Medewerker Personeelsadministratie

Overheidzzp; Hilversum; On-site; EUR 32,000 - 46,000; Full time

Job summary

Overheidzzp zoekt een Medewerker Personeelsadministratie voor de gemeente Hilversum. Je verwerkt mutaties, beheert dossiers en verzorgt de digitale administratie in E-HRM/BCS, en ondersteunt onboarding en introductieactiviteiten.

Je werkt aan procesverbetering, digitalisering en bestuurlijke integratie, met aandacht voor arbo en verzuim, en levert zo een bijdrage aan de toekomstige fusie en dienstverlening.

Qualifications

• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau in administratieve richting.
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar binnen een personeelsadministratie van een gemeente of overheidsorganisatie.
• Aantoonbare werkervaring met E-HRM/BCS/Motion.

Responsibilities

• Verzorg dagelijkse personeelsadministratie en mutaties in E-HRM (BCS).
• Behandel vragen van collega’s en ondersteun onboarding.
• Draag bij aan procesverbetering, digitalisering en integratie van systemen.
• Organiseer introductieactiviteiten en draag bij aan onboardingdagen.

Skills

Nauwkeurigheid

Plan/organisatie

Resultaatgericht

Proactief handelen

Communicatie

Discretie/integriteit

Education

MBO-4 administratieve richting

HBO bachelor (voorkeur)

Tools

E-HRM/BCS/Motion

Job description

Over de functie

In het kort: Je gaat de dagelijkse personeelsadministratie verzorgen, mutaties en dossiers in E-HRM verwerken, collega’s helpen met vragen en meewerken aan procesverbetering, digitalisering, bestuurlijke integratie en het organiseren van introductie- en onboardingactiviteiten.

Samen sterker!

Wijdemeren en Hilversum zijn vanaf 1 januari 2027 één gemeente. Zo kunnen we de dienstverlening aan onze 120.000 inwoners en bijna 20.000 bedrijven niet alleen blijven garanderen, maar ook verbeteren. Door onze krachten te bundelen, staan we sterker in het aanpakken van belangrijke uitdagingen, zoals wonen, natuur, economie en bereikbaarheid. Hilversum en Wijdemeren delen een historie en zijn al langer met elkaar verbonden.

De samenvoeging biedt nieuwe energie om die verbondenheid te versterken. De dorpen Ankeveen, Breukeleveen, 's-Graveland, Kortenhoef, Loosdrecht en Nederhorst den Berg behouden hun eigen karakter en vormen een waardevolle aanvulling op de meer stadse karakter van Hilversum. Van veen en water naar zand en heide. Die diversiteit maakt Hilversum aantrekkelijk om in te wonen, te werken én te recreëren.

Opdracht

De gemeenteraden van Wijdemeren en Hilversum hebben in de zomer van 2024 het principebesluit genomen tot het aangaan van een lichte samenvoeging. De samenvoeging tussen deze gemeenten heeft gevolgen voor de ambtenaren, het bestuur en de inwoners. De bestuurlijke fusie staat gepland per 1 januari 2027 en is voorafgegaan door een ambtelijke integratie per 1 januari 2026. Met nog zo’n 3 maanden te gaan tot de bestuurlijke fusie, zijn de voorbereidingen in volle gang.

Takenpakket van de Medewerker Personeelsadministratie

• Het dagelijkse (going concern) werk uitvoeren;
• je helpt bij de administratie rondom onderwerpen als arbo en verzuim;
• je helpt bij de (digitale) administratie van onze Academieomgeving;
• je verwerkt mutaties in BCS (E-HRM);
• je beheert personeelsdossiers (inclusief compleet maken en/of opschonen van archief);
• je beantwoordt vragen van collega’s;
• je stelt correspondentie op;
• Meewerken aan de bestuurlijke integratie;
• Je helpt ons bij het verbeteren van (werk)processen en draagt zo bij aan onze digitalisering en aanbesteding van het nieuwe E-HRM;
• Als projectlid Onboarding help je onze introductiedagen te organiseren.

Het cluster Personeelsadministratie bestaat in Hilversum uit 3 collega’s, die parttime bij ons werken. We zetten in de opdrachtperiode een vacature uit voor vaste invulling. We willen dat jij met de nieuwe collega 1 maand samenwerkt om zo te zorgen voor een goede inwerkperiode en overdracht, de functie zelf is wel ingebed in de organisatie en staat onder leiding en toezicht en van dienswege niet passend voor een zzp gekenmerkt.

Eisen

• Dienstverband: Detachering
• Maximaal 5 pagina’s cv, excl. motivatiebrief (1 pgn) en excl. voorblad (1 pgn), opgesteld in het Nederlands (minimaal 2 referenties, bestaande uit naam, functie en organisatie) in pdf.
• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau in administratieve richting;
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar binnen een personeelsadministratie van een gemeente of overheidsorganisatie;
• Aantoonbare werkervaring met E-HRM/BCS/Motion;

Wensen

• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau (10 punten);
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met E-HRM/BCS/Motion (15 punten);
• Aantoonbare werkervaring met het organiseren van introductiebijeenkomsten (10 punten);
• Aantoonbare kennis van RAP, onder de werkervaring wordt expliciet vermeld waar deze kennis is opgedaan en ingezet (5 punten);
• Aantoonbare kennis van en werkervaring met rechtspositie gemeenteambtenaren en Cao gemeenten (10 punten);
• Aantoonbare kennis van en werkervaring met arbo en verzuim administratie. Onder de werkervaring wordt expliciet vermeld waar deze kennis is opgedaan en ingezet (5 punten);
• Aantoonbare kennis van en/of werkervaring met aanbestedingen van E-HRM (15 punten);
• Aantoonbare werkervaring (15 punten);
• Aantoonbare kennis (7 punten);
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar binnen een personeelsadministratie van een gemeente of overheidsorganisatie (30 punten); 5 jaar of meer (30 punten); 2 tot 5 jaar (15 punten); tot 2 jaar (0 punten).

Competenties

• Nauwkeurigheid: zorgvuldig werken, fouten vermijden, oog voor detail.
• Plannen en organiseren: taken structureren, overzicht bewaren, deadlines halen, ook als er veel tegelijk speelt.
• Resultaatgerichtheid: doelgericht werken en actief bijdragen aan het wegwerken van achterstanden.
• Proactief handelen: niet afwachten maar zelf actie ondernemen, kansen zien en benutten.
• Doortastendheid: knopen durven doorhakken, doorpakken waar nodig.
• Flexibiliteit: snel schakelen tussen routine, ad-hoc taken en projectwerk.
• Zelfstandigheid: verantwoordelijkheid nemen en zelfstandig taken oppakken.Samenwerken: in teamverband kunnen werken, afstemmen met collega’s en projectleden.
• Communicatieve vaardigheid: duidelijk en professioneel communiceren, mondeling én schriftelijk.
• Leerbaarheid / Leervermogen: snel nieuwe systemen, processen en projecten kunnen oppakken.
• Discretie/Integriteit: vertrouwelijk omgaan met informatie, betrouwbaar zijn.

Overige informatie

Optie tot verlenging: Ja, 3x 1 maand

Gespreksdatum: 13/10/2026

Dienstverband: Detachering

Over de opdrachtgever

De gemeente Hilversum is een gemeente in de provincie Noord-Holland. De gemeente telt ongeveer 90.000 inwoners en bestaat uit verschillende wijken en dorpen. Hilversum staat bekend als de mediastad van Nederland vanwege de aanwezigheid van mediabedrijven en omroepen. De gemeente Hilversum heeft een divers aanbod aan voorzieningen, zoals scholen, winkels en sportfaciliteiten. Hilversum heeft ook een rijke historie en architectuur, met onder andere het prachtige raadhuis en de vele groene parken. In Hilversum wordt veel waarde gehecht aan cultuur en kunst, wat tot uiting komt in de diverse evenementen en culturele instellingen in de gemeente. Hilversum is een levendige gemeente waar wonen, werken en ontspanning samenkomen.

De sluitingsdatum van deze opdracht is de harde deadline van onze opdrachtgever.

• Om je krachtig voor te kunnen dragen hebben wij minimaal één werkdag nodig om samen met jou alle bescheiden in orde te maken.
• Wanneer je interesse hebt in deze opdracht en overtuigd bent van een sterke match, reageer dan direct!
• Naast een actueel en op de opdracht gericht CV zullen wij altijd vragen om een bondige persoonlijke motivatiebrief (inclusief een toelichting per functie-eis en -wens) en een indicatief uurtarief/maandloon.

Op basis van deze informatie kunnen wij voor je aan de slag! We nemen contact met je op om alle verdere details goed door te nemen en duidelijke afspraken met je te maken.