Medewerker Bestuurssecretariaat

Maandag; Doesburg; Hybride; EUR 36 000 - 46 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Hybride werken

Maandag Academy

Eindejaarsuitkering

Salaris volgens CAO gemeente Doesburg

Persoonlijke begeleiding

Breed netwerk

Résumé du poste

Maandag zoekt een medewerker bestuurssecretariaat om de burgemeester, wethouders en gemeentesecretaris te ondersteunen met agenda- en vergaderstukken, informatiebeheer en visitor management. Je werkt in een dynamische gemeentelijke omgeving en levert een proactieve bijdrage aan een vlekkeloze afhandeling van werkzaamheden.

Je bent verantwoordelijk voor complexe agendabeheer, planning, documentrevisie en het optreden als aanspreekpunt voor interne en externe stakeholders.

Qualifications

• Minimaal mbo-4 niveau en uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaresse voor B&W binnen een overheidsorganisatie.
• Ervaring met iBabs en brede kennis van Microsoft Office 365 (Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint).
• Minimaal 1 jaar ervaring met het opstellen en doorvoeren van procesverbeteringen binnen een gemeentelijke organisatie.
• Beschikbaarheid per 1 december 2026 voor 32 uur per week en bereidheid minimaal 3 dagen per week op locatie te werken.

Responsabilités

• Beheren van complexe agendas voor bestuur en gemeentesecretaris, proactief reageren op wijzigingen.
• Bewaken van strakke planningen, actiepunten en beslistermijnen.
• Verzamelen en controleren van vergaderstukken in iBabs en zorgen voor tijdige aanlevering.
• Fungeren als gastvrij eerste aanspreekpunt voor interne en externe partijen.
• Voorbereiden van bestuurlijke en representatieve bijeenkomsten en doorvoeren van procesverbeteringen.

Connaissances

Hands-on mentaliteit

Proactieve houding

Servicegerichte instelling

Sterke communicatieve vaardigheden

Formation

MBO-4 diploma

Outils

iBabs

Microsoft Office 365

Description du poste

Over de functie

Heb jij weleens geprobeerd om vier drukke bestuursagenda's feilloos op elkaar af te stemmen terwijl de telefoon blijft rinkelen? Als medewerker bestuurssecretariaat is dit juist de uitdaging waar jij energie van krijgt en draai jij je hand er niet voor om. In het hart van de lokale overheid ondersteun jij de burgemeester, wethouders en de gemeentesecretaris. Je zorgt ervoor dat informatiestromen soepel verlopen en dat alle vergaderstukken op tijd klaarstaan. Dankzij jouw strakke planning en organisatietalent kan het bestuur zich volledig focussen op belangrijke maatschappelijke beslissingen. Jouw proactieve houding zorgt ervoor dat je ziet wat er moet gebeuren voordat een ander erom vraagt. Met jouw oog voor detail en sterke communicatieve vaardigheden ben jij een betrouwbare kracht binnen het team. Ben jij klaar om direct impact te maken in deze dynamische omgeving?

• Complex agendabeheer en het bewaken van strakke termijnen voor het volledige bestuur.
• Zorgvuldig voorbereiden van vergaderingen en controleren van stukken in iBabs.
• Gastvrij ontvangen van bezoekers en fungeren als helder aanspreekpunt voor de organisatie.

Functie-eisen

Jij bent een representatieve en proactieve persoonlijkheid met een echte hands-on mentaliteit en een scherp oog voor verhoudingen. Dankzij jouw servicegerichte instelling, flexibiliteit en absolute betrouwbaarheid weet het bestuur dat alle gevoelige informatie bij jou in veilige handen is. Je houdt van aanpakken, bewaakt moeiteloos je grenzen en zorgt ervoor dat alles achter de schermen soepel verloopt.

• Je beschikt over een aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo-4-niveau en beheerst de Nederlandse taal uitstekend in woord en geschrift.
• Je hebt minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als bestuurssecretaresse voor B&W binnen een overheidsorganisatie.
• Je hebt aantoonbare ervaring met het werken in iBabs en brede kennis van Microsoft Office 365, waaronder Outlook, Teams, Word, Excel en PowerPoint.
• Je brengt minimaal 1 jaar aantoonbare ervaring mee met het opstellen en doorvoeren van procesverbeteringen binnen een gemeentelijke organisatie.
• Je bent uiterlijk per 1 december 2026 beschikbaar voor 32 uur per week en bent bereid om minimaal 3 dagen per week op locatie te werken.

Wat je gaat doen

Stap binnen in een dynamische wereld waarin geen enkele werkdag hetzelfde is. In deze rol krijg je de kans om jezelf continu te ontwikkelen terwijl je het hart van de organisatie draaiende houdt. Je zorgt ervoor dat vergaderingen soepel verlopen, afspraken perfect zijn afgestemd en stukken op tijd klaarstaan. Zo groei je uit tot een onmisbare spil en bouw je waardevolle ervaring op binnen het openbaar bestuur.

• Je beheert complexe agenda's voor het bestuur en de gemeentesecretaris, waarbij je proactief inspeelt op wijzigingen en knelpunten voorkomt.
• Je bewaakt strakke planningen, actiepunten en beslistermijnen zodat deadlines altijd worden gehaald.
• Je verzamelt en controleert vergaderstukken in iBabs en zorgt dat collega's tijdig de juiste documenten aanleveren.
• Je fungeert als het gastvrije eerste aanspreekpunt voor zowel interne als externe partijen en ontvangt bezoekers professioneel.
• Je bereidt bestuurlijke en representatieve bijeenkomsten grondig voor en pakt procesverbeteringen op binnen de gemeentelijke organisatie.

De opdrachtgever

Werken bij de gemeente Doesburg betekent werken aan een fijne, leefbare en betrokken samenleving. Je zet je dagelijks in voor de inwoners, ondernemers en bezoekers van de stad. Geen dag is hetzelfde: je werkt samen met collega’s aan uiteenlopende vraagstukken en krijgt de ruimte om jezelf te ontwikkelen en nieuwe ideeën in te brengen.

Bij de gemeente Doesburg staan betrokkenheid, samenwerking en dienstverlening centraal. Je werk doet ertoe, omdat je direct kunt bijdragen aan de leefomgeving en het welzijn van de inwoners. Je werkt in een omgeving waar korte lijnen, persoonlijk contact en samen resultaten behalen belangrijk zijn.

Werken bij de gemeente Doesburg betekent dus niet alleen werken vóór de stad, maar vooral samen mét de stad aan een mooie toekomst.

Dit bieden we jou

Salaris

Goed salaris op basis van je kennis en ervaring.

Persoonlijke begeleiding

Je kunt altijd rekenen op jouw contactpersoon.

Breed netwerk

Met interessante opdrachtgevers in allerlei sectoren.

Eindejaarsuitkering

In december ontvang je (een deel) extra bruto maandsalaris. De hoogte is vastgelegd in de CAO.

Hybride werken

Je kunt zowel op locatie als vanuit huis werken.

Maandag® Academy

Groot aanbod van trainingen en cursussen.