Secretaresse/ office manager

Contique; Nunspeet; Remote; EUR 34,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

Afwisselende functie

Nauwe samenwerking met operations Lis2

Gezellige team

Gezamenlijke lunches en teamuitjes

Goede werkplek in Nunspeet

Job summary

Contique in Nunspeet zoekt een secretaresse/office manager die dagelijks de kantoororganisatie organiseert en collega’s ondersteunt. Je plant afspraken, verwerkt vragen en zorgt voor tijdige opvolging, zodat projecten soepel verlopen en klanten tevreden blijven.

Je werkt volledig op kantoor en werkt nauw samen met de operations manager Lisanne. Ervaring in soortgelijke functies is mooi meegenomen en je hebt plezier in coördineren en plannen.

Qualifications

• Ervaring als office manager is welkom en gewaardeerd.
• Je werkt nauwkeurig en gestructureerd.
• Je kunt zelfstandig werken en prioriteiten stellen.

Responsibilities

• Plan afspraken en zorg voor duidelijke opvolging.
• Beantwoord telefoontjes en beantwoord vragen of verwijs door.
• Verzamel en klaar informatie voor vergaderingen.
• Coördineren van acties en afspraken met collega’s.
• Onderhouden kantoororganisatie en ondersteuning van Lisanne.

Skills

Organisatie

Plannen

Communicatie

Administratieve vaardigheden

Tools

Microsoft Office

Agenda beheer

Job description

Jij brengt overzicht in een marketingbureau vol ideeën

Bij Contique sta je midden in de dagelijkse praktijk van een marketingbureau: campagnes, websites, fotoshoots, klantvragen en creatieve plannen.

Jij plant afspraken, helpt collega’s met praktische vragen en zorgt dat acties worden opgevolgd. Dat doe je samen met operations manager Lisanne. Houd jij van organiseren en krijg je er energie van als alles goed geregeld is? Dan maken we graag kennis met je.

Een fotoshoot inplannen, een klant telefonisch helpen of zorgen dat de informatie voor een overleg klaarligt: jij regelt het. Je houdt agenda’s bij, bevestigt afspraken en vraagt ontbrekende informatie op bij de juiste collega.

Daarbij kijk je vooruit. Is duidelijk wie bij een afspraak aanwezig moet zijn? Heeft iedereen de benodigde informatie? En staat de vervolgafspraak al gepland? Jij checkt het en onderneemt actie als er nog iets nodig is.

Je hoeft onze klanten, projecten en werkwijze nog niet te kennen. Wel zoeken we iemand die zorgvuldig werkt, vragen durft te stellen en afspraken nakomt.

Contique is een marketingbureau in Nunspeet. We helpen bedrijven met strategie, campagnes, websites, social media, fotografie, video, tekst en vormgeving. Alles wat een merk zichtbaar maakt, komt bij ons samen.

Dat doen we met een team dat veel samenwerkt. We denken mee met klanten, maken plannen en zorgen dat ideeën ook echt worden uitgevoerd. De ene dag werken we aan een campagne, de andere dag aan een fotoshoot, website, klantverhaal of contentplanning.

Daar hoor jij vanaf het begin bij. Met jouw hulp kunnen collega’s goed voorbereid aan het werk en weten klanten bij wie ze terechtkunnen.

Versterking van het office-team

Operations manager Lisanne zorgt ervoor dat de dagelijkse organisatie bij Contique soepel loopt.

Omdat Contique groeit, zoeken we iemand die haar ondersteunt bij de dagelijkse uitvoering. Lisanne bewaakt de grote lijnen, processen en voortgang. Jij helpt met het plannen van afspraken, het opvolgen van acties en de praktische organisatie op kantoor.

Komt er veel tegelijk binnen of botsen afspraken? Dan stem je met Lisanne af wat voorrang krijgt. Je hoeft dus niet alles zelf te beslissen. We verwachten wel dat je signaleert wanneer iets vastloopt en op tijd overlegt.

Een dag als secretaresse/office manager

Je werkt vier of vijf dagen per week op ons kantoor in Nunspeet. Een volledige werkdag is van 08.00 tot 17.00 uur of van 08.30 tot 17.30 uur, met in totaal een uur pauze. Het precieze aantal uren en de verdeling daarvan stemmen we samen af.

8:30 koffie, agenda en eerste vragen

Je loopt binnen, pakt koffie en checkt wat er vandaag speelt. Welke afspraken staan er? Zijn er nog acties blijven liggen? Je ziet dat er voor een klantafspraak nog informatie ontbreekt en vraagt die op bij de betrokken collega.

10:00 schakelen met collega’s

Een klant belt met een vraag over een afspraak. Tegelijk vraagt een collega of je een fotoshoot kunt inplannen. Je zoekt een geschikt moment en stemt af wie erbij moet zijn. Daarna bevestig je het tijdstip en de locatie, zodat iedereen weet waar die aan toe is.

12:30 lunch met het team

Even aan tafel met collega’s en tijd voor een rondje door het centrum van Nunspeet. Is het vrijdag? Patatdag! Geen straf, toch?

14:00 praktische zaken oppakken

Je zet informatie klaar voor een overleg en checkt welke acties vandaag nog opgevolgd moeten worden. Een afspraak moet worden verplaatst. Jij zoekt een nieuw moment, overlegt met de betrokkenen en past de agenda aan. Tussendoor stem je met Lisanne af waar de prioriteit ligt.

16:45 afronden en vooruitkijken

Je checkt welke acties nog openstaan en kijkt alvast naar morgen. Zijn de afspraken bevestigd en heeft iedereen de benodigde informatie? Je stemt de laatste punten af met Lisanne en werkt je takenlijst bij. Om 17.30 uur zit je werkdag erop.

Je werk draait om afspraken organiseren, vragen afhandelen en praktische acties opvolgen. Je houdt je onder andere bezig met:

• agenda’s bijhouden en afspraken voor collega’s, klanten en fotoshoots inplannen en bevestigen
• telefoontjes aannemen, praktische vragen beantwoorden en inhoudelijke vragen doorzetten naar de juiste collega
• overleggen helpen voorbereiden door informatie te verzamelen en klaar te zetten
• navragen of afgesproken acties zijn uitgevoerd en collega’s daar zo nodig aan herinneren
• praktische zaken op kantoor regelen, zoals een lunch voor een klantafspraak
• op tijd met Lisanne overleggen als afspraken botsen, informatie ontbreekt of een actie blijft liggen

Wat jij mee?

Je vindt het fijn om zaken goed te regelen en helpt anderen graag. Je werkt zorgvuldig en houdt bij wat je hebt afgesproken. Verandert de planning? Dan kijk je wat er nodig is en overleg je waar nodig. Ervaring als office manager is mooi meegenomen. Ook ervaring met bijvoorbeeld administratie, receptiewerk of klantenservice kan goed aansluiten.

Verder herken je jezelf hierin:

• je werkt nauwkeurig en gestructureerd
• je staat klanten en collega’s vriendelijk te woord en schrijft duidelijke, verzorgde mails
• je houdt bij welke afspraken en acties nog aandacht nodig hebben
• je neemt initiatief en stelt vragen als iets onduidelijk is
• je kunt overweg met e-mail, digitale agenda’s en documenten en bent bereid nieuwe systemen te leren
• je werkt graag samen met collega’s

Ervaring bij een marketingbureau is niet nodig. Interesse in wat we samen maken vinden we wel belangrijk.

Hoe het er bij ons aan toe gaat

Je werkt op ons kantoor in Nunspeet, samen met je collega’s. We werken volledig op locatie. Zo kun je makkelijk even overleggen, meekijken op een scherm of samen een klantvraag bespreken.

Er lopen meerdere projecten tegelijk en een werkdag verloopt soms anders dan vooraf gepland. Een klant verzet een afspraak of een collega heeft onverwacht hulp nodig. Jij helpt om dat op te lossen en stemt af als je eigen planning daardoor in de knel komt.

Tussen het werk door is er ook ruimte voor gezelligheid. We lunchen samen, lopen een rondje door het gezellige centrum van Nunspeet en op vrijdag is het patatdag. Ook plannen we meerdere teammomenten en uitjes per jaar. Gewoon omdat werken beter gaat als je elkaar ook een beetje kent.

Wat bieden wij jou?

Je krijgt een afwisselende functie waarin je dagelijks contact hebt met collega’s en klanten. Het resultaat van jouw werk zie je direct: een kloppende agenda, een goed voorbereide afspraak en een collega die weer verder kan.

Je kunt rekenen op:

• een afwisselende functie binnen een gezellig en creatief bureau
• nauwe samenwerking met operations manager Lisanne
• een team met korte lijnen
• ruimte om mee te denken en je rol verder vorm te geven
• gezamenlijke lunches en meerdere teammomenten en uitjes per jaar
• een toffe werkplek in Nunspeet, vlak bij het centrum

Voor deze functie ben je vier of vijf dagen per week beschikbaar op kantoor. Je bent een vast aanspreekpunt voor collega’s en klanten en houdt de dagelijkse afspraken en acties bij. Het aantal uren bepalen we in overleg, verdeeld over die vier of vijf werkdagen.

Zie jij jezelf al overzicht brengen in een werkdag vol projecten, vragen en acties? Dan maken we graag kennis met je.