Medewerker Personeelsadministratie

VBCI; Hilversum; On-site; EUR 45,000 - 64,000; Full time

Job summary

De gemeente Hilversum zoekt een Medewerker Personeelsadministratie voor 24 uur per week in een fusiesituatie met Wijdemeren. Je werkt aan dagelijkse personeelsadministratie, arbo en verzuim, en digitale beheer van de Academieomgeving.

Je verwerkt mutaties in E-HRM/BCS, onderhoudt dossiers en beantwoordt collega-vragen. Daarnaast werk je aan procesverbeteringen, digitalisering en onboarding, met een korte inwerkperiode en duidelijke overdracht.

Qualifications

• Afgeronde mbo-4 opleiding in administratieve richting.
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in personeelsadministratie bij een gemeente of overheidsorganisatie.
• Ervaring met E-HRM/BCS/Motion.
• CV max 5 pagina's, Nederlands, met minimaal 2 referenties.
• Graag ontvangen wij een persoonlijke motivatie.
• Heeft u een HBO bachelor niveau als wens?
• Ervaring met introductiebijeenkomsten.
• Kennis van RAP.
• Kennis van rechtspositie gemeenteambtenaren en CAO gemeenten.
• Kennis van arbo en verzuim administratie.
• Kennis van aanbestedingen van E-HRM.
• Werkervaring in de afgelopen 10 jaar binnen een personeelsadministratie van een gemeente of overheidsorganisatie.

Responsibilities

• Het dagelijkse (going concern) werk uitvoeren en bij arbo/verzuim betrokkenheid tonen.
• Digitale administratie van onze Academieomgeving beheren.
• Mutaties in BCS (E-HRM) verwerken.
• Personeelsdossiers beheren en archief opschonen.
• Vragen van collega's beantwoorden.
• Correspondentie opstellen.
• Meewerken aan bestuurlijke integratie en digitalisering.
• Ondersteunen bij onboarding en introductiedagen.

Skills

Nauwkeurigheid

Plannen en organiseren

Resultaatgerichtheid

Proactief handelen

Doortastendheid

Flexibiliteit

Zelfstandigheid

Samenwerken

Communicatieve vaardigheden

Leervermogen

Discretie

Education

MBO-4 Administratieve richting

HBO bachelor niveau

Tools

E-HRM/BCS/Motion

Job description

Voor de gemeente Hilversum zoeken we een Medewerker Personeelsadministratie.

Startdatum: 26-10-2026
Einddatum: 26-02-2027 met optie tot verlenging
Uren per week: 24

Wijdemeren en Hilversum zijn vanaf 1 januari 2027 één gemeente. Zo kunnen we de dienstverlening aan onze 120.000 inwoners en bijna 20.000 bedrijven niet alleen blijven garanderen, maar ook verbeteren. Door onze krachten te bundelen, staan we sterker in het aanpakken van belangrijke uitdagingen, zoals wonen, natuur, economie en bereikbaarheid. Hilversum en Wijdemeren delen een historie en zijn al langer met elkaar verbonden.

De samenvoeging biedt nieuwe energie om die verbondenheid te versterken. De dorpen Ankeveen, Breukeleveen, 's-Graveland, Kortenhoef, Loosdrecht en Nederhorst den Berg behouden hun eigen karakter en vormen een waardevolle aanvulling op de meer stadse karakter van Hilversum. Van veen en water naar zand en heide. Die diversiteit maakt Hilversum aantrekkelijk om in te wonen, te werken én te recreëren.

Functiebeschrijving

De gemeenteraden van Wijdemeren en Hilversum hebben in de zomer van 2024 het principebesluit genomen tot het aangaan van een lichte samenvoeging. De samenvoeging tussen deze gemeenten heeft gevolgen voor de ambtenaren, het bestuur en de inwoners. De bestuurlijke fusie staat gepland per 1 januari 2027 en is voorafgegaan door een ambtelijke integratie per 1 januari 2026. Met nog zo'n 3 maanden te gaan tot de bestuurlijke fusie, zijn de voorbereidingen in volle gang.

Takenpakket van de Medewerker Personeelsadministratie;

• Het dagelijkse (going concern) werk uitvoeren;je helpt bij de administratie rondom onderwerpen als arbo en verzuim;

• -je helpt bij de (digitale) administratie van onze Academieomgeving;

• je verwerkt mutaties in BCS (E-HRM);
• je beheert personeelsdossiers (inclusief compleet maken en/of opschonen van archief);
• je beantwoordt vragen van collega's;
• je stelt correspondentie op.

• Meewerken aan de bestuurlijke integratie;
• Je helpt ons bij het verbeteren van (werk)processen en draagt zo bij aan onze digitalisering en aanbesteding van het nieuwe E-HRM;
• Als projectlid Onboarding help je onze introductiedagen te organiseren.

Het cluster Personeelsadministratie bestaat in Hilversum uit 3 collega's, die parttime bij ons werken. We zetten in de opdrachtperiode een vacature uit voor vaste invulling. We willen dat jij met de nieuwe collega 1 maand samenwerkt om zo te zorgen voor een goede inwerkperiode en overdracht, de functie zelf is wel ingebed in de organisatie en staat onder leiding en toezicht en van dienswege niet passend voor een zzp gekenmerkt.

De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op donderdag 13 oktober 2026.

Functie-eisen

• Je hebt een aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau in administratieve richting;
• Je hebt minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar binnen een personeelsadministratie van een gemeente of overheidsorganisatie;
• Je hebt aantoonbare werkervaring met E-HRM/BCS/Motion;
• Maximaal 5 pagina's cv, excl. motivatiebrief (1 pgn) en excl. voorblad (1 pgn), opgesteld in het Nederlands (minimaal 2 referenties, bestaande uit naam, functie en organisatie);
• Graag ontvangen wij in ieder geval een persoonlijke motivatie.

Wensen:

• Je hebt een aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau;
• Je hebt minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met E-HRM/BCS/Motion;
• Je hebt aantoonbare werkervaring met het organiseren van introductiebijeenkomsten;
• Je hebt aantoonbare kennis van RAP, onder de werkervaring wordt expliciet vermeld waar deze kennis is opgedaan en ingezet;
• Je hebt aantoonbare kennis van en werkervaring met rechtspositie gemeenteambtenaren en Cao gemeenten;
• Je hebt aantoonbare kennis van en werkervaring met arbo en verzuim administratie. Onder de werkervaring wordt expliciet vermeld waar deze kennis is opgedaan en ingezet;
• Je hebt aantoonbare kennis van en/of werkervaring met aanbestedingen van E-HRM, aangeven wat van toepassing is (kennis- en of ervaring);
• Je hebt aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar binnen een personeelsadministratie van een gemeente of overheidsorganisatie, aantal jaar meegeven.

Jouw competenties:

• Nauwkeurigheid: zorgvuldig werken, fouten vermijden, oog voor detail;
• Plannen en organiseren: taken structureren, overzicht bewaren, deadlines halen, ook als er veel tegelijk speelt;
• Resultaatgerichtheid: doelgericht werken en actief bijdragen aan het wegwerken van achterstanden;
• Proactief handelen: niet afwachten maar zelf actie ondernemen, kansen zien en benutten;
• Doortastendheid: knopen durven doorhakken, doorpakken waar nodig;
• Flexibiliteit: snel schakelen tussen routine, ad-hoc taken en projectwerk;
• Zelfstandigheid: verantwoordelijkheid nemen en zelfstandig taken oppakken;
• Samenwerken: in teamverband kunnen werken, afstemmen met collega's en projectleden;
• Communicatieve vaardigheid: duidelijk en professioneel communiceren, mondeling én schriftelijk;
• Leerbaarheid / Leervermogen: snel nieuwe systemen, processen en projecten kunnen oppakken;
• Discretie/Integriteit: vertrouwelijk omgaan met informatie, betrouwbaar zijn.

Arbeidsvoorwaarden

Het bruto maandsalaris ligt tussen de € 4.000,- en € 5.700,- (o.b.v. 36 uur), afhankelijk van opleiding en ervaring. Deze opdracht is niet geschikt voor ZZP'ers i.v.m. de Wet DBA.