Managementondersteuner Overheid

AXIS Career; Den Haag; On-site; EUR 26,000 - 36,000; Full time

Job summary

AXIS Career zoekt een toegewijde managementondersteuner voor de programmadirectie Nieuwe Detentie- en Behandelconcepten (NDBC) in Den Haag. Je bent de rechterhand van de programmamanager en zorgt voor planning, informatievoorziening en efficiënte communicatie.

Je combineert organisatorisch talent met een proactieve houding, bewaakt deadlines en schakelt vlot met interne en externe stakeholders. Vereisten: mbo-4, ruime ervaring als secretaresse of managementassistent, uitstekende Nederlandse

Qualifications

• Mbo-4 werk- en denkniveau vereist.
• Minimaal 5 jaar relevante werkervaring als secretaresse, managementassistent of managementondersteuner.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal.
• Ervaring met Microsoft Office, iBabs en digitale archiefsystemen.
• Beschikbaarheid op vrijdag om op kantoor aanwezig te zijn.

Responsibilities

• Beheren van complexe agenda's en plannen van afspraken.
• Organiseren van interne en externe vergaderingen en bijeenkomsten.
• Verzamelen, beheren en archiveren van vergaderstukken via iBabs.
• Beheren van de mailbox en bewaken van acties en opvolging.
• Voorbereiden van vergaderingen en zorgen voor een complete informatievoorziening.
• Regelen van vervoer en logistieke ondersteuning.
• Prioriteiten stellen, deadlines bewaken en knelpunten signaleren.
• Schakelen tussen verschillende stakeholders binnen en buiten de organisatie.
• Ondersteunen van collega's binnen de managementondersteuningspool bij afwezigheid.

Skills

Proactief

Nauwkeurig

Zelfstandig

Verstaan van prioriteiten

Education

Mbo-4 werk- en denkniveau

Opleiding richting managementondersteuning / officemanagement / personal assistance

Tools

Microsoft Office

iBabs

Digitale archiefsystemen

Job description

Geen dag verloopt hetzelfde. Als managementondersteuner ben jij de onmisbare rechterhand van het programma Nieuwe Detentie- en Behandelconcepten (NDBC). Dankzij jouw organisatietalent, overzicht en proactieve houding kan de programmamanager zich volledig richten op strategische vraagstukken en besluitvorming.Jij bewaakt de planning, denkt vooruit en zorgt ervoor dat afspraken, vergaderingen en belangrijke stukken altijd op het juiste moment beschikbaar zijn.

Wat ga je doen?

• Beheren van complexe agenda's en plannen van afspraken;
• Organiseren van interne en externe vergaderingen en bijeenkomsten;
• Verzamelen, beheren en archiveren van vergaderstukken via iBabs;
• Beheren van de mailbox en bewaken van acties en opvolging;
• Voorbereiden van vergaderingen en zorgen voor een complete informatievoorziening;
• Regelen van vervoer en logistieke ondersteuning;
• Prioriteiten stellen, deadlines bewaken en knelpunten signaleren;
• Schakelen tussen verschillende stakeholders binnen en buiten de organisatie;
• Ondersteunen van collega's binnen de managementondersteuningspool bij afwezigheid.

Jij bent iemand die energie krijgt van organiseren, vooruitdenken en ontzorgen. Je houdt het hoofd koel wanneer agenda's veranderen, bent communicatief sterk en weet precies wat prioriteit heeft.
Daarnaast beschik je over:

• Mbo-4 werk- en denkniveau;
• Bij voorkeur een opleiding richting managementondersteuning, officemanagement of personal assistance;
• Minimaal 5 jaar relevante werkervaring als secretaresse, managementassistent of managementondersteuner;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal;
• Ervaring met Microsoft Office, iBabs en digitale archiefsystemen;
• Sterke organisatorische vaardigheden en gevoel voor bestuurlijke verhoudingen;
• Beschikbaarheid op vrijdag om op kantoor aanwezig te zijn.

Wie ben jij?

• Proactief en zelfstandig;
• Nauwkeurig en betrouwbaar;
• Integer en professioneel;
• Flexibel en stressbestendig;
• Dienstverlenend ingesteld;
• Sterk in plannen en organiseren;
• Een collega die graag samenwerkt en initiatief toont.