Managementondersteuner

Bij Oranje; Utrecht; Hybrid; EUR 29,000 - 42,000; Full time

Job summary

Bij Oranje zoekt een managementondersteuner voor de gemeente Amersfoort. Je ondersteunt samen met andere managementondersteuners één of meerdere managers en fungeert als eerste aanspreekpunt voor planning, communicatie en organisatie.

Je houdt overzicht, brengt structuur aan en zorgt ervoor dat alles achter de schermen soepel verloopt, met aandacht voor deadlines en interne communicatie. In de eerste twee maanden werk je fulltime op kantoor; daarna is hybride mogelijk, in overleg met de gemeente.

Qualifications

• Minimaal MBO of HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur office management.
• Minimaal 1 jaar ervaring in een vergelijkbare ondersteunende rol.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal.
• Sterke organisatorische vaardigheden en stressbestendigheid.
• Goede communicatieve vaardigheden, zowel schriftelijk als mondeling.
• Proactieve instelling: denken vooruit, signaleren en initiatief nemen.
• Je werkt nauwkeurig en behoudt overzicht onder tijdsdruk.
• Teamspeler met positieve houding en duidelijke aanpak.
• Goede en vlotte beheersing van Microsoft 365 (Outlook, Teams, SharePoint, OneDrive).

Responsibilities

• Beheren van agenda's, plannen van afspraken en bewaken van deadlines.
• Voorbereiden en organiseren van overleggen.
• Voorbereiden komst nieuwe (inhuur)medewerkers.
• Verzorgen van correspondentie, elektronische post in het zaaksysteem, e-mails en interne communicatie.
• Signaleren van knelpunten en meedenken over praktische oplossingen.
• Organiseren van bijeenkomsten, werkbezoeken en evenementen.
• Bijhouden van dossiers, overzichten en actiepunten.
• Samenwerken met collega-ondersteuners om processen te verbeteren.

Skills

Sterke organisatorische vaardigheden

Stressbestendigheid

Goede communicatieve vaardigheden

Nauwkeurig

Teamspeler

Proactieve instelling

Education

MBO/HBO werk- en denkniveau

Tools

Microsoft 365

Job description

Opdrachtomschrijving

Werken voor de gemeente Amersfoort

Amersfoort - een stad met ruim 163.000 inwoners - ontwikkelt zich in hoog tempo en bruist van de initiatieven. Onze organisatie beweegt daarin mee. Dit vraagt een grote mate van eigen verantwoordelijkheid en flexibiliteit van de managementondersteuner want zij zijn e verbindende schakel tussen afdelingen en medewerkers.

Over de functie

In deze rol ondersteun je samen met andere managementondersteuners één of meerdere managers. Dit betekent dat je hun eerste aanspreekpunt bent voor planning, communicatie en organisatie. Je houdt overzicht, brengt structuur aan en zorgt ervoor dat alles achter de schermen soepel verloopt.

Wat ga je doen?

• Beheren van agenda's, plannen van afspraken en bewaken van deadlines.
• Voorbereiden en organiseren van overleggen.
• Voorbereiden komst nieuwe (inhuur)medewerkers.
• Verzorgen van correspondentie, elektronische post in het zaaksysteem, e-mails en interne communicatie.
• Signaleren van knelpunten en meedenken over praktische oplossingen.
• Organiseren van bijeenkomsten, werkbezoeken en evenementen.
• Bijhouden van dossiers, overzichten en actiepunten.
• Samenwerken met collega-ondersteuners om processen te verbeteren.

Wat neem je mee

• Minimaal MBO of HBO werk- en denkniveau - bij voorkeur office management
• Minimaal 1 jaar ervaring in een vergelijkbare ondersteunende rol.
• Je hebt een goede beheersing van de Nederlandse taal
• Sterke organisatorische vaardigheden en stressbestendigheid.
• Goede communicatieve vaardigheden, zowel schriftelijk als mondeling.
• Goede en vlotte beheersing van Microsoft 365 (Outlook, Teams, SharePoint, OneDrive).
• Proactieve instelling: je denkt vooruit, signaleert en neemt initiatief.
• Je werkt nauwkeurig en behoudt ook onder tijdsdruk het overzicht.
• Je bent een teamspeler met een positieve houding die van aanpakken weet.
• Je staat stevig in je schoenen en bent niet bang om een weerwoord te geven.

En verder

Werk je voor deze functie in elk geval op de vrijdagen.

De eerste 2 maanden werk je fulltime op kantoor. Daarna is hybride mogelijk, maar altijd in overleg, want afspraken en verplichtingen op het Gemeentehuis gaan voor.