Medewerker Ambtelijk Secretariaat

Vrije Universiteit Amsterdam; Amsterdam; On-site; EUR 39,000 - 52,000; Part time

Benefits offered by this job

8% vakantietoeslag

8,3% eindejaarsuitkering

ABP-pensioenregeling

Reiskostenvergoeding

Fiscale uitruiling keuzemodel

Job summary

Vrije Universiteit Amsterdam zoekt een Medewerker Ambtelijk Secretariaat voor de toelatingsprocessen van onze lerarenopleidingen. Je werkt nauw samen met het stagebureau en het secretariaat van de opleidingen en neemt deel aan Toelatingscommissie-vergaderingen.

Het takenpakket kan uitgebreid worden op basis van expertise en capaciteit. De functie is voor 0,6 fte met tijdelijke 12 maanden. Salaris tussen EUR 3.537 en EUR 4.673 bruto per maand bij een voltijds dienstverband.

Qualifications

• HBO-werk- en denkniveau vereist.
• Goede beheersing van Excel en bereidheid om andere applicaties eigen te maken.
• Ervaring met SAP/slcm en ServiceNow is een pré.
• Enkele jaren ervaring in een onderwijsondersteunende functie is een pré.

Responsibilities

• Verzorgt en coordineert de administratieve uitvoering van het toelatingsproces voor de lerarenopleidingen.
• Verantwoordelijk voor de bijbehorende administratieve processen.
• Deelt mee aan vergaderingen van de Toelatingscommissie.
• Onderhoudt contact met collega’s van stagebureau/secretariaat lerarenopleidingen en toelatingscommissie.
• Signaleert knelpunten in de processen en denkt mee over oplossingen.

Skills

Excel

SAP/slcm

ServiceNow

Education

HBO-werk- en-denkniveau

Job description

Jouw functie

Binnen het ambtelijk secretariaat van het onderwijsbureau worden de toelatingsprocessen voor onze (pre)masteropleidingen ondersteund. Met ingang van het nieuwe kalenderjaar wordt ook de administratieve ondersteuning van het toelatingsproces voor de lerarenopleidingen (instroom in februari en september) binnen dit team belegd. Daarom zijn wij op zoek naar een collega die deze werkzaamheden verzorgt, in nauwe samenwerking met collega's van het stagebureau, het secretariaat van de lerarenopleidingen en het onderwijsbureau.

• Medewerker Ambtelijk Secretariaat
• MF Gebouw
• Amsterdam
• Faculteit der Gedrags- en Bewegingswetenschappen

Je kerntaak is het verzorgen van de administratieve uitvoering van het toelatingsproces voor onze lerarenopleidingen. Daarbij draag je zorg voor een correcte en tijdige afhandeling van de bijbehorende administratieve processen. In dat kader heb je frequent overleg met collega's van het stagebureau en het secretariaat van de opleidingen. Ook met collega's binnen het onderwijsbureau werk je nauw samen, bijvoorbeeld op het dossier afstuderen. Ten slotte neem je deel aan de vergaderingen van de Toelatingscommissie.

Binnen het ambtelijk secretariaat wordt nauw samegewerkt. In aanvulling op je kerntaak worden werkzaamheden op basis van expertise, interesse en capaciteit verdeeld. Dit betekent ook dat je takenpakket kan worden uitgebreid met andere passende werkzaamheden.

Jouw taken

• je verzorgt en coordineert de administratieve uitvoering van het toelatingsproces van de lerarenopleidingen
• je bent verantwoordelijk voor de bijbehorende administratieve processen
• je neemt deel aan de vergaderingen van de Toelatingscommissie
• je onderhoudt contact met collega's van het stagebureau/secretariaat lerarenopleidingen, leden van de toelatingscommissie en andere collega’s binnen en buiten de faculteit
• je signaleert knelpunten in de processen en denkt mee over oplossingen

Jouw profiel

• HBO werk- en denkniveau
• goede beheersing van Excel en bereidheid om je andere applicaties eigen te maken
• uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk
• ervaring met SAP/slcm en ServiceNow is een pré
• enkele jaren ervaring in een onderwijsondersteunende functie binnen een onderwijsinstelling is een pré

Competenties

• secuur
• resultaat- en oplossingsgericht
• communicatief sterk en makkelijk benaderbaar
• stressbestendig
• gericht op samenwerking

De piekperioden voor deze functie liggen in de periode half oktober t/m half november (februari instroom) en half april t/m half mei (september instroom): je kunt in deze periode zeer beperkt verlof opnemen.

Wat bieden wij

Een uitdagende functie bij een maatschappelijk betrokken organisatie. Bij de VU draag je bij aan onderwijs, onderzoek en dienstverlening voor een betere wereld. En daar mag wat tegenover staan. Daarom bieden wij jou:

• Een salaris van minimaal € 3.537,00 (Schaal 8) en maximaal € 4.673,00 (Schaal 8) bruto per maand, bij een voltijds dienstverband van 38 uur per week. Dit is gebaseerd op het UFO-profiel Medewerker studentenzaken 2. Het precieze salaris hangt af van je opleiding en ervaring.
• Een functie voor 0,6 fte. Wij bieden een tijdelijke arbeidsovereenkomst voor de duur van 12 maanden.

Daarnaast bieden wij je aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden en regelingen. Enkele voorbeelden:

• Bij een voltijdse 38-urige werkweek hoort een vakantietegoed van 232 uur per jaar. Als je ervoor kiest om 40 uur te werken, beschik je op jaarbasis over 96 extra vakantie-uren. Bij een deeltijdaanstelling wordt dit naar rato berekend.
• 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering
• ruime bijdrage aan ABP-pensioenregeling
• bijdrage aan reiskosten voor woon-werkverkeer
• keuzemodel voor fiscale uitruil van bepaalde arbeidsvoorwaarden

Over ons

Over het Onderwijsbureau

Het Onderwijsbureau van de faculteit is verantwoordelijk voor de ondersteuning van het onderwijs en studenten op administratief en logistiek gebied. Daarnaast zijn in het Onderwijsbureau de studieadviseurs en de ambtelijke ondersteuning van de opleidings-, examen-, BSA- en toelatingscommissies ondergebracht.

Welkom bij de faculteit der Gedrags- en Bewegingswetenschappen

Kennis ontwikkelen voor actief, gezond en betekenisvol leven: dat is waar we ons bij de Faculteit der Gedrags- en Bewegingswetenschappen van de Vrije Universiteit Amsterdam op richten. Onze focus is het brede domein van gedrag en gezondheid. Met ons onderwijs en onderzoek spelen we actief in op de actuele ontwikkelingen in de maatschappij. Daarbij combineren we drie disciplines: psychologie, bewegingswetenschappen en pedagogiek. Vanuit die multidisciplinaire benadering komen we tot beter begrip van gedrag en bewegen.

Kom je werken bij Gedrags- en Bewegingswetenschappen? Dan voel je je thuis in een ambitieuze organisatie, die zich kenmerkt door een informele sfeer en korte communicatielijnen. Bij de faculteit krijg je alle ruimte voor je persoonlijke ontwikkeling. Samen met ongeveer 630 collega’s werk je voor ongeveer 4.300 studenten.

Vrije Universiteit Amsterdam

We zijn gevestigd op één fysieke campus, in het hart van de Amsterdamse Zuidas, met een uitstekende ligging en bereikbaarheid. Aan de VU werken ruim 6.150 medewerkers en volgen ruim 31.000 studenten wetenschappelijk onderwijs.