doel is eenvoudig: werk waar iemand anders verantwoordelijk voor is, komt niet meer bij hen terecht. En wat wél bij hen hoort, staat al ingepland in hun week.

Domust Investments koopt, herontwikkelt en verkoopt vastgoed, met ruim vijfenveertig lopende dossiers door het hele land. We werken met Claude (AI): mail, planning, notulen en documenten worden grotendeels automatisch voorbereid. Jij zorgt dat het klopt en dat het gebeurt.

Waar je onderdeel van wordt

Domust groeit naar een vastgoedportefeuille van €300 miljoen in 2028. We kopen, verhuren, transformeren en verkopen woningen: van huisvesting voor arbeidsmigranten en studenten tot uitpondprojecten en maatschappelijk vastgoed. Dat doen we met een klein, ondernemend team dat snel schakelt en AI gebruikt waar anderen nog handmatig werken.

Die groei vraagt om iemand die de organisatie eronder bouwt. Je werkt direct voor de eigenaren en zorgt dat zij hun tijd kunnen besteden aan aankopen, financieringen en de koers van Domust. En je bepaalt mee hoe wij straks werken: welke processen we vastleggen, wat we automatiseren en hoe het kantoor voelt.

Je komt niet in een gespreid bed. Veel staat nog niet op papier en niet alles loopt al soepel. Daarom zoeken we jou: iemand die daar zin in heeft. Als binnendienst ben jij de organisatorische spil van Domust. Jij bewaakt overzicht, structuur, planning en sfeer binnen een groeiende vastgoedorganisatie.

Je bewaakt dossiers per pand, ondersteunt het team bij lopende trajecten en zorgt dat deadlines worden gehaald. Jij houdt het overzicht over biedingen, aankopen, aanhuren, verkopen en financieringen. Je stelt contracten op, op basis van templates en zorgt dat opleveringen tijdig zijn gepland.

Je werkt nauw samen met de directie en het team. Je ondersteunt bij aan- en verkooptrajecten, (her)financieringen en communicatie met externe partijen zoals notarissen, taxateurs en banken. We werken vanuit een kantoor in Almere.

Wat je doet

• Je bent de poort van de mailbox van de directie
  • Financiers, notarissen, investeerders en juridische zaken gaan naar de eigenaren.
  • Al het andere pak je zelf op of zet je door naar de juiste collega.
• Je beheert de agenda en afspraken van de directie
  • Je bereidt afspraken voor.
  • Na afloop zet je de actiepunten in hun agenda, met een inschatting van hoe lang iets duurt en wanneer het past.
  • Je bewaakt de agenda en schuift als er iets tussenkomt.
• Je regelt de privézaken van de directie
  • Vakanties en vliegtickets plannen en boeken.
  • Zaken rond het huis.
  • Je denkt vooruit. Botst er iets, dan weet jij het eerder dan zij.
  • Je bent discreet. Wat je ziet en hoort, blijft bij jou.
• Je doet de administratie
  • Post, facturen en aanmaningen handel je af. Betalen doen de eigenaren.
  • Je verzorgt Bibob-aanvragen en KYC-onderzoeken.
  • Komt er een nieuwe BV bij, dan regel je de bankrekening en richt je de administratie in.
  • Personeelszaken, zoals leasecontracten.
  • Samenwerkingsovereenkomsten en de controle van contracten in het algemeen.
• Je maakt het kantoor een plek waar mensen graag komen
  • Boodschappen, bloemen, een opgeruimd kantoor en gasten ontvangen. Ongeveer tien procent van je tijd.
  • Uitjes voor het personeel organiseren.
• Je maakt er een machine van
  • Doe je iets voor de tweede keer, dan maak je er een checklist, template of Claude-workflow van.

Wie je bent

• Je bent discreet en betrouwbaar. De eigenaren geven je toegang tot alles.
• Je bent georganiseerd en ziet wat er moet gebeuren voordat iemand het vraagt.
• Je kunt tegen chaos. Je vindt het leuk om uit te zoeken hoe iets zit en het daarna aan te pakken.
• Je bent gastvrij van karakter.
• Je hebt ervaring als PA, management assistent of office manager, liefst in een ondernemende omgeving.
• Je werkt graag met AI en leest kritisch mee met wat Claude oplevert.
• Je bent flexibel. Soms moet er buiten kantoortijd iets geregeld worden.
• Uitstekend Nederlands, goed Engels.
• Je vindt honden leuk. Die lopen bij ons op kantoor rond.

Wat je krijgt

• Een salaris tussen €4.500 en €6.000 bruto per maand, afhankelijk van ervaring.
• Invloed op hoe Domust werkt en groeit. Jij bouwt de processen en het kantoor mee op.
• iPhone, MacBook en de beste AI-tools vanaf dag één.
• Meeparticiperen in vastgoed via onze STAK.
• Rechtstreeks werken met de eigenaren, met hun volle vertrouwen.
• Teamdagen waar we echt iets van maken, en twee keer per jaar een reis met het team.

Na een half jaar

• De eigenaren krijgen alleen nog mail die echt bij hen hoort.
• Elk actiepunt uit een overleg heeft een eigenaar en een datum, en staat in de agenda.
• Geen aanmaning blijft liggen, en elke nieuwe BV is binnen een maand volledig ingericht.
• Het kantoor is een plek waar mensen graag komen.