Managementondersteuner Belastingdienst

Start People; Utrecht; On-site; EUR 28,000 - 36,000; Full time

Job summary

Belastingdienst zoekt een proactieve managementondersteuner die twee afdelingshoofden ondersteunt met agenda- en e-mailbeheer, vergaderingen plannen en de postverwerking coördineren. Je werkt samen met een team van collega-ondersteuners binnen het Directiesecretariaat van Organisatie & Personeel.

Je werkt gestructureerd met aandacht voor detail in een digitale werkomgeving, vervangt collega-ondersteuners waar nodig en draagt bij aan een soepel secretariaatsproces.

Qualifications

• Minimaal mbo 4-werk- en denkniveau of 5 jaar ervaring.
• Minimaal 3 jaar ervaring als managementondersteuner.
• Minimaal 2 jaar ervaring met MS Office en digitale tools.
• Minimaal 2 jaar ervaring met complex agendabeheer.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, schriftelijk en mondeling.

Responsibilities

• Agendabeheer: het plannen en coördineren van afspraken voor twee afdelingshoofden.
• E-mailbeheer: monitoren en prioriteren van inkomende e-mails.
• Vergaderingen: reserveren van ruimtes, lunches en catering.
• Postbusbeheer: afhandelen van taken in de gezamenlijke postbus.
• Samenwerking: vervanging van collega-ondersteuners en bijdragen aan een soepele samenwerking.

Job description

Als managementondersteuner bij de Belastingdienst ben je een belangrijke schakel in het soepel laten verlopen van de dagelijkse werkzaamheden van twee afdelingshoofden. Je ondersteunt hen met agendabeheer, e-mailbeheer en het organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten. Daarnaast werk je samen met een team van collega-ondersteuners binnen het Directiesecretariaat van het onderdeel Organisatie & Personeel. Flexibiliteit, nauwkeurigheid en het vermogen om prioriteiten te stellen zijn essentieel in deze rol.

Wat je gaat doen:

• Agendabeheer: het plannen en coördineren van afspraken voor twee afdelingshoofden, inclusief het afstemmen met meerdere partijen.
• E-mailbeheer: het monitoren en prioriteren van inkomende e-mails en het zelfstandig afhandelen van eenvoudige correspondentie.
• Vergaderingen: het reserveren van vergaderruimtes, organiseren van lunches en catering, en zorgen dat alle benodigdheden aanwezig zijn.
• Postbusbeheer: het afhandelen van taken in de gezamenlijke postbus en zorgen voor een efficiënte verwerking van inkomende en uitgaande communicatie.
• Samenwerking: het vervangen van collega-ondersteuners wanneer nodig en bijdragen aan een soepel werkend secretariaatsteam.

We zoeken een proactieve en gestructureerde managementondersteuner met oog voor detail en ervaring in digitale werkomgevingen.

• Minimaal mbo 4-werk- en denkniveau of 5 jaar ervaring.
• Minimaal 3 jaar ervaring als managementondersteuner.
• Minimaal 2 jaar ervaring met MS Office en digitale tools.
• Minimaal 2 jaar ervaring met complex agendabeheer.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, schriftelijk en mondeling.