managementondersteuner CBG

Tempo-Team; Utrecht; On-site; EUR 33,000 - 41,000; Part time

Job summary

College ter Beoordeling van Geneesmiddelen (CBG) in Utrecht zoekt een ervaren managementondersteuner voor 28–32 uur per week. Je bent de rots in de branding voor meerdere managers en regelt agenda's, vergaderingen en logistiek.

De functie vereist MBO-4, ruime ervaring als managementondersteuner, uitstekende MS Office- en Outlook-vaardigheden, en vloeiend Nederlands en Engels. Werken in Utrecht met een betrokken, collegiale werksfeer en vaste werkdagen op woensdag en vrijdag.

Qualifications

• Minimaal mbo-4 werk- en denkniveau, bij voorkeur mbo-4 ondersteuning.
• Ruime ervaring als managementondersteuner/assistent in een dynamische omgeving, bij voorkeur bij de overheid.
• Uitstekende beheersing van MS Office en Outlook, met kennis van Teams en SharePoint is een pre.
• Goede niveau’s in Nederlands en Engels in woord en geschrift.

Responsibilities

• Beheren van complexe agenda's voor meerdere managers en prioriteren van afspraken.
• Plannen, organiseren en voorbereiden van vergaderingen en bijeenkomsten.
• Coördineren van ontvangsten en externe locaties boeken.
• Functioneren als eerste aanspreekpunt voor catering, declaraties en reizen.

Skills

Agenda beheer

Outlook

MS Office

Teams

Taal: NL & EN

Education

MBO-4 niveau

Tools

Outlook

MS Office

Teams

SharePoint

Job description

Wil jij als professionele spil in het web bijdragen aan een gezond én veilig Nederland en Europa? Krijg jij energie van complex agendabeheer, veel contact met mensen en wil jij leidinggevenden volledig ontzorgen? Dan is deze functie als managementondersteuner bij het College ter Beoordeling van Geneesmiddelen (CBG) in Utrecht jouw nieuwe uitdaging!

Wat bieden wij jou

• 28 tot 32 uur per week
• Maatschappelijk betrokken werk
• Werken in een warm en gezellig team
• Werken in Utrecht, nabij het centrum
• Een maandsalaris van €2.943 - €3.660
• Een opdracht voor 6 maanden, optie tot verlenging

Wie ben jij

Jij bent een ervaren ondersteuner die rust en overzicht behoudt, ook als de dynamiek hoog is. Je schakelt moeiteloos tussen verschillende taken, communiceert helder en vriendelijk en durft op een klantgerichte manier je grenzen aan te geven.

• Je beschikt over een MBO-4 werk- en denkniveau.
• Je hebt aantoonbare werkervaring als managementondersteuner/assistent in een dynamische omgeving, bij voorkeur bij de Rijksoverheid.
• Je hebt ruime ervaring met complex agendabeheer (in Outlook) en het gelijktijdig ondersteunen van meerdere managers.
• Je hebt een uitstekende beheersing van MS Office en Teams (SharePoint is een pre).
• Je beheerst zowel de Nederlandse als de Engelse taal goed in woord en geschrift.
• Je bent beschikbaar voor 28–32 uur per week (waarbij woensdag en vrijdag vaste werkdagen zijn).
• Je kunt een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) overleggen.

Wat ga je doen

Als managementondersteuner ben jij de rots in de branding voor een aantal managers en/of processen binnen het CBG. Geen dag is hetzelfde: je regelt, plant en hebt vaak aan een half woord genoeg. Met jouw inzet zorg je ervoor dat het werk op de afdelingen gestroomlijnd en soepel verloopt. Jouw concrete taken op een rij:

• Beheren van complexe en steeds wisselende agenda's voor meerdere managers.
• Plannen, organiseren en voorbereiden van vergaderingen en bijeenkomsten.
• Coördineren en begeleiden van ontvangsten en het boeken van externe locaties.
• Fungeren als eerste aanspreekpunt/vraagbaak voor vragen over catering, declaraties, reizen en attenties.
• Verzamelen, controleren en tijdig versturen van belangrijke vergaderstukken met een strakke deadline (zoals voor Collegevergaderingen).
• Organiseren van afdelingsuitjes en gezellige events.

Waar ga je werken

Iedereen die een medicijn gebruikt, moet daarop kunnen vertrouwen. Dat is waar het CBG zich elke dag voor inzet. De afdeling Facilitair & Managementondersteuning (FMO) bestaat uit 17 enthousiaste collega's. Je maakt onderdeel uit van een hecht en vrolijk team van zes managementassistenten die elkaar ondersteunen én vervangen als dat nodig is. De werkcultuur is open, met korte communicatielijnen en een betrokken sfeer. Jouw vaste werklocatie is goed bereikbaar in Utrecht (Graadt van Roggenweg).