Office Manager

Woertman Nederland B.V.; Nieuwegein; On-site; EUR 39,000 - 50,000; Full time

Benefits offered by this job

Vrijheid en verantwoordelijkheid

Ruimte voor eigen initiatief

Korte lijnen en informeel team

Goede reiskostenvergoeding

Job summary

Woertman Nederland B.V. zoekt een ervaren office manager die de dagelijkse gang van zaken op kantoor regelt en support levert aan HR en finance. Je bent het eerste aanspreekpunt voor leveranciers en beheert facilitaire zaken, kantoorinkoop en contracten.

De functie biedt korte lijnen, veel vrijheid en directe impact. Vaardigheden in planning, overzicht en zelfstandigheid zijn cruciaal; er is ruimte om door te groeien. Salaris ligt tussen de 3.500 en 4.500 euro bruto per maand.

Qualifications

• Ervaring in een brede office-management rol.
• Ervaring met HR- of finance-ondersteuning is een pré.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal.
• Je werkt zelfstandig, nauwkeurig en oplossingsgericht.
• Flexibel en bereid om tussen afdelingen te schakelen.

Responsibilities

• Zorgen dat het kantoor soepel draait en aanspreekpunt voor praktische zaken.
• Verantwoordelijk voor diverse facilitaire zaken en leverancierscontact.
• Inkoop en beheer van kantoorbenodigdheden en voorraden.
• Beheer van contracten rondom kantoor en facilitair.
• Organiseren van interne overleggen, afspraken en personeelsactiviteiten.
• HR-ondersteuning: personeelsadministratie en onboarding.
• Finance-ondersteuning: dagelijkse administratie en opvolging van openstaande zaken.

Skills

Office management

HR ondersteuning

Finance ondersteuning

Leverancierscontact

Planning

Kantooradministratie

Nederlandse taal

Education

MBO+/ HBO

Tools

Kantoorsoftware

HR-systemen

Finance-systemen

Job description

Wij groeien, en dat betekent dat er achter de schermen steeds meer geregeld moet worden. Daarom zoeken we een ervaren office manager die de boel draaiende houdt en ons ondersteunt op verschillende afdelingen. Je bent verantwoordelijk voor diverse facilitaire zaken en bent het eerste aanspreekpunt voor onze leveranciers. Van kantoorzaken tot een handje helpen bij HR of finance: jij bent de spil die zorgt dat alles loopt.

We zijn nog steeds een klein bedrijf. Dat betekent korte lijnen, veel vrijheid en direct impact, maar ook dat je snel moet kunnen schakelen en inzetbaar bent waar het nodig is. De ene dag regel je de kantoorinkoop, de andere dag spring je bij met de planning of de personeelsadministratie. Je schakelt persoonlijk met de directie en wordt door de directeur aangestuurd in je werkzaamheden.

Iemand die van nature zaken regelt en lijstjes aftikt, en die rust en overzicht brengt waar het druk is. Herken je jezelf daarin? Dan nodigen we je van harte uit om te reageren.

Waar jij blij van wordt

• Een dynamische werkplek binnen een groeiende organisatie
• Een hecht en informeel team
• Veel vrijheid en verantwoordelijkheid
• Ruimte voor eigen initiatief en ideeën
• Een afwisselende functie waarin geen dag hetzelfde is
• De mogelijkheid om je functie verder uit te bouwen
• Salaris tussen de € 3.500 en € 4.500
• Goede reiskostenvergoeding van € 0.23 per kilometer
• 25 vakantiedagen o.b.v. 40 uur

Waar wij blij van worden

• Je bent een ervaren aanpakker die zaken zelfstandig regelt
• Je hebt enkele jaren ervaring in een vergelijkbare brede rol
• Je houdt overzicht en tikt je lijstjes af - ook als er veel tegelijk speelt
• Je schakelt makkelijk tussen uiteenlopende taken en afdelingen
• Je bent flexibel en springt bij waar het nodig is
• Je werkt nauwkeurig en denkt in oplossingen
• Je doet niet moeilijk als het een keer ergens misgaat
• Je pakt verantwoordelijkheid en wacht niet altijd af
• Goede beheersing van de Nederlandse taal
• MBO+ / HBO werk- en denkniveau
• Handig met de gebruikelijke kantoorsoftware en systemen
• Ervaring met HR- of finance-ondersteuning is een pré - maar mentaliteit vinden we belangrijker

Je bent dagelijks de spil op kantoor en ondersteunt verschillende afdelingen. Geen dag is hetzelfde en je schakelt continu tussen office, HR en finance. We hebben je takenpakket opgedeeld in drie onderdelen.

• Zorgen dat het kantoor soepel draait en aanspreekpunt zijn voor praktische zaken
• Verantwoordelijk voor diverse facilitaire zaken en het eerste aanspreekpunt voor leveranciers
• Inkoop en beheer van kantoorbenodigdheden en voorraden
• Beheer van contracten rondom kantoor en facilitair
• Organiseren van interne overleggen, afspraken en personeelsactiviteiten

HR-ondersteuning

• Ondersteunen bij de personeelsadministratie en het bijhouden van dossiers
• Beheren van de sollicitatiemailbox en het inplannen van gesprekken
• Praktische ondersteuning bij de onboarding van nieuwe collega’s
• Bijhouden van verlof- en verzuimregistratie

Finance-ondersteuning

• Samenwerken met finance om de dagelijkse administratie op orde te houden
• Overzicht houden op openstaande zaken en zorgen dat ze worden opgevolgd
• Meedenken over hoe we zaken administratief slimmer kunnen organiseren

Kortom: jij bent degene die zaken regelt en lijstjes aftikt, zodat de rest zich op hun werk kan focussen. We zoeken vooral iemand die van nature denkt: wat moet er gebeuren om dit goed te laten lopen?

Ruimte om door te groeien

Woertman is volop in ontwikkeling. Daardoor ligt deze functie niet helemaal vast. Als jij laat zien dat je overzicht houdt, verantwoordelijkheid pakt en zaken soepel laat lopen, dan is er ruimte om je rol verder uit te bouwen. We vinden ambitie dus geen probleem. Integendeel.

Herken je jezelf hierin?

Ben jij iemand die energie krijgt van regelen, overzicht houden en zorgen dat alles op rolletjes loopt, en denk je al snel: dit kan beter, laat mij dat regelen?

Dan willen we je graag leren kennen!

Zo kan jouw dag eruit zien

• 08:00 | Je start je dag met een bak koffie en loopt je lijstjes en de mailbox door. Wat heeft vandaag voorrang, welke afspraken staan er en waar wordt vandaag jouw hulp verwacht? Zo bepaal je meteen je prioriteiten.
• 08:45 | Je pakt de eerste office-zaken op. Je handelt binnengekomen vragen af, regelt een bestelling voor kantoor en stemt kort af met een leverancier.
• 10:00 | Een facilitair klusje vraagt om aandacht. Je schakelt met een leverancier over een contract en zorgt dat een praktische zaak op kantoor geregeld wordt.
• 11:00 | HR-moment. Je plant een paar sollicitatiegesprekken in, werkt de personeelsadministratie bij en zet de onboarding van een nieuwe collega klaar.
• 12:30 | Lunch met het team.
• 13:15 | Er komt iets tussendoor dat geregeld moet worden. Je schakelt snel, zet de juiste mensen in beweging en zorgt dat het weer loopt.
• 14:30 | Rustiger moment om vooruit te kijken. Je signaleert dat een terugkerend klusje handiger kan en richt het meteen efficiënter in.
• 15:30 | Je stemt kort af met collega’s van verschillende afdelingen, helpt waar nodig een handje mee en houdt overal de vaart in.
• 16:30 | Je rondt lopende zaken af, tikt de laatste punten van je lijstje af en sluit de dag voldaan af, met alles op orde.