Bestuurs- en directiesecretaresse

Gemeente Stadskanaal; Groningen; On-site; EUR 36,000 - 54,000; Part time

Job summary

Gemeente Stadskanaal zoekt een ervaren bestuurs- en directiesecretaresse die zelfstandig aan de slag kan. Je ondersteunt het college en de directie en draagt bij aan het soepel verlopen van bestuurlijke en organisatorische processen.

De opdracht duurt zes maanden, 28 uur per week, start uiterlijk 1 januari 2027 en verloopt op locatie; hybride werken is niet mogelijk. Je werkt proactief, integer en communicatief sterk met oog voor bestuurlijke verhoudingen.

Qualifications

• Minimaal mbo 4-niveau en mbo+ denkniveau.
• Aantoonbare ervaring met bestuur- en directiesecretarië in een bestuurlijke omgeving.
• Goede digitale vaardigheden en kennis van Office 365 toepassingen.
• Aantoonbare ervaring met complex agenda-, mailbox- en vergaderbeheer voor meerdere bestuurders/directieleden.
• Inzetten van eigen laptop en telefoon voor de opdracht.
• VOG vereist.
• Geen arbeidsovereenkomst of fictieve dienstbetrekking met opdrachtgever.

Responsibilities

• Beheer complexe agenda’s, e-mail en overige correspondentie.
• Verwerk en verspreid vergaderstukken.
• Bereid vergaderingen voor, waaronder collegevergadering op dinsdag.
• Behandel kabinetszaken en faciliteer bezoeken van hoogwaardigheidsbekleders.
• Ontvang bezoekers en treed op als gastvrouw/gastheer.
• Organiseer vieringen en herdenkingen.
• Bewak afspraken, actiepunten en deadlines.

Skills

Organisatievermogen

Politieke sensitiviteit

Education

MBO 4-niveau

MBO+ werk- en denkniveau

Tools

Outlook

Word

Job description

Jouw functie:

Gemeente Stadskanaal zoekt een ervaren bestuurs- en directiesecretaresse die direct zelfstandig aan de slag kan. Je ondersteunt het college van burgemeester en wethouders en de directie en draagt bij aan het soepel verlopen van bestuurlijke en organisatorische processen.

Je maakt deel uit van het team, neemt deel aan interne overleggen en werkt onder dagelijkse aansturing van de verantwoordelijke manager. De organisatie bepaalt de prioriteiten, werkzaamheden en gewenste resultaten. De tijdelijke opdracht duurt zes maanden en omvat 28 uur per week. De start is uiterlijk 1 januari 2027. De werkdagen vallen van maandag tot en met vrijdag; hybride werken is niet mogelijk. Verlenging is mogelijk, maar nog niet bekend. De gesprekken zijn gepland op 19 november 2026.

Jouw profiel:

Je bent een ervaren professional die weinig inwerktijd nodig heeft en zich thuis voelt in een bestuurlijke omgeving. Je werkt zelfstandig, nauwkeurig en proactief en weet wanneer afstemming nodig is. Je bent integer, representatief, flexibel en communicatief sterk. Met je organisatievermogen en bestuurlijke en politieke sensitiviteit houd je overzicht en weet je welke informatie je met wie kunt en moet delen.

Taken:

• Beheer complexe agenda’s, e-mail en overige correspondentie.

• Bereid vergaderingen voor, waaronder de collegevergadering op dinsdag.

• Verwerk, controleer en verspreid vergaderstukken.

• Handel telefoontjes, correspondentie en uiteenlopende administratieve werkzaamheden af.

• Behandel kabinetszaken, waaronder aanvragen voor koninklijke onderscheidingen, en bereid bezoeken van hoogwaardigheidsbekleders voor.

• Ontvang en begeleid bezoekers en treed op als gastvrouw of gastheer.

• Organiseer mede vieringen en herdenkingen.

• Bewaak afspraken, actiepunten en deadlines.

Eisen:

• Beschik over een aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo 4-niveau en minimaal mbo+ werk- en denkniveau.

• Heb minimaal drie jaar aantoonbare werkervaring als bestuurs- en directiesecretaresse.

• Heb aantoonbare ervaring met complex agenda-, mailbox- en vergaderbeheer voor meerdere bestuurders en/of directieleden. Geef aan waar je deze ervaring hebt opgedaan en ingezet.

• Heb ervaring binnen een gemeentelijke organisatie of een vergelijkbare bestuurlijke omgeving.

• Beschik over goede kennis van bestuurlijke processen en politieke verhoudingen.

• Beschik over goede digitale vaardigheden, waaronder Outlook en Word.

• Gebruik een eigen laptop, telefoon en toebehoren voor de opdracht.

• Zorg voor afgifte van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).

• Organiseer en voer de werkzaamheden zo uit dat geen arbeidsovereenkomst of fictieve dienstbetrekking met de opdrachtgever ontstaat.

Wensen:

• Heb ervaring met iBabs en Decos.

• Heb minimaal drie jaar aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaresse, directiesecretaresse of managementassistent binnen een gemeentelijke organisatie.

• Heb aantoonbare werkervaring met bestuurlijke processen en politieke sensitiviteit. Geef aan waar je deze ervaring hebt opgedaan en ingezet.

• Beschik over een aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo 4-niveau in de richting bestuurssecretaresse, directiesecretaresse of vergelijkbaar.