Management ondersteuner | 28 uur

Gemeente Pijnacker-Nootdorp; Nootdorp; On-site; EUR 32,000 - 45,000; Part time

Benefits offered by this job

Surface en mobiele telefoon

Thuiswerkvergoeding

Reiskostenvergoeding

Job summary

Gemeente Pijnacker-Nootdorp zoekt een managementondersteuner die als verbindende schakel binnen de Concernstaf de dagelijkse ondersteuning soepel laat verlopen. Je beheert agenda's, notuleert en organiseert bijeenkomsten terwijl je personeelsmutaties verwerkt.

Je bent proactief, dienstverlenend en beschikt over een zelfstandige werkhouding. Een jaarcontract met uitzicht op vast dienstverband behoort tot de mogelijkheden.

Qualifications

• Minimaal een afgeronde mbo 4-opleiding in secretarieel of administratie.
• Minimaal 3 jaar aantoonbare, relevante werkervaring als managementondersteuner.
• Hands on mentaliteit.
• Beschikbaar voor 28 uur per week.
• De werkdagen zijn van maandag tot en met donderdag, woensdag verplicht; incidenteel op vrijdag mogelijk.
• Goede MS 365-vaardigheden en agendabeheer; bekendheid met Notubiz/Zaaksysteem/Topdesk/Motion is een pré.

Responsibilities

• Agendabeheer.
• Notuleren.
• Bijeenkomsten organiseren.
• Verwerken van personeelsmutaties.
• Verzuimregistratie verzorgen.
• Correspondentie met sollicitanten.
• Vraagbaak voor collega's en gastvrije ontvangst van bezoekers.
• Continuïteit en vervanging van ondersteuning bij het besluitvormingsproces richting directie, college van burgemeester & wethouders en gemeenteraad.

Skills

Hands on mentaliteit

Dienstverlenende instelling

Communicatie

Education

MBO-4 secretarieel/ administratie

Tools

MS 365

Notubiz

Zaaksysteem

Topdesk

Motion

Job description

• Hands on mentaliteit.

Als managementondersteuner ben jij de verbindende en onmisbare schakel binnen de Concernstaf, waarbij je met overzicht, structuur en gevoel voor organisatie de dagelijkse ondersteuning soepel laat verlopen. In deze veelzijdige functie draag je actief bij aan een professioneel en goed functionerend team, waarbij jouw initiatief, flexibiliteit en servicegerichte houding het verschil maken.

Ben jij klaar voor een rol waarin geen dag hetzelfde is en jij écht impact maakt?

Wat ga je doen?

Je ondersteunt het hoofd concernstaf, de teammanager, de concerncontroller en de collega’s binnen de concernstaf met secretariële en administratieve taken. Deze taken zijn onder andere; agendabeheer, notuleren, het organiseren van bijeenkomsten en het verwerken van personeelsmutaties. Daarnaast verzorg je enkele P&O-taken, zoals verzuimregistratie en correspondentie met sollicitanten. Je bent een vraagbaak voor collega’s en zorgt ervoor dat nieuwe medewerkers zich snel thuis voelen. Je bent representatief en zorgt voor een gastvrije ontvangst van bezoekers. Ad hoc taken vind jij een leuke uitdaging en voer jij direct uit. Daarnaast speel je een belangrijke rol in de continuïteit en vervanging van de ondersteuning bij het besluitvormingsproces richting directie, college van burgemeester & wethouders en gemeenteraad. Je bent flexibel in werkdagen en werktijden en vindt het geen probleem om bij te springen wanneer de situatie daarom vraagt. Je beweegt makkelijk mee met wat de dag brengt en haalt plezier uit een functie waarin geen week hetzelfde is. Het is een afwisselende functie waarbij jij het overzicht bewaakt. In deze functie is volop ruimte om je eigen werkzaamheden vorm te geven en wordt eigen initiatief gewaardeerd.

Waar ga je werken?

De Concernstaf (CST) is een stafafdeling die in opdracht van de gemeentesecretaris ondersteuning biedt aan zowel de ambtelijke organisatie, als het bestuur en op een aantal onderwerpen regie voert. Er werken ongeveer 38 mensen. Het werk van de concernstaf kenmerkt zich door een adviserend en dienend karakter aan het bestuur en de directie. Bovendien voert de CST controles en onderzoeken uit. Onze inzet is gericht op het verbeteren van de kwaliteit van de organisatie, zodat wij er staan voor de inwoners van onze gemeente.

De concernstaf bestaat uit 5 sub-teams, te weten: bestuurssecretariaat, bestuurszaken, strategie, juridische zaken en control.

Wat vragen wij van jou?

We zoeken een proactieve, betrouwbare, nauwkeurige, collegiale, flexibele medewerker. Iemand die verbindt en energie krijgt van samenwerken, makkelijk schakelt en ondersteunt waar nodig. Je bent een echte aanpakker: iemand die niet alleen ondersteunt, maar ook enthousiast meedenkt, vooruitkijkt en durft te doen. Met jouw dienstverlenende instelling, jouw open communicatie en scherpe oog voor detail zorg je ervoor dat alles op rolletjes loopt. Je werkt gestructureerd, houdt moeiteloos het overzicht en weet precies wat er speelt. Dankzij jouw proactieve houding worden taken niet alleen opgepakt, maar ook van begin tot eind zorgvuldig en doeltreffend afgerond. Jij bent de onmisbare kracht die ervoor zorgt dat de afdeling kan vertrouwen op een soepele en professionele ondersteuning.

Voor de uitvoering van deze functie is het belangrijk dat je beschikt over:

• Vaardigheid in het omgaan met vertrouwelijke informatie;
• Politiek bestuurlijke sensitiviteit;
• Vaardigheid in het te woord staan van derden en het afhandelen van vragen of doorverwijzen;
• Vaardigheid om zowel in teamverband als zelfstandig te werken. Hierbij is flexibiliteit, resultaat- en servicegerichtheid belangrijk.

Wat neem je mee?

Als managementondersteuner ben je een professionele en betrouwbare steunpilaar voor het management. Je voelt je thuis in een dynamische werkomgeving, waarin geen dag hetzelfde is. Dankzij jouw organisatiesensitiviteit en gevoel voor bestuurlijke verhoudingen weet je op een passende manier om te gaan met uiteenlopende belangen en contacten. Je houdt moeiteloos overzicht, stelt de juiste prioriteiten en zorgt ervoor dat werkzaamheden efficiënt en zorgvuldig worden uitgevoerd. Complexe agenda's vormen voor jou geen uitdaging; met jouw organisatorisch talent en proactieve houding zorg je ervoor dat processen soepel verlopen en afspraken naadloos op elkaar aansluiten. Verder beschik je over:

• Minimaal een afgeronde mbo 4-opleiding in de richting van secretarieel of administratie.
• Minimaal 3 jaar aantoonbare, relevante werkervaring als managementondersteuner.
• Hands on mentaliteit.
• Aantoonbare werkervaring met het hele MS 365 pakket en agendabeheer, een pré als je ook al bekend bent met Notubiz, Zaaksysteem, Topdesk en Motion.
• Beschikbaar voor 28 uur per week.
• De werkdagen zijn van maandag tot en met donderdag, waarbij woensdag verplicht is. Daarnaast wordt van je verwacht dat je incidenteel op vrijdag kunt werken.

Dit bieden wij

• Salaris tussen de € 2.875,- en € 4.065,- bruto per maand op basis van 36 uur (schaal 7).
• Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% van het bruto salaris.
• Persoonlijk Gezondheids Budget (PGB) van € 250,- per jaar.
• We bieden je in eerste instantie een jaarcontract. Wanneer dit aan beide kanten bevalt zal dit worden omgezet naar een contract voor onbepaalde tijd.

Overige arbeidsvoorwaarden

• Je krijgt per jaar 201,6 uren verlof bij een volledig dienstverband van 36 uur;
• Pensioenopbouw bij ABP;
• Surface en mobiele telefoon;
• Eventueel een thuiswerkvergoeding van € 3,25 netto per dag.
• Reiskostenvergoeding van € 0,25 per kilometer.

Wil je meer informatie of heb je nog vragen? Neem dan contact op met Marijke Rombolini, arbeidsmarktspecialist, 0621553435

Procedure

• Je hebt je cv en motivatiebrief ingestuurd;
• Zo snel mogelijk hoor je of je wordt uitgenodigd voor een gesprek;
• Eerste gesprek;
• Eventueel tweede gesprek;
• Arbeidsvoorwaardengesprek;
• Gefeliciteerd, je hebt een nieuwe baan.