Allround administratief medewerker

Van Dijk Metaaldesign; Ochten; Remote; EUR 21,000 - 26,000; Part time

Benefits offered by this job

Parttime functie circa 12 uur per week

Flexibele werktijden

Gezellige collega’s en nuchtere werks-

Job summary

Van Dijk Metaaldesign in Ochten zoekt een administratieve duizendpoot die twee gezichten van het bedrijf ondersteunt: administratie bijhouden en praktische klussen overnemen van de eigenaar en de bedrijfsvoering coördinator. Je werkt circa 12 uur per week met flexibele indeling, in overleg.

De functie vraagt mbo-niveau administratieve richting, ervaring met facturen en grootboekrekeningen, en vaardigheid in Microsoft 365. Werken met precision en discretie is vereist, met ruimte om mee te groeien.

Qualifications

• Ervaring met administratief werk en factuurverwerking.
• +
• Kennis van grootboekrekeningen en boekingssamenhang.
• +
• Ervaring met Microsoft 365-apps zoals Outlook, Word, Excel, PowerPoint en Teams.

Responsibilities

• De administratie bijhouden en verantwoording afleggen aan eigenaar/operationeel coördinator.
• Klant- en leveranciersrelaties onderhouden en prijzen/lever- tijden opvragen.
• Notuleren van overleggen en actiestructureel bijhouden.

Skills

Administratief werk

Facturen verwerken

Grootboekrekeningen

Microsoft 365

Notuleren

Prioriteiten stellen

Education

MBO werk- en denkniveau administratieve richting

Tools

PowerPoint

Excel

Boekhoudpakket

Job description

Van facturen tot alles wat er verder speelt: een gevarieerde baan waarin je blijft schakelen

Van Dijk Metaaldesign is een ambachtelijk metaalbedrijf in Ochten (Gelderland). We maken maatwerk stalen deuren, ramen, trappen en designobjecten voor interieur en exterieur, en we werken regelmatig aan restauratie- en renovatieprojecten. Kwaliteit, maatwerk en vakmanschap staan centraal. We zijn trots op ons werk en dat zie je in elk detail.

Achter dat werk zit een kantoor dat net zo goed moet kloppen. De administratie en het regelwerk komen er nu bij iedereen tussendoor bij, en dat merk je. Daarom zoeken we jou: iemand die de administratie bijhoudt en werk uit handen neemt, zodat je collega’s zich op hun eigen werk kunnen richten.

Je werk bestaat uit twee delen. Ongeveer de helft van je tijd houd je de administratie bij. De andere helft neem je praktische klussen over van de eigenaar en de bedrijfsvoering coördinator.

De administratie bijhouden

• Je verwerkt een paar keer per week de binnengekomen inkoopfacturen in onze werk- en financiële administratie.
• Je boekt op de vaste grootboekrekening, denkt mee bij facturen die daar niet vanzelf in passen en legt twijfelgevallen voor.
• Je controleert of alles volledig en juist is verwerkt, en signaleert wat ontbreekt.
• Je houdt het archief en de administratieve overzichten op orde.

Ondersteunende taken

• Je krijgt opdrachten van de eigenaar en de bedrijfsvoering coördinator, zoekt ze uit en koppelt het resultaat overzichtelijk terug, bijvoorbeeld:
  • Je maakt een contactlijst van architecten en aannemers waar ons restauratiewerk interessant voor kan zijn.
  • Je vraagt bij een aantal dienstverlenende bedrijven prijzen en levertijden op en zet die naast elkaar.
  • Je maakt een PowerPoint voor een teammeeting, notuleert het overleg en houdt de actiepunten bij.
• Je neemt de telefoon aan en ontvangt bezoekers.
• Je houdt de voorraden op peil en plaatst bestellingen.

Wat je meebrengt

• Mbo-werk- en denkniveau, bij voorkeur administratieve richting, of een gelijkwaardig niveau dat je in de praktijk hebt opgebouwd.
• Je hebt eerder administratief werk gedaan en bent bekend met het verwerken van facturen en met grootboekrekeningen — of je maakt je dit snel eigen.
• Je werkt vlot met Microsoft 365: Outlook, Word, Excel, PowerPoint en Teams.
• Je werkt nauwkeurig, controleert je eigen werk en je kunt prioriteiten stellen.
• Je kunt een overleg notuleren en er een helder verslag met actiepunten van maken.
• Je gaat discreet om met bedrijfs- en personeelsgegevens.
• Ervaring met een boekhoudpakket.
• Je schakelt makkelijk tussen de administratie en uiteenlopende klussen, en levert iets op waar we meteen verder mee kunnen.

Ervaring in onze branche is handig, maar geen eis. De juiste instelling weegt bij ons zwaarder dan het aantal jaren op je cv.

Wat wij bieden

• Een parttime functie van circa 12 uur per week, verdeeld over meerdere dagen. Uitgangspunt is maandag, woensdag en vrijdag; de tijden spreken we samen af. Werken binnen schooltijden of rond andere vaste verplichtingen kan prima, we denken graag mee.
• Veel vrijheid om je eigen werk in te delen, en ruimte om de functie op termijn uit te bouwen.
• Gezellige collega’s en een nuchtere, betrokken werksfeer. Korte lijnen, en je ziet direct wat je werk oplevert.
• Salaris en arbeidsvoorwaarden volgens de cao Metaalbewerkingsbedrijf (Metaal en Techniek), inclusief pensioenopbouw bij het Pensioenfonds Metaal en Techniek (PMT).

Een voorbeeld van een dagdeel

08:30 – Je begint met een kop koffie en je mail. Je loopt even langs Johan, de operationeel coördinator: wat moet er deze ochtend als eerste gebeuren?

08:45 – De inkoopfacturen van de afgelopen dagen. Je verwerkt ze in de administratie en boekt ze weg. Eén factuur klopt niet: er wordt iets anders berekend dan besteld is. Die leg je apart om straks voor te leggen.

09:30 – Koffiepauze met de collega’s van kantoor en werkplaats.

09:45 – Folkert, de eigenaar, komt langs. Er loopt een gesprek over een restauratieproject en hij wil weten wie er bij de gemeente over monumenten gaat. Jij zoekt het uit en zet de namen, telefoonnummers en e-mailadressen netjes op een rij.

10:05 – Er staat iemand aan de deur: de monteur voor de jaarlijkse controle. Je ontvangt hem en laat de juiste collega weten dat hij er is.

10:15 – De telefoon. Een aannemer belt over een factuur waar een referentie op ontbreekt. Je zoekt het bijbehorende project op en geeft het door.

10:30 – Je werkt het verslag van het overleg van vorige week uit en zet de actiepunten erbij. Een korte samenvatting deel je met de betrokken collega’s.

11:10 – Tijd om kantoorartikelen te bestellen. Het printerpapier is bijna op en een toetsenbord heeft het begeven. Je loopt de voorraad na, zoekt uit waar je de bestelling het beste kunt plaatsen en regelt dat alles de volgende dag wordt geleverd.

11:35 – Je werkt het archief bij en loopt een afgerond project na: zijn alle facturen binnen en zit alles op de goede plek? Eén leverancier blijkt nog niets gestuurd te hebben. Je zet het op je lijst voor de volgende keer.

12:00 – Je rondt af, zet op een rij wat je de volgende keer oppakt en legt de twijfelfactuur voor aan Johan.

We nemen zo snel mogelijk contact met je op. I