Executive Assistant

WPP Media; Amsterdam; On-site; EUR 42,000 - 65,000; Full time

Benefits offered by this job

Flexibiliteit in thuiswerken

Zeker worden ondersteund door AI-trans

Bijdrage aan professionele groei

Job summary

WPP Media Amsterdam zoekt een Executive Assistant die de Chief People Officer, Chief Operating Officer en Chief Finance Officer ondersteunt met agenda- en communicatietaken. Je bewaakt prioriteiten, deadlines en vertrouwelijkheid in een dynamische internationale omgeving.

Je beschikt over ruime ervaring op directieniveau, bent MS Office-geletterd en levert proactieve, zelfstandige ondersteuning. Flexibiliteit in werktijden en presence op kantoor zijn gewenst.

Qualifications

• Minimaal HBO werk- en denkniveau.
• Minimaal 7 jaar relevante werkervaring als Executive Assistant op directieniveau.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Zeer bedreven in MS Office Suite en CRM-systemen.
• Uitmuntende organisatorische en planningsvaardigheden.
• Proactief en zelfstandig, met oplossingsgericht handelen.
• Bereid om op kantoor aanwezig te zijn en flexibel in werktijden.

Responsibilities

• Uitgebreide ondersteuning van CPO/COO/CFO: afhandeling agenda's, communicatie en reisplanning.
• Notuleren en vergaderondersteuning incl. actielijsten en deadlines bewaakten.
• Projectondersteuning: informatie verzamelen, voortgang bewaken en rapportages voorbereiden.
• Administratieve processen zoals declaraties, facturatie en inkooporders beheren.

Skills

Agenda beheer

Communicatie

Reismanagement

Vergaderondersteuning

Projectondersteuning

Administratieve vaardigheden

Discreet en betrouwbaar

Proactief en zelfstandig

Teamspeler

Aanwezigheid op kantoor

Education

HBO werk- en denkniveau

Tools

MS Office Suite

Outlook

Word

Excel

PowerPoint

Teams

CRM-systemen

Job description

Als Executive Assistant ben je de onmisbare rechterhand van zowel de Chief People Officer (CPO), de Operating Officer (COO), als de Chief Finance Officer. Je speelt een cruciale rol in het efficiënt en effectief functioneren van hun agenda's, communicatie en projecten. Deze functie vereist een proactieve houding, uitzonderlijke organisatorische vaardigheden en een absoluut gevoel voor vertrouwelijkheid. Je bent een spilfiguur die ervoor zorgt dat de CPO, COO en CFO zich volledig kunnen richten op hun strategische taken, wetende dat de operationele en administratieve ondersteuning van topkwaliteit is. Daarnaast ben je de primaire back-up voor de Sr. Executive Assistant/Head of Management Support & Office Services, wat een brede kennis van de organisatie en een flexibele instelling vereist.

Uitgebreide ondersteuning van CPO/COO/CFO:

• Agendabeheer: Complex en dynamisch agendabeheer, inclusief het plannen van interne en externe vergaderingen, afspraken en reizen, rekening houdend met prioriteiten en tijdszones.
• Communicatie: Fungeren als eerste aanspreekpunt en filter voor inkomende communicatie (telefoon, e-mail), deze prioriteren, afhandelen of doorsturen.
• Reismanagement: Volledige organisatie van zakenreizen (vluchten, hotels, transfers, visa) en het opstellen van gedetailleerde reisroutes.
• Vergaderondersteuning: Voorbereiden van vergaderingen (agenda's, documentatie), notuleren van belangrijke besprekingen, opvolgen van actiepunten en het bewaken van deadlines.
• Projectondersteuning: Assisteren bij diverse projecten, het verzamelen van informatie, het bewaken van voortgang en het voorbereiden van rapportages.
• Administratieve ondersteuning: Beheren van declaraties, facturatie, inkooporders en andere administratieve processen.

Vertrouwelijkheid en Integriteit:

• Absolute discretie:Omgaan met zeer gevoelige en vertrouwelijke informatie met de hoogste mate van discretie en integriteit. Dit omvat personeelsinformatie, strategische plannen, financiële gegevens en andere bedrijfskritische informatie.
• Beveiliging van informatie:Zorgdragen voor de juiste opslag en beveiliging van vertrouwelijke documenten en gegevens.
• Professionele houding:Altijd een professionele en onpartijdige houding aannemen, ook in complexe of gevoelige situaties.

Back-up en Brede Ondersteuning:

• Onderlinge vervanging: In geval van afwezigheid of ziekte van de Sr. Executive Assistant/Head of Management Support & Office Services, neem je proactief de essentiële taken en verantwoordelijkheden van die collega waar, om de continuïteit van de ondersteuning te waarborgen.
• Meewerken aan Office Projecten:Actief participeren in en bijdragen aan diverse office-gerelateerde projecten, zoals de implementatie van nieuwe systemen, optimalisatie van werkprocessen, organisatie van bedrijfsevenementen of het inrichten van kantoorruimtes. Je brengt hierbij jouw organisatorische en administratieve expertise in.
• Proactieve signalering:Anticiperen op behoeften en proactief oplossingen aandragen, zowel voor de CPO/COO/CFO als voor bredere kantoorprocessen.
• Kennisdeling:Actief bijdragen aan de kennisdeling binnen het team en het delen van best practices.

Wie ben jij?

• Opleiding:Minimaal HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur in een secretariële, administratieve of communicatieve richting.
• Ervaring:Minimaal 7 jaar relevante werkervaring als Executive Assistant op directieniveau, bij voorkeur binnen een internationale en dynamische omgeving. Ervaring met het ondersteunen van meerdere directieleden is een pre.
• Talenkennis:Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Digitale vaardigheden:Zeer bedreven in het gebruik van MS Office Suite (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams) en ervaring met digitale agendaplanningstools en CRM-systemen.
• Organisatorisch talent:Uitmuntende organisatorische en planningsvaardigheden, met oog voor detail en het vermogen om meerdere prioriteiten te managen onder druk.
• Proactief en zelfstandig:Een zelfstarter die initiatief toont, vooruitdenkt en problemen oplost voordat ze zich voordoen.
• Communicatief sterk:Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden, met tact en diplomatie.
• Stressbestendig:In staat om effectief te functioneren in een snel veranderende omgeving en om te gaan met strakke deadlines.
• Discreet en betrouwbaar:Een bewezen trackrecord van absolute vertrouwelijkheid en integriteit. Je begrijpt de impact van je rol en handelt hiernaar.
• Flexibel en servicegericht:Een flexibele instelling ten aanzien van werktijden en taken, met een sterke focus op service en ondersteuning.
• Teamspeler:Hoewel zelfstandig, ben je ook een waardevolle teamspeler die goed samenwerkt met collega's binnen het Management Support & Office Services team en daarbuiten.
• Aanwezigheid op kantoor:Je bent bereid en in staat om het merendeel van je werktijd op kantoor te zijn om de directe ondersteuning en betrokkenheid bij kantoorprocessen te garanderen.

Wat bieden wij?

• Flexibiliteit:Mogelijkheid om thuis te werken, flexibele werktijden én zelfs voor een tijdje in het buitenland (EU).
• Groeikansen:Volop ruimte voor ontwikkeling in een innovatief en dynamisch team, met een focus op AI-transformatie.
• Salaris: €3.800 - €5.800 (op basis van 38,75 uur per week).
• Toegang tot M Academy:Voor uitgebreide trainingen en workshops in zowel hard als soft skills, inclusief specifieke AI-trainingen.
• Mental Wellbeing:Toegang tot de Headspace app.
• Reiskostenvergoeding:Reiskosten worden volledig vergoed.
• Vrije tijd:8% vakantiegeld en 26 vakantiedagen per jaar (plus 9 extra bij te kopen!).
• Hybrid Working allowance:€30 netto per maand bij fulltime.
• Alleo:We werken ook samen met Alleo, waardoor je elke maand een budget krijgt van €10 om uit te geven of te sparen, en toegang krijgt tot een breed scala aan kortingen bij tal van bedrijven.
• Bring Your Own Device (BYOD):Je ontvangt een maandelijkse telefoonvergoeding van €57,50 netto.
• Lunchfaciliteiten:Voordelige lunch in de kantine en een barista voor verse koffie.
• Zorgverzekering:Profiteer van onze collectieve zorgverzekering.