Medewerker bestuurssecretariaat

All About Work; Doesburg; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Part time

Job summary

All About Work zoekt een bestuurssecretariële professional in Doesburg. Je ondersteunt de burgemeester, wethouders en gemeentesecretaris met prioriteiten en overzicht, en vervult secretariële en administratieve taken om continuïteit te borgen.

Je werkt nauw samen met een collega, beheert agenda's en bereidt vergaderingen voor. Vereisten zijn mbo-4, Ibabs-ervaring en minimaal 1 jaar relevante gemeentelijke ervaring.

Qualifications

• Vloeiende beheersing van de Nederlandse taal op C1-niveau.
• Afgeronde opleiding op minimaal mbo-4 niveau.
• Minimaal 1 jaar ervaring als bestuur secretaresse binnen een overheidsorganisatie.
• Aantoonbare werkervaring met Ibabs.
• Minimaal 1 jaar ervaring met procesverbeteringen in een gemeentelijke organisatie.

Responsibilities

• Ondersteunt de burgemeester, 3 wethouders en de gemeentesecretaris.
• Behandelt zelfstandig zaken met prioriteit, overzicht en timing.
• Verzorgt secretariële en administratieve ondersteuning.
• Maakt interne en externe afspraken en beheert agenda’s.
• Bereidt vergaderingen voor en verzamelt stukken.
• Ondersteunt bij voorbereiding en begeleiding van bestuurlijke aangelegenheden.

Skills

Taalvaardigheid NL

Communicatieve vaardigheden

Teamwork

Education

MBO-4 diploma

Tools

Ibabs

Office 365

Job description

Over de functie

ft 33845

Jij ondersteunt de burgemeester, wethouders en de gemeentesecretaris met een scherp oog voor prioriteiten en overzicht. Je schakelt soepel tussen secretariële, administratieve en bestuurlijke werkzaamheden en weet precies wat er wanneer nodig is. In deze rol ben je een onmisbare schakel binnen het bestuurssecretariaat en werk je nauw samen met je collega om de continuïteit te borgen. Je bent het aanspreekpunt voor interne en externe afspraken en draagt bij aan een professionele ontvangst en voorbereiding.

Wat ga je doen

• Je ondersteunt de burgemeester, 3 wethouders en de gemeentesecretaris van de gemeente Doesburg.
• Je handelt zoveel mogelijk zelfstandig zaken af en bewaakt daarbij prioriteiten, overzicht en timing.
• Je zet vragen uit in de organisatie wanneer dat nodig is en signaleert wat er moet gebeuren.
• Je verzorgt secretariële en administratieve ondersteuning.
• Je signaleert, plant vooruit en denkt mee.
• Je werkt nauw samen met de andere medewerker van het bestuurssecretariaat en vervangt elkaar wanneer nodig.
• Je maakt interne en externe afspraken en beheert de agenda’s zorgvuldig.
• Je controleert en stroomlijnt informatiestromen.
• Je ontvangt afspraken gastvrij en professioneel.
• Je bereidt vergaderingen voor, verzamelt stukken en stelt de agenda op.
• Je ondersteunt bij de voorbereiding en begeleiding van bestuurlijke en representatieve aangelegenheden.
• Je verricht alle voorkomende werkzaamheden die je binnen een bestuurssecretariaat kunt verwachten.
• Je verzorgt complexe agendabeheer voor B&W en de gemeentesecretaris.
• Je bewaakt planningen, actiepunten en termijnen.
• Je zorgt ervoor dat collega’s op tijd de juiste stukken aanleveren in ibabs.
• Je ondersteunt bij het voorbereiden en volgen van afspraken en besluiten van het college.

Eisen

• Vloeiende beheersing van de Nederlandse taal op C1-niveau.
• Je hebt aantoonbaar een afgeronde opleiding op minimaal mbo-4 niveau.
• Je hebt minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als bestuur secretaresse voor B en W bij een overheidsorganisatie.
• Je hebt aantoonbare werkervaring met Ibabs.
• Je hebt minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met het opstellen van procesverbeteringen binnen een gemeentelijke organisatie.

Wensen

• Je hebt aantoonbare werkervaring met Microsoft Office 365, Outlook, Teams, Word, Excel en PowerPoint.
• Je bent aantoonbaar beschikbaar uiterlijk per 1 december 2026 voor een inzet van 32 uur per week.
• Je bent aantoonbaar bereid om minimaal 3 dagen per week op locatie aanwezig te zijn.
• Je hebt aantoonbare werkervaring als managementondersteuner, bestuurssecretaresse en/of directiesecretaresse binnen een overheidsorganisatie.
• Je hebt meer dan 5 jaar aantoonbare werkervaring.

Competenties

• Je beschikt over uitdrukkingsvaardigheid (mondeling).
• Je beschikt over uitdrukkingsvaardigheid (schriftelijk).
• Je bent klantgericht.
• Je toont tactisch gedrag.
• Je werkt resultaatgericht.
• Je werkt goed samen met anderen.
• Je bent assertief.
• Je bent besluitvaardig.
• Je bent kritisch.
• Je kunt plannen en organiseren.

ft 33845