Medewerker DIV | Informatie- en archiefbeheer

Gemeente Kaag en braassem; Kaag en Braassem; Hybrid; EUR 40,000 - 57,000; Full time

Benefits offered by this job

Individueel Keuzebudget 17,05%

Telefoon en laptop

Pensioen ABP

Hybride werken

Parkeergelegenheid

Job summary

Werken bij gemeenten zoekt een enthousiaste Medewerker DIV (Documentaire Informatievoorziening) om grip te krijgen op de informatiehuishouding en zo verantwoording aan de samenleving af te leggen. Je registreert, bewaakt kwaliteit en denkt mee over verbetering van het zaaksysteem binnen een vierkoppig team DIV.

Hybride werken en een 36-urige week horen bij de functie. Je hebt mbo-4/hbo-opleiding in informatiebeheer of vergelijkbaar, kennis van relevante wet- en regelgeving, en affiniteit met

Qualifications

• Afgeronde mbo-4- of hbo-opleiding in relevante richting zoals informatiebeheer, documentaire informatievoorziening, archiefbeheer of documentmanagement.
• Relevante werkervaring vereist of vergelijkbare opleiding.
• Kennis van relevante wet- en regelgeving.
• Affiniteit met informatiebeheer, archivering en documentmanagement.
• Nauwkeurig, analytisch en detailgericht werken.
• Zelfstandig en in teamverband kunnen functioneren.
• Communicatief vaardig, proactief en resultaatgericht.
• Bij voorkeur kennis van of ervaring met zaaksystemen, bij voorkeur Djuma.

Responsibilities

• Registratie en informatiebeheer: controleren, beoordelen en verbeteren van registraties in het zaaksysteem.
• Kwaliteitsbewaking: kwaliteitscontroles uitvoeren op dossiers en afgeronde zaken.
• Optimalisatie van het zaaksysteem: meedenken over de inrichting en het gebruik van het zaaksysteem.
• Kwaliteitszorg: het kwaliteitszorgsysteem beheren op basis van het IBA Framework.
• Hotspotlijst: de hotspotlijst actueel houden en onderhouden.
• Digitalisering en archivering: ondersteunen bij digitaliseringsprojecten voor documenten en archieven.
• Vernietiging van archiefbescheiden: vernietigingslijsten opstellen en vernietigingsprocessen begeleiden.
• Procesverbetering: knelpunten signaleren, verbetervoorstellen doen en meedenken over een efficiëntere informatiehuishouding.

Skills

Nauwkeurig

Analytisch

Communicatief vaardig

Proactief

Teamwork

Education

MBO-4 / HBO in informatiebeheer / documentaire informatievoorziening / archiefbeheer

Tools

Djuma zaaksysteem

Documentmanagement software

Job description

Wat ga je doen?

Wij zijn op zoek naar een enthousiaste Medewerker Documentaire Informatievoorziening (DIV). Als medewerker DIV help je de gemeente grip te krijgen op de informatiehuishouding, wat essentieel is voor een gezonde democratie. Alleen wanneer de gemeente grip heeft op de eigen informatievoorziening, kan ze verantwoording afleggen aan de samenleving. Je zorgt ervoor dat informatie correct wordt geregistreerd, goed vindbaar blijft en volgens de geldende richtlijnen wordt beheerd. Je signaleert knelpunten, denkt mee over de verbetering van het zaaksysteem en helpt collega’s bij uiteenlopende informatievraagstukken.

Jouw werkzaamheden

• Registratie en informatiebeheer: controleren, beoordelen en verbeteren van registraties in het zaaksysteem.
• Kwaliteitsbewaking: kwaliteitscontroles uitvoeren op dossiers en afgeronde zaken.
• Optimalisatie van het zaaksysteem: meedenken over de inrichting en het gebruik van het zaaksysteem.
• Kwaliteitszorg: het kwaliteitszorgsysteem beheren op basis van het IBA Framework.
• Hotspotlijst: de hotspotlijst actueel houden en onderhouden.
• Digitalisering en archivering: ondersteunen bij digitaliseringsprojecten voor documenten en archieven.
• Vernietiging van archiefbescheiden: vernietigingslijsten opstellen en vernietigingsprocessen begeleiden.
• Procesverbetering: knelpunten signaleren, verbetervoorstellen doen en meedenken over een efficiëntere informatiehuishouding.

Jouw impact

Met jouw oog voor detail, gevoel voor structuur en interesse in informatiebeheer help je de organisatie om informatie op orde te houden. Je denkt mee over slimmere werkprocessen en een optimale inrichting van het zaaksysteem.

Met wie werk je samen?

Je komt te werken binnen het gedreven team DIV (Documentaire Informatievoorziening). Dit team bestaat uit vier medewerkers en is onderdeel van het cluster Klantcontact en Informatie. Flexibiliteit en collegialiteit zijn belangrijke kernwaarden binnen dit team.

Wat heb je in huis?

• Je hebt een afgeronde mbo-4- of hbo-opleiding in een relevante richting, zoals informatiebeheer, documentaire informatievoorziening, archiefbeheer of documentmanagement.
• Ook met een vergelijkbare opleiding en relevante werkervaring kun je goed aansluiten bij deze functie.
• Kennis van relevante wet- en regelgeving.
• Affiniteit met informatiebeheer, archivering en documentmanagement.
• Nauwkeurig, analytisch en detailgericht werken.
• Zelfstandig en in teamverband kunnen functioneren.
• Communicatief vaardig, proactief en resultaatgericht.
• Bij voorkeur kennis van of ervaring met zaaksystemen, bij voorkeur Djuma.

Verder bieden wij

• Bruto maandsalaris tussen €3568 en €5096 op basis van een 36-urige werkweek volgens schaal 9 van de gemeentelijke cao. Inschaling is afhankelijk van opleiding en werkervaring; een aanloopschaal kan van toepassing zijn.
• Zicht op een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.
• Een Individueel Keuzebudget van 17,05% van het salaris.
• Een telefoon en laptop.
• Ruime mogelijkheden voor persoonlijke groei en ontwikkeling.
• Een pensioenregeling via ABP.
• Ruime parkeergelegenheid bij het gemeentehuis en de mogelijkheid om hybride te werken.

Contact

Heb je vragen over de functie? Neem dan contact op met Annette Put, Clustermanager, via 06 429 335 84 of [e-mail].

Locatie: Westeinde 1, 2371 AS Roelofarendsveen.