Medior/Senior Office Manager en Executive Assistant CTO

Schoevers Professionals; Leiden; On-site; EUR 55,000 - 75,000; Full time

Benefits offered by this job

Pensioenregeling

Ziektekostenverzekering

Schoevers opleidingscheque €500

Jaarlijkse bonus 10% bruto jaarsalaris

Job summary

Schoevers Professionals in Leiden zoekt een ervaren directieassistent die 40 uur per week beschikbaar is en graag in een internationale omgeving werkt. Je ondersteunt de CTO persoonlijk op kantoor en samen met een wereldwijd leidinggevend team werk je aan soepele, tijdszone-overstijgende processen.

Je beheert agenda’s, reisplanningen en correspondentie, coördineert vergaderingen en faciliteert communicatie tussen interne en externe stakeholders.

Qualifications

• 8 jaar relevante ervaring in directieondersteuning en kantoorbeheer.
• Ervaring met het ondersteunen van C-level executives of senior leidinggevenden, zowel persoonlijk op locatie als op afstand in een internationaal verspreid team.
• Uitstekende organisatorische en communicatieve vaardigheden.
• Beheer van agenda, vergaderingen, reisplanning en documentbeheer.
• Digitale vaardigheden en ervaring met IT/AI-toepassingen; SAP/ERP-pre is een pré.
• Nederlands en Engels uitstekend in woord en geschrift.
• Beschikbaar 40 uur per week.
• Ervaring in de mijnbouw-, grondstoffen- of technologiesector is een pluspunt.

Responsibilities

• Je ondersteunt de CTO persoonlijk op kantoor in Leiden en zorgt voor een efficiënte organisatie van de dagelijkse werkzaamheden.
• Beheren van de agenda, afspraken, reisplanning en prioriteiten.
• Opstellen van correspondentie, rapportages, presentaties en briefingdocumenten.
• Voorbereiden van vergaderingen, vastleggen van besluiten en bewaken van actiepunten.
• Onderhouden van contacten met interne en externe stakeholders.
• Voorbereiden en verspreiden van vergaderstukken en opvolgen van actiepunten.
• Bevorderen van de informatie-uitwisseling tussen de CTO en het internationale team.
• Je biedt administratieve en organisatorische ondersteuning aan andere directieleden die werkzaam zijn op kantoor in Leiden.
• Coördineren van facilitaire zaken, werkplekken, bezoekersontvangst en serviceverzoeken.
• Onderhouden van contacten met leveranciers, gebouwbeheer en facilitaire dienstverleners.
• Verzorgen van administratieve inkoopprocessen, factuurverwerking en uitgavenregistratie.
• Beheren van documentatie en registers volgens interne richtlijnen en geldende voorschriften.
• Ondersteunen bij de organisatie van evenementen en bezoeken.
• Signaleren en implementeren van verbeteringen in kantoororganisatie, dienstverlening en kostenbeheersing.

Skills

Agenda beheer

Reisplanning

Communicatie

Discretie

Internationale samenwerking

Tools

SAP

ERP-systemen

Job description

Ben jij een ervaren directieassistent die graag vooruitdenkt, overzicht houdt en energie krijgt van een internationale werkomgeving? En ben je 40 uur per week beschikbaar voor een veelzijdige functie waarin je écht het verschil maakt? Dan komen we graag in contact met jou!

Plaats: Leiden

Vacature code: 5634

Functie

In deze veelzijdige functie speel je een centrale rol in de dagelijkse ondersteuning van de directie en het soepel functioneren van het kantoor. Je ondersteunt een lokaal gevestigde CTO persoonlijk en werkt tegelijkertijd nauw samen met diens internationaal verspreide leidinggevende team, waarbij virtuele samenwerking over verschillende tijdzones een belangrijk onderdeel vormt.

Daarnaast ben je verantwoordelijk voor de organisatie en coördinatie van het kantoor in Leiden als gedeelde werkomgeving voor meerdere directieteams, collega's uit verschillende disciplines en bezoekende stakeholders. Zo draag je bij aan een professionele, gastvrije en efficiënte werkomgeving.

• Je ondersteunt de CTO persoonlijk op kantoor in Leiden en zorgt voor een efficiënte organisatie van de dagelijkse werkzaamheden;
• Beheren van de agenda, afspraken, reisplanning en prioriteiten;
• Opstellen van correspondentie, rapportages, presentaties en briefingdocumenten;
• Voorbereiden van vergaderingen, vastleggen van besluiten en bewaken van actiepunten;
• Onderhouden van contacten met interne en externe stakeholders;
• Voorbereiden en verspreiden van vergaderstukken en opvolgen van actiepunten;
• Bevorderen van de informatie-uitwisseling tussen de CTO en het internationale team;
• Je biedt administratieve en organisatorische ondersteuning aan andere directieleden die werkzaam zijn op kantoor in Leiden;
• Coördineren van facilitaire zaken, werkplekken, bezoekersontvangst en serviceverzoeken;
• Onderhouden van contacten met leveranciers, gebouwbeheer en facilitaire dienstverleners;
• Verzorgen van administratieve inkoopprocessen, factuurverwerking en uitgavenregistratie;
• Beheren van documentatie en registers volgens interne richtlijnen en geldende voorschriften;
• Ondersteunen bij de organisatie van evenementen en bezoeken;
• Signaleren en implementeren van verbeteringen in kantoororganisatie, dienstverlening en kostenbeheersing.

Profiel kandidaat

Je bent een proactieve, flexibele en servicegerichte professional met sterk organisatorisch inzicht. Je houdt overzicht en stelt moeiteloos prioriteiten. Je gaat discreet en integer om met vertrouwelijke informatie, bouwt sterke werkrelaties op en communiceert gemakkelijk met internationale collega's, directieleden en andere kantoorgebruikers. Je biedt een hoog serviceniveau, neemt initiatief en ziet kansen om processen, samenwerking en dienstverlening continu te verbeteren. Je blijft rustig onder druk, past je gemakkelijk aan veranderende prioriteiten aan en gaat zorgvuldig om met bedrijfsmiddelen. Daarnaast ben je bereid om structureel flexibel te werken over verschillende tijdzones heen, zodat de CTO en het internationale leidinggevende team op belangrijke momenten optimaal worden ondersteund.

Aanbieding

Ontdek een geweldige kans om deel uit te maken van dit dynamische team! Wij zijn op zoek naar gepassioneerde en getalenteerde kandidaten die klaar zijn voor de volgend einde stap in hun carrière.

• Een veelzijdige en verantwoordelijke functie binnen een professionele organisatie;
• Een afwisselend takenpakket met veel ruimte voor eigen initiatief;
• Samenwerking met betrokken collega's en management;
• Mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling en groei;
• Salaris afhankelijk opleiding, kennis en relevante ervaring;
• Jaarlijkse prestatiebonus van 10% van het bruto jaarsalaris, die telkens aan het einde van februari wordt uitbetaald;
• Daarnaast biedt de organisatie een pensioenregeling en een ziektekostenverzekering;
• En daarnaast een Schoevers opleidingscheque twv € 500,-.

Vereisten

Wij nodigen je van harte uit om te reageren op deze vacature als je jezelf herkent in het volgende profiel.

• Je hebt minimaal 8 jaar relevante ervaring in directieondersteuning en kantoorbeheer, bij voorkeur binnen een internationale, complexe organisatie of de financiële dienstverlening;
• Je hebt ervaring met het ondersteunen van C-level executives of senior leidinggevenden, zowel persoonlijk op locatie als op afstand binnen een internationaal verspreid team;
• Daarnaast ben je vertrouwd met het beheren van een gedeelde kantooromgeving voor medewerkers uit verschillende disciplines;
• Je beschikt over uitstekende organisatorische en communicatieve vaardigheden en hebt ruime ervaring met agendabeheer, vergaderingen, reisplanning, documentbeheer, leverancierscontacten, facilitaire zaken en administratieve processen;
• Je bent digitaal vaardig, maakt gemakkelijk gebruik van verschillende IT- en AI-toepassingen en staat open voor nieuwe technologieën. Ervaring met SAP, ERP-systemen of vergelijkbare bedrijfsplatformen is een pré;
• Je beheerst zowel het Nederlands als het Engels uitstekend, in woord en geschrift;
• Je bent beschikbaar 40 uur per week, minder is niet bespreekbaar;
• Ervaring in de mijnbouw-, grondstoffen- of technologiesector is een pluspunt, maar geen vereiste.

Herken jij je niet 100% in dit profiel, maar denk je wel dat deze functie goed bij je past? Dan nodigen we je uit om toch te reageren. We staan open voor een verrassende match!

Organisatie

Onze opdrachtgever is een internationaal opererende organisatie binnen de goudmijnbouw, met een sterke focus op operationele excellentie en technische innovatie. Het kantoor in Leiden is een belangrijke internationale vestiging, waar verschillende directiefuncties zijn gevestigd.

Sollicitatie

Spreekt deze functie je aan en ben jij er klaar voor om te groeien in je functie en loopbaan? Wij ontvangen graag jouw curriculum vitae (bij voorkeur met foto) en motivatiebrief in Word-format via het sollicitatieformulier. Is deze vacature niets voor jou, maar ken jij iemand voor wie deze functie perfect is? Het delen van deze vacature wordt zeer op prijs gesteld.

Schoevers Professionals, Let’s Grow!

Informatie

Wil je meer weten over deze vacature? Neem dan contact op met ons op. We zijn te bereiken via telefoonnummer: 035 – 750 61 45
of mail ons op [e-mail].