Medewerker facilitaire poule (zzp - freelance)

Gemeente Westerveld; Havelte; On-site; EUR 19,000 - 25,000; Part time

Job summary

Gemeente Westerveld zoekt een medewerker facilitaire poule die bezoekers gastvrij ontvangt en het aanspreekpunt is voor vragen. Je verzorgt uitgifte en ontvangst van documenten, ondersteunt bij evenementen en onderhoudt de ontvangstruimte.

Je werkt zelfstandig binnen een loyale, betrokken poule en stemt werkzaamheden af met collega’s en leveranciers. De functie vereist flexibiliteit en inzet buiten reguliere uren, met twee vaste werkdagen per week en mogelijk avondwerk.

Qualifications

• We zoeken iemand met een gastvrije en dienstverlenende instelling.
• Nauwkeurig en representatief in de interactie met bezoekers.
• Goede communicatie en flexibel inzetbaar in een facilitaire omgeving.

Responsibilities

• Ontvangen en te woord staan van bezoekers en verwijzen naar juiste contactpersonen.
• Verzorgen van uitgifte en ontvangst van documenten en algemene receptiewerkzaamheden.
• Ondersteunen bij bijeenkomsten, (avond)evenementen en huwelijken en voorbereiden van ontvangstruimtes.
• Beheren van de ontvangstruimte en assisteren bij de facilitaire organisatie tijdens evenementen.
• Verrichten van lichte technische taken zoals vervangen van toners en eenvoudige storingsafhandeling.
• Coördineren met collega’s en leveranciers, en volgen van procedures voor afhandeling.

Skills

Dienstverlening

Zorgvuldigheid

Representativiteit

Technisch inzicht

Flexibiliteit

Zelfstandigheid

Communicatie

Job description

Organisatie
Werken voor de Gemeente Westerveld betekent dat je terecht komt in een plattelandsgemeente in Zuidwest-Drenthe. Een gemeente waar bestuur en organisatie samen streven naar een hoogwaardige dienstverlening waarbij we initiatieven van inwoners, ondernemers en organisaties stimuleren én faciliteren. Wat kenmerkend is voor de Gemeente Westerveld zijn de korte lijnen, een informele werksfeer en weinig hiërarchie. Na een warm onthaal introduceert jouw nieuwe team de organisatie en collega’s bij je. Een team dat bestaat uit een mix van lerende en ervaren collega’s. En natuurlijk lopen we dan ook even langs onze koffiecorners, het bedrijfsrestaurant en de verschillende lounge- en overlegplekken. Nieuwsgierig geworden? Bekijk dan onze Promotiefilm.

Opdracht
Als medewerker facilitaire poule bij Gemeente Westerveld vervult u een veelzijdige, representatieve en dienstverlenende rol binnen de facilitaire organisatie. U bent het visitekaartje voor bezoekers, collega’s en externe partijen en draagt bij aan een gastvrije, veilige en goed georganiseerde ontvangst en dienstverlening. De werkzaamheden bestaan onder meer uit het professioneel ontvangen en te woord staan van bezoekers, het doorverwijzen naar de juiste contactpersonen, en het verzorgen van uitgifte en ontvangst van documenten.
U ondersteunt bij bijeenkomsten, (avond)evenementen en huwelijken; hierbij bereidt u de ontvangstruimte voor, zorgt u voor een gastvrije ontvangst, ondersteunt u bij de facilitaire organisatie tijdens het evenement en handelt u kleine facilitaire taken af, zoals het klaarzetten van ruimtes, serveren van consumpties en nazorg. U verzorgt tevens receptiewerkzaamheden en fungeert als aanspreekpunt voor vragen die via het facilitaire meldpunt binnenkomen. Deze meldingen verwerkt u zorgvuldig en volgt de afgesproken procedures voor afhandeling en, waar nodig, doorverwijzing.
Een belangrijke taak is het beheren en ondersteunen van audiovisuele middelen, met nadruk op preventief onderhoud, het snel oplossen van eenvoudige storingen tijdens presentaties en het waarborgen van continuïteit in de raadzaal en ontvangsthal. Tot het werkpakket behoren verder lichte technische werkzaamheden en onderhoudstaken, zoals het vervangen van toners, het oplossen van eenvoudige storingen aan apparatuur en het uitvoeren van kleine reparaties.
U werkt samen in een betrokken en enthousiaste facilitaire poule; dit team is de centrale schakel binnen de organisatie voor facilitaire processen. U werkt zelfsturend op uw taken, neemt verantwoordelijkheid en stemt werkzaamheden af met collega’s en, waar relevant, met leveranciers en interne opdrachtgevers. De werkweek is flexibel van opzet; in overleg worden twee vaste dagen per week afgesproken, waarbij vrijdag in ieder geval een vaste werkdag is. Daarnaast wordt van u verwacht dat u flexibel inzetbaar bent, inclusief regelmatige inzet in de avonduren, met name op dinsdagavonden.
De planning, werkverdeling en prioritering van de werkzaamheden vinden plaats binnen het facilitaire team en worden afgestemd met de aangewezen coördinator of leidinggevende. Vanwege de aard van de werkzaamheden is fysieke aanwezigheid op locatie noodzakelijk. U voert de werkzaamheden uit volgens de geldende werkafspraken, werkinstructies, veiligheidsrichtlijnen en privacyvoorschriften van Gemeente Westerveld.
De medewerker levert binnen de facilitaire poule een bijdrage aan de dagelijkse facilitaire dienstverlening van Gemeente Westerveld en ondersteunt bij het uitvoeren van de werkzaamheden die voortvloeien uit de reguliere bedrijfsvoering van de organisatie.

De medewerker levert binnen de facilitaire poule een bijdrage aan de dagelijkse facilitaire dienstverlening van Gemeente Westerveld en ondersteunt bij het uitvoeren van de werkzaamheden die voortvloeien uit de reguliere bedrijfsvoering van de organisatie.

Competenties

• Dienstverlenend;
• Zorgvuldigheid;
• Representativiteit;
• Technisch inzicht;
• Flexibiliteit;
• Zelfstandigheid;
• Communicatie.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 6. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Benodigd aantal professionals
1.

Offerte-eisen
Maximaal 5 pagina’s cv, excl. motivatiebrief (1 pgn) en excl. voorblad (1 pgn), opgesteld in het Nederlands (minimaal 2 referenties, bestaande uit naam, functie en organisatie) in pdf.
*Indien er uitvoeringsvoorwaarde gehanteerd worden verzoeken we je in de offerte aannemelijk te maken en deugdelijk te onderbouwen op welke wijze er invulling gegeven wordt aan de uitvoeringsvoorwaarde.

Werkdagen
Is hybride werken mogelijk: nee.De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: vrijdag daarnaast flexibel maar ook bereid om in de avonduren te werken.