Office Manager

De Groene Grachten; Amsterdam; Hybrid; EUR 34,000 - 48,000; Full time

Benefits offered by this job

Ontwikkeling

Flexibiliteit

Waardering

Cultuur

Impact

Job summary

De Groene Grachten zoekt per 1 november 2026 een proactieve en praktische Office Manager die het kloppende hart wordt van onze organisatie in Amsterdam. Je combineert organisatorische kwaliteiten met persoonlijke betrokkenheid en zorgt dat alles op kantoor soepel verloopt.

Je behandelt telefoongesprekken, beantwoordt e-mails en verzorgt het eerste contact met potentiële opdrachtgevers, terwijl je CRM-gegevens up-to-date houdt en secretariële taken ondersteunt voor een open, gezellige cultuur.

Qualifications

• minimaal MBO werk- en denkniveau.
• minimaal 3 jaar werkervaring.
• bekend met Office IT-tools zoals Microsoft Office en dit snel oppikt.

Responsibilities

• Behandelen van binnenkomende telefoongesprekken.
• Beantwoorden van binnenkomende e-mails.
• Eerste contact met potentiële opdrachtgevers en gegevens verwerken in CRM.
• Ondersteunen van de directie met secretariële taken.
• Kantoorvoorraad beheren en ondersteuning bij kantoorfaciliteiten.

Skills

Communicatievaardigheden

Organisatievermogen

Education

MBO werk- en denkniveau

Tools

Microsoft Office

Job description

Ben jij een organisatietalent en wil je een spil vormen in onze dynamische werkomgeving? We zoeken per 1 november 2026 een proactieve en praktisch ingestelde Office Manager, die het kloppende hart wordt van onze organisatie. In deze veelzijdige rol combineer je organisatorische kwaliteiten met persoonlijke betrokkenheid, terwijl je ervoor zorgt dat alles op kantoor soepel verloopt.

Wie zijn wij?

De Groene Grachten is een impact gedreven organisatie die sinds 2012 historische gebouwen en gebieden verduurzaamt. Onze missie:

"Wij maken impact door historische gebouwen en gebieden te verduurzamen. Want als verduurzamen hier kan, dan kan het overal!"

We werken o.a. aan woningen, kerken, theaters, hotels en hele gebieden, en ontwikkelen innovatieve tools om erfgoed toekomstbestendig te maken. We zijn experts in energiebesparing, duurzaamheid en circulariteit. Ons team werkt in binnen- en buitenland en helpt opdrachtgevers van advies en planvorming tot uitvoering van de verduurzaming.

We zijn een enthousiast team met diverse expertise, een open werksfeer en onderling vertrouwen. Naast hard werken, genieten we samen van sociale activiteiten zoals borrels en uitjes.

De Groene Grachten maakt onderdeel uit van Stella Groep en werkt nauw samen met zusterorganisaties De WarmteTransitieMakers (DWTM), Endor Energy, Greenvis en NIWT. De vijf organisaties hebben samen alle expertise in huis om de gebouwde omgeving te verduurzamen.

Je draagt bij aan een fijne sfeer op kantoor voor zowel onze medewerkers als voor onze relaties. Jij ziet wat er nodig is en zorgt dat het geregeld wordt.

• Je behandelt binnenkomende telefoongesprekken.
• Je beantwoordt binnenkomende e-mails.
• Je hebt het eerste contact met potentiële opdrachtgevers en verwerkt gegevens in CRM.

Kantoor & faciliteiten

• Je houdt werkplekken en kantoren verzorgd.
• Je beheert de voorraad kantoorartikelen.
• Je ondersteunt de directie met secretariële taken.
• Je bent contactpersoon voor externe partijen, zoals pandbeheerder en schoonmaak.
• Je verzorgt attenties voor verjaardagen, jubilea en andere mijlpalen.

Planning & organisatie

• Je organiseert teamactiviteiten, zoals borrels en kwartaaloverleggen.
• Je ondersteunt bij de organisatie van events zoals De Week van het Duurzaam Erfgoed en de Wubbo Ockels Innovatieprijs.
• Je verzorgt de reservering van vergaderruimtes.
• Je ondersteunt bij administratieve taken.

Wie ben jij?

Je krijgt energie van regelen, organiseren en het anderen ontzorgen. Je bent servicegericht en communiceert makkelijk, zowel mondeling als schriftelijk, met een prettige telefoonetiquette. Je pakt taken op en zorgt dat ze afgerond worden, zonder dat je hoeft te wachten op een seintje. Je houdt overzicht, plant vooruit en hebt snel door wat er nodig is.

Verder is het fijn als je:

• beschikt over minimaal MBO werk- en denkniveau
• minimaal 3 jaar werkervaring hebt
• bekend bent met Office IT-tools zoals Microsoft Office en dit snel oppikt

Wat bieden wij?

• Ontwikkeling & groei: Een werkomgeving met veel aandacht voor jouw persoonlijke ontwikkeling en doorgroeimogelijkheden
• Flexibiliteit: Functie van minimaal 32-40 uur per week met ruimte voor eigen invulling en veel vrijheid in jouw werkzaamheden
• Waardering: Een passend salaris afgestemd op jouw opleiding en ervaring, plus de waardering die je verdient
• Cultuur: Een ambitieuze werksfeer vol vertrouwen, verantwoordelijkheden en natuurlijk de allerleukste collega's
• Impact: De kans om bij te dragen aan een duurzamere wereld door het behoud van ons historisch erfgoed

Contact:

Voor vragen over de functie kan je contact opnemen met José Willemsen via 020-2101446 of een mailtje sturen.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.